Факсимиле вместо подписи: секрет правильного использования

Для кого эта статья: для всех сельхозпредприятий.

Из этой статьи вы узнаете: как использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров с контрагентами и в собственных внутренних документах, какова позиция суда относительно ненадлежащего применения факсимиле в договорах.

Современное предприятие имеет много документов, которые подписывает директор (руководитель). В таком случае, с точки зрения экономии времени, довольно удобно использовать факсимиле. Впрочем, мало кто разбирается, как его законно применять. Поэтому в консультации рассмотрим порядок использования факсимильного воспроизведения подписи и мнение суда по этому вопросу.

Использование факсимиле в договорах с контрагентами

Порядок использования факсимиле регулируется, в частности:

• ст. 207 Гражданского кодекса (далее – ГК);
• ст. 12 Закона от 03.09.15 г. № 675-VIII «Об электронной коммерции».

Основное правило, которое определено в обеих нормах, звучит так: использование в случае совершения сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях, установленных законом или с письменного согласия сторон, в которой должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Почему так важно соблюдать это правило? Потому что в случае подписания договора ненадлежащим образом договор считается незаключенным в письменной форме (ст. 207, 208, 218 ГК).

Следует отметить, что несоблюдение письменной формы договора не означает его автоматической недействительности. Ведь обязательная письменная форма установлена не для всех договоров.

Договор, для которого законом не предусмотрена обязательная письменная форма, считается совершенным, если поведение сторон удостоверяет их волю до наступления соответствующих правовых последствий (ч. 2 ст. 205 ГК). Это может подтверждаться письменными доказательствами (электронными и бумажными письмами), а также объяснениями сторон. То есть стороны вели переговоры и есть письма, которые подтвердят их договоренность.

Кроме того, договор, который согласно закону считается недействительным в случае несоблюдения письменной формы, при наличии спора между сторонами может быть признан судом действительным. Это правило действует, если вместо письменного заключен устный договор и одна из сторон совершила действие, а вторая подтвердила его совершение, в частности, приняв его выполнение (ч. 2 ст. 218 ГК). То есть стороны не заключили как положено письменный договор, а договорились устно, но каждая сторона совершает действия, которые расцениваются как признание правоотношений (выполняет работы, оплачивает их и т. п.).

Использование факсимиле на внутренних документах

Национальный стандарт Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ДСТУ 163-2003» (далее – Стандарт № 163) используется для создания организационно-распорядительных документов (письма, приказы, распоряжения, положения, протоколы и т. п.) предприятиями, учреждениями, организациями всех форм собственности. Стандарт № 163 не предусматривает применения аналога собственноручной подписи при составлении и согласовании внутренних документов по предприятию.

Однако ГК имеет высшую юридическую силу, поэтому, чтобы применять факсимиле во внутренних документах предприятия, можно разработать внутреннее положение о порядке ведения делопроизводства на предприятии. В этом положении нужно определить порядок и способ использования факсимиле (на каких именно документах, кто ответственный, кто проставляет). Тогда у предприятия будет право применять факсимиле на внутренних документах.

Что говорит судебная практика

Когда правоотношения между сторонами только возникают, никто не имеет претензий друг к другу. Но кто знает, что будет спустя некоторое время. Судебная практика содержит споры относительно признания договора незаключенным из-за его подписания с помощью факсимильного воспроизведения подписи (см. постановления ВХСУ от 19.05.10 г. по делу № 2/82-09, от 09.06.15 г. по делу № 920/1148/14, постановление Киевского апелляционного хозяйственного суда от 30.01.17 г. по делу № 911/750/16).

Судам в данном случае не важно, какие у сторон личные отношения, что предприятие имеет устоявшуюся привычку и проставляет на всех договорах факсимиле, что директор болел и не смог выехать в офис для подписания соглашения. Главное, что говорит законодательство: для применения факсимильного воспроизведения подписи при оформлении сделок, осуществлении других хозяйственных операций стороны должны прийти к взаимному согласию и зафиксировать его, в частности, в приложениях к договору или в специальном письменном соглашении, где отражаются образцы оригинальной (рукописной) и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон (ч. 3 ст. 207 ГК).

Итак, суды не позволяют отклоняться от установленного порядка.

Выводы

Для применения факсимиле при оформлении сделок, осуществлении других хозяйственных операций стороны должны прийти к взаимному согласию и зафиксировать его, в частности, путем заключения отдельного письменного соглашения с приведением образцов оригинальной (рукописной) и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон. Только при таких обстоятельствах использование факсимиле будет законным и не приведет к негативным последствиям.