Що потрібно знати платникові ПДВ про електронний кабінет

Із цієї статті ви дізнаєтеся:

• як отримати інформацію про зареєстровані в ЄРПН податкові накладні та розрахунки коригування (далі – ПН та РК);
• де подивитися історію коригування ПН;
• яку інформацію можна отримати із сервісу «СЕА ПДВ»;
• як дізнатися причину виникнення показника ∑Перевищ.

У даній статті ми зупинимося на розділах електронного кабінету (далі – ЕК), пов’язаних з адмініструванням ПДВ.

Розділ «Реєстрація ПН/РК»

У цьому розділі меню платники ПДВ отримують доступ до таких режимів: «Видані ПН/РК» (див. рис. 1); «Отримані РК» (див. рис. 3).

Режим «Видані ПН/РК»

У цьому режимі платник ПДВ може:

• створювати ПН/РК – для цього потрібно ввести дані у відповідний шаблон, який відкриється при натисненні кнопки «Створити»;
• завантажити вже створені документи – для цього потрібно натиснути кнопку «Завантажити» та у вікні файлового менеджера, що відкрилося, вибрати потрібні файли. Причому в ЕК підтримується пакетне (групове) завантаження файлів: у вікні файлового менеджера потрібно вибрати групу файлів, наприклад утримуючи клавішу Shift й одночасно відзначаючи файли лівою клавішею миші.

Створені або завантажені файли можна: виключати зі списку (кнопка «Вилучити»), редагувати (кнопка «Редагувати»), підписувати (кнопка «Підписати»), відправляти на реєстрацію до ЄРПН (кнопка «Відправити»).

Від’ємні РК, створені (завантажені) у режимі «Видані ПН/РК», автоматично переадресовуються контрагентові (покупцеві) і будуть доступні йому, зокрема, у режимі «Отримані РК».

Режим «Отримані РК»

У цьому режимі платники ПДВ – покупці отримують від’ємні РК, які надійшли від контрагентів-постачальників для підписання та реєстрації в ЄРПН. Причому користувачі ЕК отримують доступ до всіх від’ємних РК незалежно від шляху їх відправлення. Це означає, що коли РК був оформлений в іншій програмі (тобто не в ЕК), такий РК усе одно буде доступний користувачеві ЕК у режимі «Отримані РК».

Інформація, отримана за від’ємними РК, показана у вигляді таблиці, з якої можна дізнатися дату надходження РК, ІПН і найменування контрагента-продавця, дату відправлення РК на реєстрацію до ЄРПН. А якщо поставити галочку у віконці «Не відправлено», можна отримати список тих РК, які ще не були відправлені на реєстрацію до ЄРПН (див. рис. 3).

Нагадаємо, що абзацом сімнадцятим п. 201.10 Податкового кодексу (далі – ПК) з 01.01.18 р. передбачено особливий строк для реєстрації від’ємних РК, оформлених на отримувача – платника ПДВ. Такі РК повинні бути зареєстровані покупцем протягом 15 календарних днів (далі – к. д.) з дня їх отримання. Як бачимо, для виконання цієї норми потрібно, щоб ДФС мала можливість контролювати дату отримання РК покупцем. Режим «Отримані РК» в ЕК дозволяє це зробити.

Водночас хочемо завважити, що органи ДФС у цьому питанні поводяться непослідовно. Так, у своїх роз'ясненнях (ЗІР, категорія 101.15; Індивідуальна податкова консультація ДФС від 21.05.18 р. № 2231/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, ДФС зазначає, що механізм фіксації дати отримання РК покупцем не передбачено нормами ПК. Тому доцільно реєстрацію від’ємних РК здійснювати з урахуванням строків, передбачених абзацами п'ятнадцятим – шістнадцятим п. 201.10 ПК (тобто у стандартні строки, передбачені для реєстрації ПН). Проте на практиці почастішали випадки накладення штрафів за несвоєчасну реєстрацію від’ємного РК, якщо він зареєстрований після закінчення 15 к. д. з дня його отримання покупцем.

Як же діяти платникові ПДВ, щоб його не оштрафували за порушення строку реєстрації таких РК?

Рекомендуємо по можливості вписуватися в обидва строки (спеціальний для від’ємного РК і стандартний). Також можна отримати ІПК на свою адресу і діяти так, як у ній буде сказано. Нагадаємо, що платник, який діє в рамках роз'яснень, наведених у письмовій ІПК, не може притягатися до фінансової відповідальності (п. 53.1 ПК).

Розділ «ЄРПН»

Перш за все завважимо, що цей сервіс дає платникам ПДВ доступ до даних ЄРПН у режимі реального часу (онлайн). Тобто з його допомогою можна відстежувати реєстрацію ПН/РК.

Вікно розділу «ЄРПН» містить дві вкладки: «Видані ПН/РК» та «Отримані ПН/РК». Критерії пошуку документів у цих вкладках у цілому однакові. Тільки у вкладці «Видані ПН/РК» потрібно вводити дані покупця, а у вкладці «Отримані ПН/РК» — дані постачальника (див. рис. 4).

Для пошуку ПН/РК передбачено такі критерії відбору:

• дата реєстрації ПН/РК у ЄРПН;
• дата складання ПН/РК;
• ІПН покупця (для виданих ПН/РК), ІПН продавця (для отриманих ПН/РК);
• порядковий і реєстраційний номери ПН/РК;
• статус ПН/РК (зареєстрована, заблокована тощо).

Ось інформація, яку можна отримати при використанні цього сервісу: дата складання, порядковий номер і дата реєстрації в ЄРПН ПН/РК, реєстраційний номер документа, ІПН покупця (для виданих ПН/РК), ІПН продавця (для отриманих ПН/РК), обсяг операції, сума ПДВ, статус ПН/РК.

Також із правого боку таблиці знаходяться дві кнопки: «PDF» та «ЕЦП». За допомогою кнопки «PDF» можна завантажити ПН/РК у PDF-форматі, причому назалежно від того, зареєстрована ПН/РК у ЄРПН чи ні. Тобто можна подивитися, чи правильно заповнено реквізити ПН/РК.

Кнопка «ЕЦП» дозволяє звірити електронний цифровий підпис, яким підписані ПН/РК, і прізвище підписанта (для цього отриманий файл спочатку потрібно імпортувати в бухгалтерську програму).

Як можна зберегти інформацію з вікна розділу «ЄРПН»?

Результати пошуку у вкладках «Видані ПН/РК» й «Отрімані ПН/РК» можна вивантажити в таблицю Excel за допомогою кнопки «Експорт в Excel», а кнопка «Експорт XML у ZIP» дозволить скачати в архів вибрані ПН/РК.

Як подивитися історію коригування ПН

За допомогою розділу «ЄРПН» можна також отримати інформацію про стан показників ПН, до якої оформлялися РК. Для того щоб знайти цю інформацію, потрібно в таблиці, де відображається інформація про отримані ПН/РК (див. рис. 4), натиснути на реєстраційний номер ПН, що цікавить нас (цифри реєстраційного номера відображаються в таблиці блакитним кольором).

Інформація буде подана також у вигляді таблиці, де будуть відображені (див. рис. 5):

• дані, які були в ПН спочатку;
• дані тих РК, які були складені до такої ПН та зареєстровані в ЄРПН.

Така інформація особливо корисна, якщо РК до ПН оформляються повторно. Адже в цьому випадку висока вірогідність не врахувати дані попереднього коригування і тим самим допустити неточність при оформленні чергового РК. У результаті такий РК або взагалі не реєструватиметься в ЄРПН, або реєструватиметься, але з помилковими даними, які буде важко виправити.

Розділ «СЕА ПДВ»

У цьому розділі користувачі ЕК отримують доступ до інформації із системи електронного адміністрування ПДВ (далі – СЕА), а саме із вкладок: «Реєстр операцій»; «Реєстр транзакцій»; «Інформація про суму перевищення».

Вкладка «Реєстр операцій»

Тут можна отримати інформацію про всі операції, які здійснюються в СЕА. Наприклад, про поповнення електронного рахунка, реєстрацію показника ∑Перевищ, суму перерахунку показника формули overdraft (нагадаємо, що цей показник перераховується ДФС щоквартально і впливає на суму ліміту реєстрації) (див. рис. 6).

Реєстр операцій будується в календарній черговості реєстрації відповідних операцій (від більш нових до більш старих) і дозволяє отримати інформацію про актуальну суму ліміту реєстрації та інші показники формули в СЕА.

Якщо хочете отримати інформацію про операції в СЕА за конкретний період, потрібно зазначити у фільтрі вгорі дату початку і дату закінчення операцій. Також інформацію можна відфільтрувати за видом операції.

Зазначений сервіс дозволяє вивантажити отримані дані в таблиці Excel за допомогою кнопки «Експорт в Excel».

Розділ «Реєстр транзакцій»

Цей сервіс дозволяє користувачам ЕК отримати перелік усіх операцій на ПДВ-рахунку, зокрема інформацію про тип транзакції (зарахування коштів, їх списання тощо), загальну суму поповнення рахунка, суму списання грошей із рахунка, суму всіх кредитових оборотів за ПДВ-рахунком, суму заборгованості перед бюджетом, актуальний залишок грошей на рахунку.

Реєстрація транзакцій будується за календарною черговістю реєстрації відповідних транзакцій: від більш нових до більш старих (див. рис. 7).

Розділ «Інформація про суму перевищення»

Цей сервіс дає можливість користувачам ЕК отримати інформацію про дані розрахунку показника ∑Перевищ і результату порівняння даних податкової звітності з ПДВ та ЄРПН. Розділ містить 4 таблиці (див. рис. 8):

• «Розрахунок суми перевищення»;
• «Дані декларації»;
• «Дані ЄРПН»;
• «Результат порівняння даних податкової звітності з ПДВ та ЄРПН».

Нагадаємо, що показник ∑Перевищ – це додатна різниця між даними рядка 9 декларації за звітний період і значенням показника ∑НаклВид за цей період. З вересня 2017 року показник ∑Перевищ розраховується щомісячно.

Таблиця «Розрахунок суми перевищення»

У цій таблиці відображається вже розраховане значення показника ∑Перевищ за вибраний період і дані, які брали участь у цьому розрахунку: сума ПДВ із рядка 9 декларації та сума ПДВ за даними ЄРПН (тобто сума, зазначена в зареєстрованих у ЄРПН ПН/РК, яка узяла участь у розрахунку показника ∑Перевищ за цей звітний період).

Причому в таблиці відображається тільки додатне значення показника ∑Перевищ. А якщо різниця між даними ПДВ-звітності та даними ЄРПН виявиться менша нуля, тоді програма прирівняє значення ∑Перевищ до нуля.

Також таблиця «Розрахунок суми перевищення» містить показник «ПН/РК, за якими очікуються ∑Накл». Тут відображаються суми ПДВ за тими ПН/РК, які були відправлені на реєстрацію та не зареєстровані через недостатню суму ліміту реєстрації.

Таблиця «Дані декларації»

У цій таблиці відображається розшифровка (за рядками декларації) сум, з яких був сформований показник рядка 9 декларації.

Таблиця «Дані ЄРПН»

Тут відображаються дані про суми ПДВ з ПН/РК, які були зареєстровані в ЄРПН і враховані у складі показника ∑НаклВид при розрахунку показника ∑Перевищ за зазначений у фільтрі період. За кожним документом окремо наводиться така інформація: номер і дата складання документа, дата реєстрації в ЄРПН, сума ПДВ та ІПН контрагента.

Причому реквізити РК виведено в окремі колонки (див. рис. 8).

Таблиця «Результат порівняння даних податкової звітності з ПДВ та ЄРПН»

У цій таблиці порядково порівнюються дані декларації з ПДВ і дані ЄРПН за звітний період за кожним ІПН контрагента. У результаті виводиться сума відхилення за кожним із таких контрагентів у графі «Відхилення». Підсумковий показник за всіма сумами відхилень переноситься до таблиці «Розрахунок суми перевищення». Дані за РК (як додатним, так і від’ємним) зазначаються в таблиці окремо.

На жаль, відфільтрувати дані у вищезгаданих таблицях не можна. Також не можна і вивантажити ці дані в Excel для подальшого сортування.