Відшкодування працівнику витрат на придбання пального

Ситуація. Працівники підприємства, за якими закріплені службові автомобілі, часто придбавають бензин для їх заправлення за власні кошти. Автомобілі використовуються виключно для службових цілей, що підтверджується подорожніми (маршрутними) листами. Підприємство потім компенсує працівникам вартість пального. У зв’язку із цим виникають запитання, відповіді на які ми надамо у цій статті.

Як документально оформити з працівником відносини, пов’язані з придбанням ним пального для заправлення службового автомобіля?

Оскільки автомобілі використовуються виключно для службових цілей, придбання для них пального визнається потребою підприємства. А якщо працівник купує за свої гроші товарно-матеріальні цінності для потреб підприємства, тобто без авансування з боку підприємства, то відносини, що виникають між ними, є цивільно-правовими, а не трудовими.

Такі відносини із працівником можна оформити договором доручення на придбання товарів від імені підприємства (ст. 1000 Цивільного кодексу, далі – ЦК). Цей договір укладається в письмовій формі. У ньому рекомендуємо зазначити порядок проведення розрахунків між довірителем і повіреним після виконання передбаченого договором доручення. Наприклад, у договорі може бути сказано, що в ході виконання доручення повірений може розрахуватися за придбані для довірителя матеріальні цінності власними грошима. Тоді слід зазначити і граничний строк відшкодування повіреному здійснених витрат.

У цьому випадку працівник зобов’язаний після виконання доручення подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Звіт), і документи, що підтверджують придбання пального.

На підставі договору доручення, Звіту та первинних документів на придбання пального підприємство має відшкодувати працівникові понесені ним витрати (ст. 1006, 1007 ЦК).