Факсиміле замість підпису: секрет правильного використання

Для кого ця стаття: для всіх сільгосппідприємств.

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як використовувати факсимільне відтворення підпису під час укладання договорів із контрагентами та у власних внутрішніх документах, якою є позиція суду стосовно неналежного застосування факсиміле в договорах.

Сучасне підприємство має багато документів, які підписує директор (керівник). У такому разі, з точки зору економії часу, досить зручно використовувати факсиміле. Утім мало хто розбирається, як його законно застосовувати. Тому в консультації розглянемо порядок використання факсимільного відтворення підпису та думку суду із цього питання.

Використання факсиміле в договорах із контрагентами

Порядок використання факсиміле регулюється, зокрема:

• ст. 207 Цивільного кодексу (далі – ЦК);
• ст. 12 Закону від 03.09.15 р. № 675-VIII «Про електронну комерцію».

Основне правило, яке визначено в обох нормах, звучить так: використання у разі вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Чому так важливо дотримуватися цього правила? Тому що в разі підписання договору неналежним чином, договір уважається неукладеним у письмовій формі (ст. 207, 208, 218 ЦК).

Слід зазначити, що недотримання письмової форми договору не означає його автоматичної недійсності. Адже обов’язкова письмова форма установлена не для всіх договорів.

Договір, для якого законом не передбачена обов’язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків (ч. 2 ст. 205 ЦК). Це може підтверджуватися письмовими доказами (електронними та паперовими листами), а також поясненнями сторін. Тобто сторони вели перемовини та є листи, які підтвердять їхню домовленість.

Крім того, договір, який згідно із законом уважається недійсним у разі недотримання письмової форми, за наявності спору між сторонами може бути визнаний судом дійсним. Це правило діє, якщо замість письмового укладено усний договір та одна зі сторін вчинила дію, а друга підтвердила її вчинення, зокрема, прийнявши її виконання (ч. 2 ст. 218 ЦК). Тобто сторони не уклали як належить письмовий договір, а домовилися усно, але кожна сторона вчиняє дії, які розцінюються як визнання правовідносин (виконує роботи, оплачує їх тощо).

Використання факсиміле на внутрішніх документах

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 163-2003» (далі – Стандарт № 163) використовується для створення організаційно-розпорядчих документів (листи, накази, розпорядження, положення, протоколи тощо) підприємствами, установами, організаціями усіх форм власності. Стандарт № 163 не передбачає застосування аналога власноручного підпису під час складання та погодження внутрішніх документів по підприємству.

Проте ЦК має вищу юридичну силу, тому, аби застосовувати факсиміле у внутрішніх документах підприємства, можна розробити внутрішнє положення про порядок ведення діловодства на підприємстві. У цьому положенні слід визначити порядок та спосіб використання факсиміле (на яких саме документах, хто відповідальний, хто проставляє). Тоді у підприємства буде право застосовувати факсиміле на внутрішніх документах.

Що говорить судова практика

Коли правовідносини між сторонами тільки виникають, ніхто не має претензій один до одного. Але хто знає, що буде через деякий час. Судова практика містить спори стосовно визнання договору неукладеним через його підписання за допомогою факсимільного відтворення підпису (див. постанови ВГСУ від 19.05.10 р. у справі № 2/82-09, від 09.06.15 р. у справі № 920/1148/14, постанову Київського апеляційного господарського суду від 30.01.17 р. у справі № 911/750/16).

Судам у даному випадку не важливо, які у сторін особисті відносини, що підприємство має усталену звичку і проставляє на усіх договорах факсиміле, що директор хворів і не зміг виїхати до офісу для підписання угоди. Головне, що говорить законодавство: для застосування факсимільного відтворення підпису під час оформлення правочинів, здійснення інших господарських операцій сторони повинні дійти взаємної згоди та зафіксувати її, зокрема, у додатках до договору або у спеціальній письмовій угоді, де відображаються зразки оригінального (рукописного) та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК).

Отже, суди не дозволяють відхилятися від установленого порядку.

Висновки

Для застосування факсиміле під час оформлення правочинів, здійснення інших господарських операцій сторони повинні дійти взаємної згоди та зафіксувати її, зокрема, шляхом укладення окремої письмової угоди з наведенням зразків оригінального (рукописного) і факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін. Тільки за таких обставин використання факсиміле буде законним та не призведе до негативних наслідків.