Возмещение работнику расходов на приобретение горючего

Ситуация. Работники предприятия, за которыми закреплены служебные автомобили, часто приобретают бензин для их заправки за собственные средства. Автомобили используются исключительно для служебных целей, что подтверждается путевыми (маршрутными) листами. Предприятие потом компенсирует работникам стоимость горючего. В связи с этим возникают вопросы, ответы на которые мы предоставим в этой статье.

Как документально оформить с работником отношения, связанные с приобретением им горючего для заправки служебного автомобиля?

Поскольку автомобили используются исключительно для служебных целей, приобретение для них горючего признается потребностью предприятия. А если работник покупает за свои деньги товарно-материальные ценности для нужд предприятия, то есть без авансирования со стороны предприятия, то отношения, возникающие между ними, являются гражданско-правовыми, а не трудовыми.

Такие отношения с работником можно оформить договором поручения на приобретение товаров от имени предприятия (ст. 1000 Гражданского кодекса, далее – ГК). Этот договор заключается в письменной форме. В нем рекомендуем отметить порядок проведения расчетов между доверителем и поверенным после выполнения предусмотренного договором поручения. Например, в договоре может быть сказано, что в ходе исполнения поручения поверенный может рассчитаться за приобретенные для доверителя материальные ценности собственными деньгами. Тогда следует указать и предельный срок возмещения поверенному осуществленных расходов.

В этом случае работник обязан после исполнения поручения представить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет), и документы, подтверждающие приобретение горючего.

На основании договора поручения, Отчета и первичных документов на приобретение горючего предприятие должно возместить работнику понесенные им расходы (ст. 1006, 1007 ГК).