Хто має право підписувати акти приймання-передачі виконаних робіт?

Підприємством укладено договір підряду, умовами якого передбачено оформлення актів приймання-передачі виконаних робот. Виникли такі запитання.

Підписання первинних документів

1. Чи можливе підписання акта виконаних робіт (наданих послуг) не керівником підприємства, а іншим працівником, наприклад менеджером?

Так, це можливо, якщо право підпису від імені підприємства буде закріплене за цим працівником відповідними документами.

Нагадаємо, що юридична особа набуває цивільних прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону (ст. 92 Цивільного кодексу України).

Зазвичай у відносинах з третіми особами підприємство представляє його директор (керівник), уповноважений на це статутом підприємства. Саме керівник, діючи на підставі статуту,  підписує договори з контрагентами та всі додатки до договору, що становлять його невід’ємну частину, а також інші документи, які складаються в рамках договору.

Акт виконаних робіт/наданих послуг є первинним документом, яким підтверджується факт здійснення господарської операції.

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» обов’язковим реквізитом первинного документа є посада і прозвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Тобто за законодавством цією особою може бути не тільки директор підприємства.

Отже, підписувати акти приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) від імені підприємства можуть будь-які особи, яким надано відповідні повноваження.

2. У якому випадку можна уповноважити іншого працівника на підписання актів, які складаються в рамках виконання договору з контрагентом?

Особа має право на підписання таких актів, якщо:

• по-перше, у договорі з контрагентом узгоджено, що акти виконаних робіт (наданих послуг) мають право підписувати належним чином уповноважені сторонами особи;
• по-друге, повноваження осіб, яким доручено підписання актів, підтверджено відповідними документами (установчими документами або довіреностями).

Також рекомендуємо визначити порядок підписання актів приймання-передачі робіт (послуг) та інших подібних документів у внутрішньому документі підприємства.

3. Як оформити повноваження особи на підписання акта?

Для належного оформлення таких повноважень необхідно передусім у договір про надання послуг додати таку умову:

«Сторони домовились, що акти наданих послуг мають право підписувати належним чином уповноважені Сторонами особи».

Після цього уповноваженій особі (наприклад, менеджеру підприємства) необхідно видати відповідну довіреність за підписом керівника (див. зразок).

Зразок. Довіреність на право підписання актів виконаних робот від імені підприємства