Графік відпусток – 2017 у запитаннях і відповідях

Щорічна відпустка є одним із важливих видів часу відпочинку працівників, протягом якого вони не виконують своїх обов’язків за трудовим договором. Законодавством передбачено обов’язкове затвердження графіка відпусток та надання основних щорічних відпусток працівникам лише згідно з цим графіком. Виконання цієї норми обов’язкове як для роботодавця, так і для працівників. Про особливості, порядок складання та затвердження графіка відпусток читайте у статті.

Яким нормативним документом передбачено складання графіка відпусток?

Основним нормативним актом, який установлює державні гарантії, права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок їх надання, є Закон від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504). Крім того, питання відпусток регулюється гл. V КЗпП.

Зокрема, ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону № 504 передбачено, що черговість надання відпусток визначається графіками. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем. Не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити про це працівника (ст. 10 Закону № 504).

Отже, на підприємстві має бути затверджений графік відпусток, а дата початку відпустки узгоджується окремо. Зазвичай для цього працівник пише заяву на відпустку з огляду на графік, а підприємство видає наказ про надання такої відпустки та ознайомлює з ним працівника під підпис.

Коли слід складати графік відпусток?

Закон № 504 та сучасні нормативні акти України не містять вимог та обмежень щодо терміну складання графіка відпусток. Проте відповідно до п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213, які продовжують діяти в межах, що не суперечать законодавству України (див. лист Мінсоцполітики від 12.07.13 р. № 3187/0/10-13/13), граничним терміном складання графіків відпусток на кожний календарний рік є 5 січня поточного робочого року. Проте, на нашу думку, пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо її зазначити в наказі про облікову політику підприємства.

За якою формою складати графік від­пусток?

Чинне законодавство не надає типової форми графіка відпусток. Отже, він може складатись
у довільній формі. У ньому доцільно передбачити такі графи: П. І. Б. працівника; назва підрозділу та/або посада працівника; вид відпустки; рік або період, за який надається відпустка; кількість днів відпустки; період відпустки (дата або місяці початку й закінчення); дані про перенесення відпустки (підстава та новий термін); підпис працівника; примітки.

Які відпустки можна включати до гра­фіка?

Графік відпусток обов'язково складають на:

щорічні відпустки (основну й додаткову) (ч. 10 ст. 10 Закону № 504);

додаткові оплачувані відпустки (16 календарних днів) особам, яких віднесено до 1–2-ї категорій постраждалих унаслідок аварії на ЧАЕС (п. 6 Порядку використання коштів державного бюджету для виконання програм, пов'язаних із соціальним захистом громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затвердженого постановою КМУ від 20.09.05 р. № 936).

Крім того, на розсуд підприємства також можна включати:

щорічні відпустки, не використані за минулі роки (ч. 2 ст. 12 Закону № 504);

соціальні відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону № 504);

додаткові відпустки окремим категоріям ветеранів війни (ст. 16² Закону № 504).

Якщо працівник бажає отримати грошову компенсацію за щорічну відпустку, то як це відобразити у графіку відпусток?

При дотриманні вимог ст. 24 Закону № 504 компенсацію за щорічну відпустку можна відобразити у графі «Примітка» графіка.

Чи потрібно переробляти графік відпусток у разі прийняття на роботу нових працівників?

Відповідно до листа Мінсоцполітики від 25.08.15 р. № 475/13/116-15 (далі – Лист № 475) у разі укладення трудового договору із працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення. На нашу думку, достатньо скласти доповнення до існуючого графіка в тому самому порядку, що й сам графік відпусток.

Хто має право отримати відпустку у зручний для себе час?

Категорії працівників, яким щорічні відпустки за бажанням надаються у зручний для них час, наведено в ч. 13 ст. 10 Закону № 504. Утім, перелік не є вичерпним і може бути додатково доповнений колективним або трудовим договором.

Право на отримання відпустки у зручний час насправді означає лише те, що при складанні графіка відпусток роботодавець насамперед ураховує побажання таких працівників (Лист № 475).
І в жодному разі не означає право в будь-який час (за бажанням працівника) просто піти у відпустку: самовільне використання без погодження з роботодавцем днів відгулів, чергової відпустки кваліфікують як прогул (п. 24 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.92 р. № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів»).

Які особливості складання графіка відпусток для мобілізованих працівників?

За працівниками, призваними на строкову військову службу та за призовом під час мобілізації, зберігаються місце роботи, посада й середній заробіток на підприємстві (ст. 119 КЗпП). А час перебування на військовій службі зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну
основну відпустку (ч. 1 ст. 9 Закону № 504). Для надання відпустки за час служби демобілізованим працівникам на підприємстві доцільно оформити в разі потреби доповнення до графіка відпусток, узгодивши початок і період відпустки (ч. 10 ст. 10 Закону 504).

Хто підписує/погоджує графік відпусток?

Графік відпусток підписує особа, відповідальна за його складання (кадровик, керівник кадрової служби). Затверджує графік власник або уповноважений ним орган за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону № 504).
А підписи працівників є свідченням про їх ознайомлення та згоду зі встановленими строками виходу у відпустки.

Чи достатньо лише затвердження графіка директором за відсутності профспілки?

Ні, недостатньо. За відсутності профспілки графік відпусток слід погодити з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, наприклад Радою трудового колективу, а в нечисленній організації – з уповноваженим представником трудового колективу. Представницький орган обирають на загальних зборах (конференції) трудового колективу.

Яка відповідальність за відсутність на підприємстві графіка відпусток?

Відсутність графіка відпусток підпадає під інші порушення вимог законодавства про працю і тягне за собою фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді накладення штрафу на роботодавця в розмірі мінімальної заробітної плати. Також у ст. 41 КУпАП передбачено накладення адмінштрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.), а повторне (протягом року) вчинення такого порушення тягне за собою накладення штрафу від 100 до 300 НМДГ (від 1 700 до 5 100 грн.).

При цьому фінансова санкція і адміністративний штраф – це два різні види покарання за одне й те саме порушення, і накладаються вони на посадових осіб підприємства.