Бухгалтер веде кадровий облік: чи можливо це?

Бухгалтер на підприємстві

Чи повинен бухгалтер вести кадрову документацію, якщо на підприємстві немає кадрової служби або не зайнята вакансія кадровика?

Конкретний перелік завдань та обов’язків бухгалтера, його права, повноваження та відповідальність наводяться в посадовій інструкції, яка розробляється і затверджується на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.04 р. № 336 (далі – Довідник № 336). Якщо посадова інструкція бухгалтера не містить обов’язку з ведення кадрового обліку, бухгалтер не повинен виконувати роботу, яка не входить до його посадових обов’язків.

Якщо ж керівник на власний розсуд вирішив внести зміни до посадової інструкції і таким чином розширити коло обов’язків бухгалтера з дорученням йому не властивих цій посаді функцій щодо ведення кадрового обліку, слід урахувати такі моменти.

Згідно з Довідником № 336 за потреби коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності (кваліфікації).

Але, як бачимо з нижченаведеної таблиці, кадрова робота переважно потребує відповідної кваліфікації. Отже, зобов’язувати бухгалтера виконувати роботу за іншою спеціальністю неправомірно.

Водночас нормою п. 11 Загальних положень Довідника № 336 дозволяється, як виняток, залишати на посаді або призначати на посаду за рекомендацією атестаційної комісії осіб, які не мають освіти чи стажу роботи, установлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання й обов’язки.

Таким чином, кадрову роботу можна доручити бухгалтеру тільки на умовах суміщення посад. Але посада кадровика має бути внесена до штатного розпису та вакантна. Отже, посаду, наприклад, інспектора з кадрів слід увести до штатного розпису підприємства та покласти виконання обов’язків за нею за суміщенням на бухгалтера за його згодою.

Суміщення професій (посад) дозволено запроваджувати в межах категорії персоналу, до якої належить працівник, – робітники, професіонали, фахівці тощо (п. 3 постанови Ради Міністрів СРСР від 04.12.81 р. № 1145 «Про порядок та умови суміщення професій (посад)»). Тому, якщо бухгалтер має відповідну кваліфікацію, він може частково виконувати обов’язки інспектора з кадрів за суміщенням в основний робочий час.

Працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП).

Трудовий договір у такому разі слід укласти за професією, яку визнано основною, зазвичай, бухгалтера. Основною є професія з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими професіями.

Зверніть увагу: у листі Мінпраці та соцполітики від 06.03.06 р. № 09-96 зазначено, що за наявності у штаті посади начальника відділу кадрів його обов’язки не можуть покладатися на іншу особу. Отже, якщо у штатному розписі передбачено посаду начальника відділу кадрів і саме особа, яка обіймає цю посаду, має вести кадровий облік, то бухгалтер може вести такий облік лише в режимі замісництва або суміщення посад.

Якщо виконання обов’язків з ведення кадрового діловодства буде доручено бухгалтеру у порядку суміщення посади інспектора з кадрів, то в разі засвідчення записів при звільненні у трудових книжках працівників бухгалтер має зазначати назву посади «інспектор з кадрів».

Керівник також може прийняти рішення про делегування бухгалтеру права підпису в трудових книжках, видавши відповідний наказ. У такому разі, засвідчуючи записи в трудовій книжці при звільненні працівника, бухгалтер має вказати свою посаду.