Кто должен работать за временно отсутствующего главбуха?

Бухгалтер на предприятии

Как любой другой работник, главбух имеет право на отпуск, может находиться на больничном, в командировке или временно отсутствовать по другим причинам. Но его обязанности в это время нужно кому-то выполнять. На кого можно возложить такое выполнение и как это оформить, рассмотрим подробнее.

Форма выполнения обязанностей отсутствующего главбуха

В случае временного отсутствия работника (отпуск, болезнь, командировка и т. п.) можно применить:

1) временное заместительство (замещение);

2) выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Рассмотрим, чем они отличаются.

Временным заместительством (замещением) считается выполнение работником, который работает на том же предприятии, в учреждении, организации, служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями (см. письмо Минсоцполитики от 21.07.11 г. № 590/13/84-11).

Работник, который замещает временно отсутствующего главбуха, освобождается от выполнения своих обязанностей по основному месту работы. В таком случае ему должны доплачивать разницу между его фактическим должностным окладом и окладом главбуха, которого он замещает (п. 1 разъяснения Госкомитета Совета Министров СССР по вопросам труда и зарплаты и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

В отличие от замещения, в случае выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха работник не освобождается от выполнения своей основной работы.

То есть в таком случае имеем совмещение профессий (должностей), которое предусматривает, что работник вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по другой профессии (должности) у того же работодателя в течение рабочего дня, установленного по основному месту работы (ст. 105 КЗоТ). За это ему осуществляется доплата, размер которой указывается в процентах от оклада отсутствующего работника, и прописывают в коллективном договоре или определяют приказом о поручении работнику выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха (п. 1 Инструкции Госкомтруда, Минфина СССР и ВЦСПС относительно применения постановления Совета Министров СССР от 04.12.81 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 14.05.82 г. № 53-ВЛ, письмо Минтруда и соцполитики от 02.12.05 г. № 9942/0/14-05/018-17).

Как видим, если рядовой бухгалтер временно исполняет обязанности главбуха, на него возлагают служебные обязанности по более ответственной должности и это связано с распорядительными функциями, то есть должно оформляться временное заместительство. Об этом идет речь в письме Минсоцполитики от 21.07.11 г. № 590/13/84-1.

Но в таком случае бухгалтера нужно освободить от его непосредственных обязанностей. Следовательно, их также нужно кому-то выполнять. Поэтому если предприятие не может обеспечить такого освобождения, то не будет нарушением выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, поскольку законодательство не содержит таких ограничений.

Конечно, руководитель может принять решение о привлечении нового работника на условиях срочного трудового договора, если штатным расписанием предусмотрена вакантная должность бухгалтера.

Кроме того, заметим: если должностной инструкцией предусмотрено выполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия, например заместителем главбуха на время отсутствия главбуха, то такие обязанности относятся к его трудовой функции и выполняются без издания отдельного приказа и без доплаты. В таком случае работник не может отказаться от выполнения обязанностей, ведь это будет нарушением трудовой дисциплины.

Совмещение же на время отсутствия главбуха допускается только с согласия работника, который временно будет исполнять его обязанности, и на основании приказа, в котором указывается перечень видов работ, которые должны выполняться. Отдельный приказ о прекращении выполнения обязанностей не издается.

Документальное оформление

Если должностной инструкцией предусмотрено выполнение обязанностей другого работника на время отсутствия главбуха, отдельный приказ или другой распорядительный документ составлять не нужно, обязанности относятся к трудовой функции работника.

Иначе на время своего отсутствия главбух может сам предложить надлежащую кандидатуру. Это может быть служебная или докладная записка либо ходатайство. Конечно, работу временно отсутствующего главбуха возлагают на работника бухгалтерии, который имеет соответствующую профессиональную подготовку и определенное образование, необходимое для выполнения такой работы.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха возлагают на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия (см. образец 1). В нем определяют перечень функций, которые временно должен выполнять работник.

К тому же уместно оформить акт приемки-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет исполнять его обязанности, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.

Работник, который временно будет исполнять обязанности главбуха, должен предоставить свое согласие в виде заявления на имя руководителя (см. образец 2) или подписи в проекте приказа.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника не отражается в табеле учета использования рабочего времени, поскольку осуществляется в течение рабочего времени наряду с выполнением обязанностей по основной должности. Также записи о временном выполнении обязанностей не вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Как работать при отсутствии главбуха

При отсутствии главбуха все его обязанности (или те, которые приведены в приказе) исполняет бухгалтер, на которого возложено их временное исполнение. Ответственность за ведение бухучета также возлагается на такого работника.

В случае назначения временно исполняющего обязанности главного бухгалтера в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков в ГФС нужно подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета» (ОИР, подкатегория 119.06; п. 9.3 разд. ІХ Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.11 г. № 1588). Отсчет этого срока следует начинать с первого дня отпуска главного бухгалтера.

Если отчетность подается в электронной форме или ведется электронный документооборот, для бухгалтера, который временно будет исполнять обязанности главбуха, нужно получить ЭЦП (ОИР, подкатегория 135.03).

Подписывать главбуху документы в отпуске или в период болезни мы не советуем, ведь они могут быть признаны недействительными. На это, в частности, обращает внимание Минсоцполитики в письме от 17.10.16 г. № 376/06/186-16.

Чтобы в этой ситуации беспрепятственно осуществлять банковские операции, новую карточку с образцами подписей подавать в банк не нужно. В банк подают временную карточку с образцом подписи лица, которое временно исполняет обязанности главбуха, удостоверенную нотариально (п. 18.15 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492)).

Пунктом 18.16 Инструкции № 492 предусмотрен упрощенный вариант: временно заменить лицо, уполномоченное проставлять вторую подпись. В таком случае дополнительно подается карточка только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копия соответствующего документа (протокола, приказа и т. п.), который подтверждает эти полномочия.

Если временно исполняющему обязанности придется контактировать с органами статистики, Пенсионного фонда, Фондом социального страхования (подавать отчетность, заявления и т. п.), то к документам стоит добавлять копии приказов, которыми лицо уполномочено исполнять обязанности временно отсутствующего главбуха.