Резерв на оплату отпусков: учет, формирование и использование

Для кого эта статья: для всех субъектов хозяйствования, использующих наемный труд.

Что вы узнаете из статьи: как сформировать обеспечение (резерв) для оплаты отпусков и использовать его в хоздеятельности предприятия, а также как отражать эти операции в бухучете.

Общие положения

Прежде всего напомним, что согласно требованиям трудового законодательства все предприятия (независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности) обязаны предоставлять своим работникам ежегодные отпуска с сохранением на их период места работы (должности) и заработной платы (ст. 74 КЗоТ).

Для этого на предприятии резервируются средства для обеспечения будущих выплат (в практической лексике – резерв отпусков, отпускной резерв и др.), которые в бухучете признаются операционными расходами (в соответствии с П(С)БУ 16 «Расходы») и одновременно обязательствами.

Главная цель формирования такого обеспечения (резерва) – распределение расходов на оплату отпускных в течение года между отчетными периодами для равномерного формирования себестоимости продукции (товаров, работ, услуг), расходов и финансовых результатов деятельности.

По общему правилу, создание резерва на оплату отпусков – процедура обязательная, о чем свидетельствует п. 13 П(С)БУ 11, п. 7 П(С)БУ 26 и письмо Минфина от 09.06.06 г. № 31-34000-20-25/12321. Поэтому если предприятие не создавало резерва, должностные лица могут быть привлечены
к административной ответственности за нарушение порядка ведения бухучета по ст. 164² КУоАП
в виде админштрафа в размере от 8 до 15 нмдг (от 136 до 255 грн.), а за повторное нарушение –
от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 грн.).

В то же время согласно п. 8 разд. І П(С)БУ 25 могут не создавать резерв для отпусков, а признавать соответствующие выплаты расходами в период их фактического понесения следующие категории юрлиц:

которые ведут упрощенный бухгалтерский учет доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством (пп. 296.1.3 Налогового кодекса), то есть являются плательщиками единого налога третьей группы;

которые соответствуют критериям микропредпринимательства (п. 3 ст. 55 Хозяйственного кодекса), то есть те, у которых среднее количество работников за отчетный период (календарный год) не превышает 10 человек, а годовой доход от любой деятельности не превышает суммы, эквивалентной 2 млн евро, определенной по среднегодовому курсу НБУ.

Эти субъекты имеют право сами решать, создавать им резерв отпусков или нет (решение следует закрепить в приказе об учетной политике).

Обратите внимание: средства, которые резервируются, имеют целевое назначение, то есть должны использоваться для возмещения лишь тех расходов, для покрытия которых создано соответствующее обеспечение (п. 17 П(С)БУ 11), а именно:

для выплат за неотработанное время, которые подлежат накоплению (п. 7 П(С)БУ 26), – это ежегодные (основной и дополнительный) отпуска, а также дополнительные отпуска работникам с детьми. Остальные виды отпусков (учебные, творческие, социальные) не накапливаются, поэтому и обеспечений под них не создают. Это и логично, ведь предварительно спланировать их предоставление и оплату невозможно;

для выплат компенсаций за неиспользованные дни отпусков;

для обеспечения обязательных отчислений из суммы отпускных и компенсаций (ЕСВ).

Величина резерва на оплату отпусков определяется предприятием самостоятельно. При этом следует понимать, что расчеты имеют приблизительный характер, и поэтому остаток неиспользованного резерва следует периодически пересматривать, чтобы плановые показатели привести в соответствие с фактическими.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков

Согласно п. 14 П(С)БУ 11 и Инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291, сумма обеспечения на выплату отпусков определяется ежемесячно как произведение фактически начисленной зарплаты работникам и процента, исчисленного как отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему плановому фонду оплаты труда (далее – ФОТ) с учетом соответствующей суммы отчислений на общеобязательное государственное социальное страхование.

Покажем сказанное в виде формулы

Р_мес = ЗП_мес х К_есв х К_р,

где         Р_мес – месячная сумма резерва на оплату отпусков, грн.;

                ЗП_мес – фактический ФОТ (начисленная зарплата) за текущий месяц, грн.;

                К_есв – коэффициент ЕСВ, определяемый следующим образом:

К_есв = 1 + (% ставка
начисления ЕСВ : 100 %).

                Имейте в виду, что предприятия, где работают лица, для которых установлены специальные ставки ЕСВ (например, ЕСВ на зарплату работников-инвалидов начисляют по ставке 8,41 %), должны рассчитывать коэффициент ЕСВ для них отдельно;

                К_р – коэффициент резервирования, исчисляемый следующим образом:

К_р = ОО_{план год} : ЗП_{план год},

                где ОО_{план год} – годовая плановая сумма на оплату отпусков, грн. Рассчитывается исходя из средней продолжительности отпусков и плановой среднедневной зарплаты, которая исчисляется путем деления планового ФОТ на количество календарных дней (далее – к. д.) в календарном году без учета праздничных и нерабочих дней;

                ЗП_{план год}– годовой плановый ФОТ, грн. Рассчитывается исходя из фактического количества работников, их зарплаты согласно штатному расписанию, норм выработки с учетом запланированного роста (снижения) этих показателей.

Как видим, коэффициенты отчислений на общеобязательное государственное соцстрахование (К_есв) и резервирование (К_р) исчисляют один раз в год. А сумму резерва (Р_мес) следует определять ежемесячно для каждой категории работников (работники растениеводства, животноводства, админперсонал, служба сбыта и т. п.) в зависимости от фактически начисленной им зарплаты.

Пример

На предприятии работает 7 работников админперсонала, 40 работников – занятых производством продукции, 5 работников – в отделе сбыта. Работников-инвалидов нет. Плановый годовой ФОТ на 2017 год – 3 млн 125 тыс. грн. (без отпускных). Плановая сумма отпускных на 2017 год – 250 тыс. грн.

В январе 2017 года начислена зарплата работникам – 312 тыс. грн., в т. ч.: админперсона-
лу – 50 тыс. грн.; занятым производством продукции – 237 тыс. грн., работникам по сбыту – 25 тыс. грн.

Выполним необходимые расчеты:

1. Коэффициент резервирования (К_р):

250 000 грн. : 3 125 000 грн. = 0,08.

2. Коэффициент ЕСВ (К_есв):

1 + (22 % : 100 %) = 1,22.

3. Сумма резерва отпусков (Р_мес):

для админперсонала:

50 000 грн. х 0,08 х 1,22 = 4 880 грн.;

для работников производства:

237 000 грн. х 0,08 х 1,22 = 23 131,20 грн.;

для работников отдела сбыта:

25 000 грн. х 0,08 х 1,22 = 2 440 грн;

Бухгалтерский учет

Для учета движения и остатков средств на оплату очередных отпусков и компенсаций за неиспользованные дни отпусков предназначен субсчет 471 «Обеспечение выплат отпусков».

Сумма созданного резерва признается расходами. В зависимости от назначения понесенных расходов такие суммы, как и расходы на оплату труда, отражаются следующими проводками: Дт 23, 91–94 – Кт 471 «Обеспечение выплат отпусков».

При этом целесообразно вести аналитический учет по каждой группе работников предприятия, например: 4711 «Обеспечение выплат отпусков для работников растениеводства», 4712 «Обеспечение выплат отпусков для работников животноводства» и т. д.

За счет сформированного резерва:

оплачивают ежегодные основные и дополнительные отпуска (в т. ч. дополнительные отпуска, предоставленные работникам с детьми),
а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска (Дт 471 – Кт 661);

начисляют ЕСВ на суммы отпускных и компенсаций (Дт 471 – Кт 651).

Обратите внимание: если по решению предприятия резерв не формировался или созданного обеспечения для покрытия указанных расходов недостаточно, то начисленные суммы отпускных и компенсаций списываются непосредственно на соответствующие счета учета расходов (Дт 23,
91–94 – Кт 661, 651) без применения субсче-
та 471.

В случае если фактическая сумма остатка резерва отличается от расчетной величины, в соответствии с п. 18 П(С)БУ 11 предприятия должны откорректировать (увеличить или уменьшить) размер резерва на дату баланса.

Согласно требованиям П(С)БУ предприятия (кроме субъектов микропредпринимательства и плательщиков единого налога третьей группы) обязаны создавать резерв для оплаты отпусков, оговаривая правила его формирования в своей учетной политике. Это позволит предприятию в течение года равномерно распределять расходы на отпускные выплаты, не допуская завышения себестоимости продукции в сезон летних отпусков работников. Сумма резерва начисляется ежемесячно, а в случае необходимости корректируется. В сумму обеспечения для оплаты отпусков входит сумма ЕСВ, начисленная на сумму отпускных.