Організаційні документи щодо оплати праці на підприємстві

Із цієї статті ви дізнаєтеся: які договірні, організаційні та кадрові документи необхідно оформлювати роботодавцю для регулювання трудових відносин із найманими працівниками.

Договірне регулювання оплати праці

Регулювання оплати праці проводиться на державному та договірному рівнях.

Держава здійснює регулювання оплати праці працівників підприємств усіх форм власності шляхом установлення державних норм і гарантій. Договірне регулювання – на основі системи угод, що укладаються на національному, галузевому, територіальному та локальному рівнях (на підприємстві).

Договірне регулювання складається із:

• генеральних угод (національний рівень);
• галузевих (міжгалузевих) угод (галузевий рівень);
• територіальних угод (територіальний рівень);
• колективних договорів (локальний рівень).

Генеральна угода поширюється лише на ті підприємства, чиї представники брали участь у підписанні Генеральної угоди (або згодом приєдналися до цієї угоди). Підприємства, які під час укладення угоди не були представлені зі сторони власника та/або профспілки, вправі встановлювати умови й розміри оплати праці з дотриманням мінімальних законодавчих гарантій без урахування вимог Генеральної угоди.

На підприємствах, що не входять до сфери договірного регулювання оплати праці на державному та галузевому рівнях (у т. ч. для госпрозрахункових підприємств недержавної форми власності), тарифні ставки та посадові оклади встановлюються з дотриманням законодавчих норм.

Якщо підприємство не належить до сфери договірного регулювання оплати праці на галузевому рівні, воно укладає тільки колективний договір на підприємстві. Колективний договір укладається на підприємствах будь-якої форми власності та господарювання, які використовують найману працю і мають право юридичної особи.

Договірне регулювання трудових відносин здійснюється з урахуванням норм КЗпП та Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон № 108).

Колективний договір

Відповідно до чинного законодавства (ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону № 108) колективний договір – це основний нормативний акт на підприємстві, у якому закріплено умови та розміри оплати праці.

Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а якщо його немає – з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Колективний договір укладається на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов’язань із метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів трудящих, власників або уповноважених ними органів.

У колективному договорі відповідно до ст. 7 Закону від 01.07.93 р. № 3356-XII «Про колективні договори ті угоди» установлюються такі взаємні зобов’язання сторін щодо оплати праці:

• форми, системи, розміри заробітної плати, інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій тощо);
• нормування праці;
• гарантії, компенсації, пільги;
• міжкваліфікаційні (міжпосадові) співвідношення в оплаті праці;
• умови зростання регулювання фондів оплати праці.

Отже, колективним договором установлюють тарифну або іншу систему оплати праці (ст. 96 КЗпП, ст. 6 Закону № 108).

Мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) установлюється в розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, установлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року (ст. 6 Закону № 108).

Тарифна сітка (схема посадових окладів) формується на основі тарифної ставки робітника 1-го розряду та міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень розмірів тарифних ставок (посадових окладів).

Міжкваліфікаційні (міжпосадові) співвідношення в оплаті праці законодавчо не регламентовані. Тому в разі самостійного формування на підприємстві тарифних ставок і посадових окладів можна використовувати орієнтовні співвідношення в оплаті праці, установлені в галузевій (регіональній) угоді.

Віднесення виконуваних робіт до певних тарифних розрядів і присвоєння кваліфікаційних розрядів робітникам провадиться власником або органом, уповноваженим власником, згідно із професійними стандартами (кваліфікаційними характеристиками) за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником).

Умови колективного договору, що погіршують проти чинного законодавства і угод становище працівників, є недійсними (ст. 16 КЗпП).

Водночас підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для працівників (ст. 91 КЗпП).

Як бачимо, розділ колективного договору, який регулює оплату праці, охоплює досить широке коло питань. Тому в більшості випадків раціонально оформити його у вигляді додатка до колективного договору. Деякі норми, що вимагають відображення в колективному договорі в розділі «Оплата праці», наведемо в таблиці:

Приблизний перелік законодавчих норм
щодо встановлення в колективному договорі
показників організації оплати праці

Крім того, окремими додатками до колективного договору за потреби можуть бути оформлені:

• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Положення про преміювання;
• Положення про виплату винагород (за видами винагород);
• Положення про доплати та надбавки;
• Положення про відрядження;
• Положення про відпустки та ін.

Колдоговори підлягають повідомній реєстрації місцевими органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування в порядку, визначеному постановою КМУ від 13.02.13 р. № 115.

Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, роботодавець зобов’язаний погодити всі питання оплати праці із профспілковим органом (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а в разі його відсутності – з іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом (ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону № 108).

Тобто в такому разі видається наказ (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу після проведення консультацій з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а за відсутності первинної профспілкової організації – з вільно обраними і уповноваженими представниками (представником працівників).

Структура і штатна чисельність підприємства

Положення про структурні підрозділи підприємства є невід’ємним елементом механізму формування системи оплати праці на підприємстві. Воно визначає статус кожного відділу (служби), відображає його місце в системі управління, показує його внутрішню організацію. На підставі такого Положення складається штатний розпис відділу (служби) і посадові інструкції працівників.

Положення розробляються з використанням Довідника кваліфікаційних характеристик працівників, Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності», розд. 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців», затвердженого наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.04 р. № 336.

Відповідно до п. 3 ст. 64 Господарського кодексу підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис. Затвердження такого документа може бути передбачено статутом підприємства.

Структура та штатна чисельність – це документ із переліком структурних підрозділів та посад із зазначенням кількості штатних працівників.

У документі, який визначає структуру і штатну чисельність підприємства, у розрізі структурних підрозділів визначаються найменування професій (посад) і їх чисельність без наведення розмірів тарифних ставок і окладів. Цей документ є базою для розробки відповідних положень про відділи та структури штатного розпису.

Структуру та штатну чисельність оформлюють за довільною формою. Також можна скористатися формою, наведеною у Збірнику уніфікованих форм розпорядчо-організаційних документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.15 р. № 7 (далі – Збірник № 7) (див. зразок 1).

Кількість штатних одиниць визначають залежно від обсягів роботи за відповідною посадою (професією) і затрат робочого часу на певні види робіт. Також можна скористатися міжгалузевими нормативами чисельності працівників, затвердженими для деяких видів робіт і професій.

Штатний розпис підприємства

На підставі Положення про структурні підрозділи та визначеної структури та штатної чисельності підприємства складається штатний розпис підприємства.

Штатний розпис можна визначити як внутрішній нормативний документ, що містить перелік посад (професій), передбачених на підприємстві, із зазначенням посадових окладів за цими посадами.

КЗпП такого терміна, як «штатний розпис», не містить. Але на підставі штатного розпису:

• визначають склад та кількість вакантних посад (які теж включають до штатного розпису);
• визначають конкретні розміри посадових окладів (тарифних ставок) за певною посадою, зокрема й у разі прийняття нових працівників на роботу чи переведення на іншу посаду;
• оформлюють накази про прийняття на роботу та про переведення на іншу роботу;
• уносять записи про найменування посади (професії) до посадової (робочої) інструкції, до трудових книжок та особових карток;
• складають статистичну та іншу звітність, у якій використовується показник штатної чисельності;
• відображають збільшення та скорочення чисельності за допомогою змін до штатного розпису чи викладення його в новій редакції.

Затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і відсутність останнього слід уважати порушенням вимог законодавства про працю.

Штатний розпис мають складати також підприємці-роботодавці (див. лист Мінсоцполітики від 21.11.16 р. № 5907/0/10-16/06).

Штатний розпис розробляється за найменуваннями професій і посад, потрібних на підприємстві. Найменування професій і посад у штатному розписі з урахуванням норм п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58, повинні відповідати наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.10 р. № 327 (далі – ДК 003:2010).

До штатного розпису вносяться всі передбачені на підприємстві професії та посади, незалежно від того, якими працівниками (основними чи сумісниками) ці професії й посади будуть зайняті. При цьому за посадами, за якими передбачено утримання неповної одиниці, показується відповідна частка штатної одиниці, наприклад 0,5 одиниці.

Розміри тарифних ставок і посадових окладів проставляються у штатному розписі з урахуванням визначення кваліфікаційного рівня (розрядів робітників і категорій професіоналів та фахівців) відповідно до додатків з оплати праці до колективного договору. Якщо в додатку до колективного договору з оплати праці для керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців передбачено мінімальні та максимальні оклади, то розміри окладів установлюються в межах цієї схеми.

Підприємство розроблює штатний розпис самостійно. Для госпрозрахункових небюджетних підприємств типової форми штатного розпису не встановлено. Тому на таких підприємствах правомірно розробляти штатний розпис у довільній формі. За основу інколи беруть форми штатних розписів, затверджені наказом Мінфіну від 28.01.02 р. № 57.

У штатному розписі можуть бути встановлені для однієї й тієї самої посади різні посадові оклади в межах установленого діапазону для цієї посади.

Довільна форма штатного розпису повинна містити:

• гриф затвердження;
• заголовок;
• графи з даними.

Таблична частина штатного розпису довільної форми повинна містити такі графи:

• порядковий номер;
• назва структурного підрозділу;
• назва посади (професії);
• код за ДК 003:2010;
• кількість штатних одиниць;
• постійні надбавки, доплати (необов’язкові графи – на розсуд підприємства);
• місячний фонд зарплати (інколи зазначають і річний фонд зарплати).

Для складання штатного розпису можна використати форму, наведену в Збірнику № 7 (див. зразок 2).

Датою штатного розпису є дата його затвердження, а дату його запровадження визначають окремим наказом.

Штатний розпис мають підписати:

• посадова особа, відповідальна за його підготовку;
• керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
• у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня оформлюють реквізит «Гриф погодження».

Затверджується штатний розпис відповідним розпорядчим документом – наказом (розпорядженням) керівника підприємства (див. зразок 3).

Особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження та грифі погодження скріплюють печатками (за наявності).

Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юрособи (їх кількість протягом року не обмежена).

Надбавки, доплати, премії

Крім основної заробітної плати, яка встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок для робітників та посадових окладів для службовців, для працівників можуть бути встановлені виплати, що входять до складу додаткової заробітної плати у вигляді доплат, надбавок, гарантійних та компенсаційних виплат, передбачених чинним законодавством, а також премій, пов’язаних з виконанням виробничих завдань і функцій (див. Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5).

За функціональним призначенням доплати та надбавки є самостійними елементами заробітної плати, які призначені для компенсації істотних відхилень від нормальних умов праці і не враховані в тарифних ставках і посадових окладах.

Наказом затверджуються розміри постійних доплат і надбавок працівникам підприємства, які встановлюються положеннями колективного договору і змінюються відповідно до чинного законодавства. Якщо ці доплати та надбавки зменшуються в розмірі або скасовуються, то про це працівники повинні бути повідомлені не пізніше ніж за два місяці (ст. 103 КЗпП).

Крім доплат і надбавок можуть виплачуватися премії. Преміальні виплати не регулюються ні законодавством, ні нормами угод на невиробничому рівні (генеральних, галузевих, регіональних).

Локальні нормативні документи, тобто положення, що визначають відповідно до ст. 97 КЗпП порядок установлення на підприємстві надбавок, доплат і премій, – це відповідні додатки до колективного договору. А в разі відсутності колективного договору це додатки з такими самими положеннями до організаційного наказу по підприємству, погодженого з виборним органом первинної профспілкової організації або з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Установлення надбавок, доплат і премій оформлюється наказами по підприємству.

І, як склалося у практиці діловодства, установлення всіх видів надбавок і доплат, які враховують умови та режими роботи, оформлюється наказами з основної діяльності.

А встановлення доплат, що враховують виконання додаткових робіт (суміщення професій, виконання додаткового обсягу робіт, робота за відсутнього працівника) і змінюють умови трудового договору, оформлюється наказами по особовому складу.

Висновки

1. Для узгодження всіх питань щодо оплати праці підприємство має укласти колективний договір. Якщо колдоговір не укладався, такі питання затверджуються наказом (розпорядженням) власника або вповноваженого ним органу після проведення консультацій із профспілкою чи з вільно обраними і уповноваженими представниками працівників.

2. Затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і відсутність останнього розглядається як порушення вимог законодавства про працю.

3. Окремими додатками до колдоговору чи окремими наказами затверджують Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про преміювання, Положення про доплати та надбавки тощо.