Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Факсиміле замість підпису: секрет правильного використання

12.12.2018

Для кого ця стаття: для всіх сільгосппідприємств.

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як використовувати факсимільне відтворення підпису під час укладання договорів із контрагентами та у власних внутрішніх документах, якою є позиція суду стосовно неналежного застосування факсиміле в договорах.


Сучасне підприємство має багато документів, які підписує директор (керівник). У такому разі, з точки зору економії часу, досить зручно використовувати факсиміле. Утім мало хто розбирається, як його законно застосовувати. Тому в консультації розглянемо порядок використання факсимільного відтворення підпису та думку суду із цього питання.

Використання факсиміле в договорах із контрагентами

Порядок використання факсиміле регулюється, зокрема:

Основне правило, яке визначено в обох нормах, звучить так: використання у разі вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Чому так важливо дотримуватися цього правила? Тому що в разі підписання договору неналежним чином, договір уважається неукладеним у письмовій формі (ст. 207, 208, 218 ЦК).

Слід зазначити, що недотримання письмової форми договору не означає його автоматичної недійсності. Адже обов’язкова письмова форма установлена не для всіх договорів.

Договір, для якого законом не передбачена обов’язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків (ч. 2 ст. 205 ЦК). Це може підтверджуватися письмовими доказами (електронними та паперовими листами), а також поясненнями сторін. Тобто сторони вели перемовини та є листи, які підтвердять їхню домовленість.

Крім того, договір, який згідно із законом уважається недійсним у разі недотримання письмової форми, за наявності спору між сторонами може бути визнаний судом дійсним. Це правило діє, якщо замість письмового укладено усний договір та одна зі сторін вчинила дію, а друга підтвердила її вчинення, зокрема, прийнявши її виконання (ч. 2 ст. 218 ЦК). Тобто сторони не уклали як належить письмовий договір, а домовилися усно, але кожна сторона вчиняє дії, які розцінюються як визнання правовідносин (виконує роботи, оплачує їх тощо).

Таким чином, використання факсимільного відтворення підпису можливе, коли сторони прямо вказали на це в договорі та навели зразки оригіналів таких підписів. При цьому кожна сторона має погодитися на застосування факсиміле. Без цього використовувати факсиміле на угодах не можна.

Використання факсиміле на внутрішніх документах

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 163-2003» (далі – Стандарт № 163) використовується для створення організаційно-розпорядчих документів (листи, накази, розпорядження, положення, протоколи тощо) підприємствами, установами, організаціями усіх форм власності. Стандарт № 163 не передбачає застосування аналога власноручного підпису під час складання та погодження внутрішніх документів по підприємству.

Проте ЦК має вищу юридичну силу, тому, аби застосовувати факсиміле у внутрішніх документах підприємства, можна розробити внутрішнє положення про порядок ведення діловодства на підприємстві. У цьому положенні слід визначити порядок та спосіб використання факсиміле (на яких саме документах, хто відповідальний, хто проставляє). Тоді у підприємства буде право застосовувати факсиміле на внутрішніх документах.

Майте на увазі! Для використання факсиміле на організаційно-розпорядчих документах підприємства його треба узаконити. Наприклад, розробити внутрішнє положення про порядок ведення діловодства на підприємстві, в якому буде прописано право застосовувати факсиміле на таких документах.

Що говорить судова практика

Коли правовідносини між сторонами тільки виникають, ніхто не має претензій один до одного. Але хто знає, що буде через деякий час. Судова практика містить спори стосовно визнання договору неукладеним через його підписання за допомогою факсимільного відтворення підпису (див. постанови ВГСУ від 19.05.10 р. у справі № 2/82-09, від 09.06.15 р. у справі № 920/1148/14, постанову Київського апеляційного господарського суду від 30.01.17 р. у справі № 911/750/16).

Судам у даному випадку не важливо, які у сторін особисті відносини, що підприємство має усталену звичку і проставляє на усіх договорах факсиміле, що директор хворів і не зміг виїхати до офісу для підписання угоди. Головне, що говорить законодавство: для застосування факсимільного відтворення підпису під час оформлення правочинів, здійснення інших господарських операцій сторони повинні дійти взаємної згоди та зафіксувати її, зокрема, у додатках до договору або у спеціальній письмовій угоді, де відображаються зразки оригінального (рукописного) та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК).

Отже, суди не дозволяють відхилятися від установленого порядку.

Висновки

Для застосування факсиміле під час оформлення правочинів, здійснення інших господарських операцій сторони повинні дійти взаємної згоди та зафіксувати її, зокрема, шляхом укладення окремої письмової угоди з наведенням зразків оригінального (рукописного) і факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін. Тільки за таких обставин використання факсиміле буде законним та не призведе до негативних наслідків.

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Статті за темою
07.07.2025
Чи можна використовувати факсиміле замість підпису в разі укладення договору оренди землі
Хочете використати факсиміле для укладення договору оренди земельної ділянки? Дізнайтеся, за яких умов це можливо. У статті розповімо, чи може сільгосппідприємство, яке планує укласти договір оренди земельної ділянки, використати для його підписання факсиміле. Запитання – відповіді Які обмеже...
13.06.2025
Позовна давність у договірних відносинах: з 04.09.2025 перебіг строків поновиться!
У статті розглянуто, на який період було припинено перебіг строків позовної давності, установлених Цивільним кодексом, з якого моменту його буде поновлено у зв'язку з прийняттям нового закону, а також на прикладах показано, як розрахувати строк позовної давності з огляду на призупинення на період ка...
06.06.2025
Чи можна здавати в оренду приміщення, яке було надано в позичку
Вам надали в позичку приміщення? Дізнайтесь, чи можете ви його передати в оренду. У статті розглянемо, чи має право підприємство передавати в оренду нежитлове приміщення, яке було отримано ним за договором позички. Запитання – відповіді Підприємство уклало договір безплатного користування не...
Популярне
18.07.2025
Тракторист-машиніст в сільському господарстві: як правильно прописати посаду?
У штатному розписі сільськогосподарського підприємства є посада «тракторист-машиніст». Відповідний запис зроблено у трудовій книжці працівника. Чи є правильною ця назва і чи матиме працівник право на пільгову пенсію? А як бути, якщо працівник, у трудовій книжці якого зроблено неточний з...
27.06.2025
Агропідприємство заправляє техніку підрядників: як уникнути акцизних ризиків
В даній консультації розглянемо, якими чином агропідприємтва можуть заправляти техніку підрядників,  щоб такі дії не визнали реалізацією пального. Досить часто для виконання тих або інших сільськогосподарських робіт агропідприємства вимушені залучати до роботи підрядників. Згідно із Цивільним к...
27.05.2025
На підприємстві змінився директор: 7 запитань із практики
У статті розглянуто питання, що виникають у підприємства у разі зміни директора. Запитання стосуються оформлення трудових відносин, реєстрації зміни директора в ЄДР, інформування податкового органу, контрагентів та оформлення електронного підпису. Акценти цієї статті: Чи потрібно реєструвати інфо...
Нове
25.07.2025
Як оформити маркетингові послуги без податкових ризиків
Як правильно оформити маркетингові послуги, щоб уникнути претензій податківців? Ми  розглянемо ключові ознаки, ризики та наведемо готові формулювання для договорів та актів, а також зразок наказу. Маркетинг і просування в обліку: як правильно відобразити витрати й уникнути податкових ризиків Ма...
25.07.2025
Як виправити помилку, якщо податкову накладну виписано на покупця-неплатника, а він виявився платником ПДВ
У статті розглянемо, як виправити помилку, якщо постачальник виписав податкову накладну покупцеві як неплатнику, а згодом виявилося, що він є платником ПДВ. Нерідко на практиці трапляється така ситуація. Покупець не повідомив постачальника, що він є платником ПДВ, і постачальник виписав податкову на...
22.07.2025
Чи потрібно оформлювати рішення засновників ТОВ/ФГ для розірвання договору суборенди
У статті розповімо, чи необхідно оформлювати рішення засновників ТОВ/ФГ, якщо договір суборенди припиняється достроково. У статті на прикладі двох практичних ситуацій розглянемо, чи слід отримувати попередню згоду засновників ТОВ/членів фермерського господарства для розірвання договору суборенди зем...
Кращі матеріали
Центр сповіщень