Резерв на оплату відпусток: облік, формування та використання

Для кого ця стаття: для всіх суб’єктів господарювання, які використовують найману працю.

Що ви дізнаєтесь зі статті: як сформувати забезпечення (резерв) для оплати відпусток і використовувати його в госпдіяльності підприємства, а також як відображати ці операції в бухобліку.

Загальні положення

Насамперед нагадаємо, що згідно з вимогами трудового законодавства всі підприємства (незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності) зобов’язані надавати своїм працівникам щорічні відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати (ст. 74 КЗпП).

Для цього на підприємстві резервуються кошти для забезпечення майбутніх виплат (у практичній лексиці – резерв відпусток, відпустковий резерв та ін.), які в бухобліку визнаються операційними витратами (відповідно до П(С)БО 16 «Витрати») і одночасно зобов’язаннями.

Головна мета формування такого забезпечення (резерву) – розподіл витрат на оплату відпусткових протягом року між звітними періодами для рівномірного формування собівартості продукції (товарів, робіт, послуг), витрат та фінансових результатів діяльності.

За загальним правилом створення резерву на оплату відпусток – процедура обов’язкова, про що свідчить п. 13 П(С)БО 11, п. 7 П(С)БО 26 та лист Мінфіну від 09.06.06 р. № 31-34000-20-25/12321. Тому якщо підприємство не створювало резерву, посадові особи можуть бути притягнені до адміністративної відповідальності за порушення порядку ведення бухобліку за ст. 164² КУпАП у вигляді адмінштрафу в розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.), а за повторне порушення – від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).

Водночас згідно з п. 8 розд. І П(С)БО 25 можуть не створювати резерв для відпусток, а визнавати відповідні виплати витратами в період їх фактичного понесення такі категорії юросіб:

які ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів та витрат відповідно до податкового законодавства (пп. 296.1.3 Податкового кодексу), тобто є платниками єдиного податку третьої групи;

які відповідають критеріям мікропідприємництва (п. 3 ст. 55 Господарського кодексу), тобто ті, у яких середня кількість працівників за звітний період (календарний рік) не перевищує 10 осіб, а річний дохід від будь-якої діяльності не перевищує суми, еквівалентної 2 млн євро, визначеної за середньорічним курсом НБУ.

Ці суб’єкти мають право самі вирішувати, створювати їм резерв відпусток чи ні (рішення слід закріпити в наказі про облікову політику).

Зверніть увагу: кошти, що резервуються, мають цільове призначення, тобто повинні використовуватись для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких створено відповідне забезпечення (п. 17 П(С)БО 11), а саме:

для виплат за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню (п. 7 П(С)БО 26) – це щорічні (основна та додаткова) відпустки, а також додаткові відпустки працівникам із дітьми. Решта видів відпусток (навчальні, творчі, соціальні) не накопичуються, тому й забезпечень під них не створюють. Це й логічно, адже заздалегідь спланувати їх надання та оплату неможливо;

для виплат компенсацій за невикористані дні відпусток;

для забезпечення обов’язкових відрахувань із суми відпусткових та компенсацій (ЄСВ).

Величина резерву на оплату відпусток визначається підприємством самостійно. При цьому слід розуміти, що розрахунки мають приблизний характер, а тому залишок невикористаного резерву слід періодично переглядати, щоб планові показники привести у відповідність до фактичних.

Порядок формування резерву на оплату відпусток

Згідно з п. 14 П(С)БО 11 та Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291, сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої зарплати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці (далі – ФОП) з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

Покажемо сказане у вигляді формули:

Р_міс = ЗП_міс х К_єсв х К_р,

де          Р_міс – місячна сума резерву на оплату відпусток, грн.;

                ЗП_міс – фактичний ФОП (нарахована зарплата) за поточний місяць, грн.;

                К_єсв – коефіцієнт ЄСВ, який визначають так:

К_єсв = 1 + (% ставка нарахування ЄСВ : 100 %).

                Майте на увазі, що підприємства, де працюють особи, для яких установлено спеціальні ставки ЄСВ (наприклад, ЄСВ на зарплату працівників-інвалідів нараховують за ставкою 8,41 %), мають розраховувати коефіцієнт ЄСВ для них окремо;

                К_р – коефіцієнт резервування, який обчислюють таким чином:

К_р = ОВ_{план рік} : ЗП_{план рік},

                де ОВ_{план рік} – річна планова сума на оплату відпусток, грн. Розраховується виходячи із середньої тривалості відпусток і планової середньоденної зарплати, яка обчислюється шляхом ділення планового ФОП на кількість календарних днів (далі – к. д.) у календарному році без урахування святкових і неробочих днів;

                ЗП_{план рік} – річний плановий ФОП, грн. Розраховується виходячи з фактичної кількості працівників, їхньої зарплати згідно зі штатним розписом, норм виробітку з урахуванням запланованого зростання (зниження) цих показників.

Як бачимо, коефіцієнти відрахувань на загально­обов’язкове державне соцстрахування (К_єсв) та резервування (К_р) обчислюють раз на рік. А суму резерву (Р_міс) слід визначати щомісячно для кожної категорії працівників (працівники рослинництва, тваринництва, адмінперсонал, служба збуту тощо) залежно від фактично нарахованої їм зарплати.

Приклад

На підприємстві працює 7 працівників адмінперсоналу, 40 працівників – зайнятих виробництвом продукції, 5 працівників – у відділі збуту. Працівників-інвалідів немає. Плановий річний ФОП на 2017 рік – 3 млн 125 тис. грн. (без відпусткових). Планова сума відпусткових на 2017 рік – 250 тис. грн.

У січні 2017 року нараховано зарплати працівникам – 312 тис. грн., у т. ч.: адмінперсоналу – 50 тис. грн.; зайнятим виробництвом продукції – 237 тис. грн., працівникам зі збуту – 25 тис. грн.

Здійснимо необхідні розрахунки:

1. Коефіцієнт резервування (К_р):

250 000 грн. : 3 125 000 грн. = 0,08.

2. Коефіцієнт ЄСВ (К_єсв):

1 + (22 % : 100 %) = 1,22.

3. Сума резерву відпусток (Р_міс):

для адмінперсоналу:

50 000 грн. х 0,08 х 1,22 = 4 880 грн.;

для працівників виробництва:

237 000 грн. х 0,08 х 1,22 = 23 131,20 грн.;

для працівників відділу збуту:

25 000 грн. х 0,08 х 1,22 = 2 440 грн;

Бухгалтерський облік

Для обліку руху та залишків коштів на оплату чергових відпусток і компенсацій за невикористані дні відпусток призначено субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Сума створеного резерву визнається витратами. Залежно від призначення понесених витрат ці суми, як і витрати на оплату праці, відображаються такими проведеннями: Дт 23, 91–94 – Кт 471 «Забезпечення виплат відпусток».

При цьому доцільно вести аналітичний облік за кожною групою працівників підприємства, наприклад: 4711 «Забезпечення виплат відпусток для працівників рослинництва», 4712 «Забезпечення виплат відпусток для працівників тваринництва» і т. д.

За рахунок сформованого резерву:

оплачують щорічні основні та додаткові відпустки (у т. ч. додаткові відпустки, надані працівникам із дітьми), а також компенсацію за невикористані дні відпустки (Дт 471 – Кт 661);

нараховують ЄСВ на суми відпусткових і компенсацій (Дт 471 – Кт 651).

Зверніть увагу: якщо за рішенням підприємства резерв не формувався або створеного забезпечення для покриття зазначених витрат недостатньо, то нараховані суми відпусткових і компенсацій списуються безпосередньо на відповідні рахунки обліку витрат (Дт 23, 91–94 – Кт 661, 651) без застосування субрахунка 471.

У разі якщо фактична сума залишку резерву відрізняється від розрахункової величини, відповідно до п. 18 П(С)БО 11 підприємства мають відкоригувати (збільшити чи зменшити) розмір резерву на дату балансу.

Згідно з вимогами П(С)БО підприємства (крім суб’єктів мікропідприємництва та платників єдиного податку третьої групи) зобов'язані створювати резерв для оплати відпусток, обумовлюючи правила його формування у своїй обліковій політиці. Це дозволить підприємству протягом року рівномірно розподіляти витрати на відпусткові виплати, не допускаючи завищення собівартості продукції в сезон літніх відпусток працівників. Сума резерву нараховується щомісячно, а за потреби коригується. До суми забезпечення для оплати відпусток входить сума ЄСВ, нарахована на суму відпусткових.