Путевой лист как основание для списания использованного горючего

Акценты статьи:

• типовая форма документов по учету и списанию горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) законодательством не утверждена;
• отсутствие документа на списание ГСМ влечет за собой непризнание ГФС расходов на ГСМ, а следовательно, доначисление налога на прибыль, а для плательщиков НДС – доначисление налоговых обязательств.

По этой теме см. также «По каким документам списывать использованные ГСМ?», «Расходуете ГСМ на работу сельхозтехники? Равняемся на нормы».

Какой документ оформить и зачем

Первичные документы – это фундамент, на основе которого осуществляется учет. Ведь согласно ч. 1 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) именно они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Кроме бухучета первичные документы играют определяющую роль в налогообложении: п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК) запрещает налогоплательщикам формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.

Списание горючего имеет свои особенности в документировании. Длительное время для отражения таких расходов в учете использовались путевые листы. Однако согласно Закону от 05.07.11 г. № 3565-VI «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно устранения чрезмерного государственного регулирования в сфере автомобильных перевозок» применение путевых листов субъектами хозяйствования, эксплуатирующими колесные транспортные средства, стало необязательным с 14.08.11 г. Сами же типовые формы этих документов были отменены еще в 2013 году (легкового авто – с 16.04.13 г. согласно приказу Госстата от 19.03.13 г. № 95; грузового – с 10.12.13 г. согласно приказу Мининфраструктуры и Минэкономразвития от 10.12.13 г. № 1005/1454). Более того, с того времени никто не проверяет наличие такого документа у водителя и не штрафует за его отсутствие (см. ст. 126 КУоАП).

На сегодня только один подзаконный акт предусматривает, что водителю юридического лица нужен путевой лист, – Перечень документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем соединении, приведенный в приложении к постановлению КМУ от 25.02.09 г. № 207 (далее – Постановление № 207, Перечень № 207). Так, водители юридического лица должны иметь путевые листы с отметками о проведении предрейсовых медицинского осмотра водителя и осмотра технического состояния автомобиля (п. 1 Перечня № 207). Требовать другие документы от водителя запрещено (п. 2 Постановления № 207).

Несмотря на то что формы путевых листов отменены и, по мнению судебных органов, не являются обязательными для использования предприятиями (см., в частности, определение ВАСУ от 21.09.17 г. № К/800/34426/16), для списания горючего все равно нужен документ, который будет фиксировать работу автомобиля и потребления им ГСМ. Для этого есть по меньшей мере два основания:

• во-первых, чтобы не доначислять налоговые обязательства по НДС на горючее. Если у предприятия нет документа, подтверждающего списание ГСМ, то во время налоговой проверки плательщикам НДС могут доначислить налоговые обязательства за использование ГСМ не в хозяйственной деятельности исходя из стоимости приобретенных ГСМ (пп. «г» п. 198.5 НК). Цель и маршрут поездки, указанные в путевом листе, служат доказательствами, что транспортное средство используется в хоздеятельности;
• во-вторых, чтобы амортизировать авто в налоговом учете (для плательщиков налога на прибыль). Ведь налоговики предупреждают: если основные средства не предназначены для использования в хозяйственной деятельности, то в налоговом учете амортизацию на них не начисляют (ОИР, категория 102.05).

Поэтому для списания горючего все равно нужен документ, который будет фиксировать работу автомобиля и потребления им ГСМ. Такой вывод совпадает с официальной позицией Мининфраструктуры (см. письмо от 23.04.13 г. № 4492/25/10-13) и ГФС (см. письма от 09.06.15 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, от 02.11.15 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15, далее – Письмо № 11999, № 23178).

По какой форме составить путевой лист

Здесь на выбор каждого субъекта хозяйствования есть два варианта.

1. В дальнейшем продолжать пользоваться обычной формой путевого листа. Это не запрещено ни одним нормативным актом.

Для справки. отмененные формы путевых листов были утверждены:

• для легковых автомобилей – приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 (далее – Приказ № 74);
• для грузовых – приказом Минтранспорта и Минстата от 29.12.95 г. № 488/346.

Мнение редакции: с позиции бухгалтерского законодательства эти формы путевых листов не являются полноценным первичным документом, в частности, для списания использованного горючего. Ведь в них не предусмотрен денежный измеритель. Они содержат данные о расходах горючего в натуральных показателях. А вот оценивают такие расходы, то есть приобретают денежный измеритель, по другому документу – им может быть акт на списание ГСМ, который должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа. То есть путевой лист нужен как документ учета работы автотранспорта и водителя и является основанием для формирования составления непосредственно документа на списание ГСМ.

2. Разработать собственную форму. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

По этому поводу ГФС отмечает: поскольку законодательством Украины не определены формы бланка путевого листа, налогоплательщик может использовать удобную для учета форму первичного документа, утвержденную приказом об учетной политике предприятия, при условии наличия всех признаков первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждения ее осуществления (см. Письма № 11999, № 23178).

Попутно заметим, что Методические рекомендации по учетной политике предприятия, утвержденные приказом Минфина от 27.06.13 г. № 635, не содержат требования относительно утверждения приказом об учетной политике формы первичных документов. Значит, соответствующая прихоть контролеров относительно утверждения формы первичного документа приказом об учетной политике не имеет методологического основания.

Впрочем, безопаснее все же утвердить форму путевого листа, который можно будет использовать для списания ГСМ. Для этого, по нашему мнению, достаточно обычного внутреннего приказа по предприятию.

Вопрос из практики составления путевых листов

Обязательно ли указывать маршрут и цель поездки?

По нашему мнению, именно цель и маршрут в путевом листе являются теми доказательствами, которые смогут помочь подтвердить право предприятия на налоговый кредит. Судебная практика свидетельствует, что налоговики критически относятся к путевым листам, которые не позволяют идентифицировать направление использования указанного горючего в хозяйственной деятельности из-за отсутствия в них точных маршрутов движения транспортных средств, времени работы, показателей спидометров, марки горючего, подписей ответственных лиц и прочие (см., например, постановление Хмельницкого окружного админсуда от 16.11.15 г. по делу № 822/6023/15).

Можно ли составлять путевой лист не каждый день, а только раз в месяц?

Требование оформлять путевой лист только на один рабочий день (смену) и выдавать его при условии представления водителем путевого листа за прошедший день работы было закреплено в ныне не действующих нормативных актах: Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной Приказом № 74 (п. 2.1), и Инструкции о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденной приказом Минстата и Минтранса от 07.08.96 г. № 228/253 (п. 2.1).

На сегодня эти требования отменены. Итак, в принципе, ничто не мешает предприятию составлять путевые листы реже, например раз в неделю или раз в месяц. Однако должны вас предостеречь:

Ведь на практике контролеры требуют заполнения в разрезе каждого дня (ежедневно) данных спидометра (во время выезда и заезда), маршрута, общего пробега автомобиля за день, расходы горючего за день. Получается, что указывать показатели спидометра на начало месяца, на конец и выводить общий пробег за месяц
и общие расходы горючего будет неправильным. В ином случае будьте готовы спорить с налоговиками относительно подтверждения расходования ГСМ.

Обязательно ли в путевом листе делать отметки о медосмотре водителей?

Прежде всего отметим, что проведение предрейсового медосмотра является обязательным. Это предусмотрено ст. 18 и 34 Закона от 05.04.01 г. № 2344-III «Об автомобильном транспорте» и п. 1.4 разд. І, разд. ІV Положения о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденного приказом Минздрава и МВД от 31.01.13 г. № 65/80 (далее – Положение № 65).

Результаты медосмотра врач заносит в Журнал предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей (приложение 3 к Положению № 65, далее – Журнал). А при наличии путевого листа – делает запись и в нем (п. 4.6 Положения № 65).

Поэтому в случае если вы применяете типовую форму путевого листа или же предусмотрели соответствующий реквизит в собственно разработанном бланке, в нем и нужно делать соответствующие записи относительно предрейсового медосмотра. Если нет – то только в Журнале.

Обязательна ли подпись механика?

Согласно п. 3.1 Положения о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденного приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102 (далее – Положение № 102), система технического обслуживания и ремонта ДТС предусматривает ежедневное обслуживание.

Проверка технического состояния осуществляется ежедневно соответствующим техническим персоналом по возвращении ДТС на место постоянной стоянки, а также водителем перед выездом на линию и во время смены водителей на линии. Если ДТС эксплуатируются без возвращения в конце рабочего дня на место постоянной стоянки, проверка их технического состояния проводится водителем ежедневно перед началом работы (п. 3.6 Положения № 102).

Именно для подтверждения факта осуществления ежедневного обслуживания нужна подпись механика. Однако формально Положение № 102 наличие такой подписи в путевом листе не предусматривает.

Для учетных целей отметки врача и механика никакой роли не играют. Ведь из-за отсутствия таких отметок документ отнюдь не теряет статус первичного. Подтверждает эти слова и решение суда (см., например, постановление Донецкого апелляционного административного суда от 18.01.12 г. по делу № 2а-8135/11/1270).