Подорожній лист як підстава для списання використаного пального

Акценти статті:

• типову форму документів з обліку та списання паливно-мастильних матеріалів (далі – ПММ) законодавством не затверджено;
• відсутність документа на списання ПММ тягне за собою невизнання ДФС витрат на ПММ, а отже, донарахування податку на прибуток, а для платників ПДВ – донарахування податкових зобов’язань.

За цією темою див. також «За якими документами списувати використані ПММ?», «Витрачаєте ПММ на роботу сільгосптехніки? Рівняємося на норми».

Який документ оформити і навіщо

Первинні документи – це фундамент, на основі якого здійснюється облік. Адже згідно із ч. 1 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) саме вони є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Крім бухобліку первинні документи відіграють визначальну роль в оподаткуванні: п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК) забороняє платникам податків формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами.

Списання пального має свої особливості в документуванні. Тривалий час для відображення таких витрат в обліку використовувалися подорожні листи. Однак відповідно до Закону від 05.07.11 р. № 3565-VI «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» застосування подорожніх листів суб’єктами господарювання, що експлуатують колісні транспортні засоби, стало необов’язковим із 14.08.11 р. Самі ж типові форми цих документів було скасовано ще 2013 року (легкового авто – з 16.04.13 р. згідно з наказом Держстату від 19.03.13 р. № 95; вантажного – з 10.12.13 р. згідно з наказом Мінінфраструктури та Мінекономрозвитку від 10.12.13 р. № 1005/1454). Більше того, відтоді ніхто не перевіряє наявності такого документа у водія і не штрафує за його відсутність (див. ст. 126 КУпАП).

На сьогодні лише один підзаконний акт передбачає, що водієві юридичної особи потрібен подорожній лист, – Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, наведений у додатку до постанови КМУ від 25.02.09 р. № 207 (далі – Постанова № 207, Перелік № 207). Так, водії юридичної особи повинні мати подорожні листи з відмітками про проведення передрейсових медичного огляду водія та огляду технічного стану автомобіля (п. 1 Переліку № 207). Вимагати інші документи від водія заборонено (п. 2 Постанови № 207).

Незважаючи на те що форми подорожніх листів скасовано і, на думку судових органів, не є обов’язковими для використання підприємствами (див., зокрема, ухвалу ВАСУ від 21.09.17 р. № К/800/34426/16), для списання пального все одно потрібен документ, який фіксуватиме роботу автомобіля та споживання ним ПММ. Для цього є щонайменше дві підстави:

• по-перше, щоб не донараховувати податкові зобов’язання з ПДВ на пальне. Якщо в підприємства немає документа, що підтверджує списання ПММ, то під час податкової перевірки платникам ПДВ можуть донарахувати податкові зобов’язання за використання ПММ не в господарській діяльності виходячи з вартості придбаних ПММ (пп. «г» п. 198.5 ПК). Мета і маршрут поїздки, зазначені в подорожньому листі, слугують доказами, що транспортний засіб використовується в госпдільності;
• по-друге, щоб амортизувати авто в податковому обліку (для платників податку на прибуток). Адже податківці попереджують: якщо основні засоби не призначені для використання в господарській діяльності, то в податковому обліку амортизацію на них не нараховують (ЗІР, категорія 102.05).

Тож для списання пального все одно потрібен документ, який фіксуватиме роботу автомобіля і споживання ним ПММ. Такий висновок збігається з офіційною позицією Мінінфраструктури (див. лист від 23.04.13 р. № 4492/25/10-13) та ДФС (див. листи від 09.06.15 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, від 02.11.15 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15, далі – Лист № 11999, № 23178).

За якою формою скласти подорожній лист

Тут на вибір кожного суб’єкта господарювання є два варіанти.

1. Надалі продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа. Це не заборонено жодним нормативним актом.

Для довідки. скасовані форми подорожніх листів було затверджено:

• для легкових автомобілів – наказом Деркомстату від 17.02.98 р. № 74 (далі – Наказ № 74);
• для вантажних – наказом Мінтранспорту та Мінстату від 29.12.95 р. № 488/346.

Думка редакції: з позиції бухгалтерського законодавства ці форми подорожніх листів не є повноцінним первинним документом, зокрема для списання використаного пального. Адже в них не передбачено грошового вимірника. Вони містять дані про витрати пального в натуральних показниках. А ось оцінюють такі витрати, тобто набувають грошового вимірника, за іншим документом – ним може бути акт на списання ПММ, який має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа. Тобто подорожній лист потрібен як документ обліку роботи автотранспорту і водія та є підставою для формування складання безпосередньо документа на списання ПММ.

2. Розробити власну форму. Головне, щоб у ній були всі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

Із цього приводу ДФС зазначає: оскільки законодавством України не визначено форми бланка подорожнього листа, платник податку може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення (див. Листи № 11999, № 23178).

Принагідно зазначимо, що Методичні рекомендації щодо облікової політики підприємства, затверджені наказом Мінфіну від 27.06.13 р. № 635, не містять вимоги стосовно затвердження наказом про облікову політику форми первинних документів. Отже, відповідна примха контролерів щодо затвердження форми первинного документа наказом про облікову політику не має методологічного підґрунтя.

Утім, безпечніше все ж затвердити форму подорожнього листа, який можна буде використовувати для списання ПММ. Для цього, на нашу думку, достатньо звичайного внутрішнього наказу по підприємству.

Запитання із практики складання подорожніх листів

Чи обов’язково зазначати маршрут та ціль поїздки?

На нашу думку, саме ціль і маршрут у подорожньому листі є тими доказами, що зможуть допомогти підтвердити право підприємства на податковий кредит. Судова практика свідчить, що податківці критично ставляться до подорожніх листів, які не дозволяють ідентифікувати напрям використання вказаного пального в господарській діяльності через відсутність у них точних маршрутів руху транспортних засобів, часу роботи, показників спідометрів, марки пального, підписів відповідальних осіб та інші (див., наприклад, постанову Хмельницького окружного адмінсуду від 16.11.15 р. у справі № 822/6023/15).

Чи можна складати подорожній лист не щодня, а лише раз на місяць?

Вимогу оформлювати подорожній лист лише на один робочий день (зміну) і видавати його за умови подання водієм подорожнього листа за минулий день роботи було закріплено в нині не чинних нормативних актах: Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженій Наказом № 74 (п. 2.1), та Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затвердженій наказом Мінстату і Мінтрансу від 07.08.96 р. № 228/253 (п. 2.1).

На сьогодні ці вимоги скасовано. Отже, у принципі, ніщо не заважає підприємству складати подорожні листи рідше, наприклад раз на тиждень або раз на місяць. Однак маємо вас застерегти:

Адже на практиці контролери вимагають заповнення в розрізі кожного дня (щоденно) даних спідометра (під час виїзду і заїзду), маршруту, загального пробігу автомобіля за день, витрати пального за день. Виходить, що зазначати показники спідометра на початок місяця, на кінець і виводити загальний пробіг за місяць та загальні витрати пального буде неправильним. В іншому разі будьте готові сперечатися з податківцями щодо підтвердження витрачання ПММ.

Чи обов’язково в подорожньому листі робити відмітки про медогляд водіїв?

Насамперед зазначимо, що проведення передрейсового медогляду є обов’язковим. Це передбачено ст. 18 та 34 Закону від 05.04.01 р. № 2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 1.4 розд. І, розд. ІV Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ та МВС від 31.01.13 р. № 65/80 (далі – Положення № 65).

Результати медогляду лікар заносить до Журналу передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв (додаток 3 до Положення № 65, далі – Журнал). А за наявності подорожнього листа – робить запис і в ньому (п. 4.6 Положення № 65).

Тож у разі якщо ви застосовуєте типову форму подорожнього листа або ж передбачили відповідний реквізит у власно розробленому бланку, у ньому і слід робити відповідні записи щодо передрейсового медогляду. Якщо ні – то лише в Журналі.

Чи обов’язковий підпис механіка?

Відповідно до п. 3.1 Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. № 102 (далі – Положення № 102), система технічного обслуговування та ремонту ДТЗ передбачає щоденне обслуговування.

Перевірка технічного стану здійснюється щоденно відповідним технічним персоналом після повернення ДТЗ на місце постійної стоянки, а також водієм перед виїздом на лінію та під час зміни водіїв на лінії. Якщо ДТЗ експлуатуються без повернення в кінці робочого дня на місце постійної стоянки, перевірка їх технічного стану проводиться водієм щодня перед початком роботи (п. 3.6 Положення № 102).

Саме для підтвердження факту здійснення щоденного обслуговування потрібен підпис механіка. Проте формально Положення № 102 не передбачає наявності такого підпису в подорожньому листі.

Для облікових цілей відмітки лікаря та механіка жодної ролі не відіграють. Адже через відсутність таких відміток документ аж ніяк не втрачає статусу первинного. Підтверджує ці слова й рішення суду (див., наприклад, постанову Донецького апеляційного адміністративного суду від 18.01.12 р. у справі № 2а-8135/11/1270).