Річна інвентаризація – 2017: що потрібно знати

20.09.2017 64165 0 11

Акценти статті:

правила організації та проведення інвентаризації;
вимоги до інвентаризаційних документів;
відповідальність за організацію та проведення річної інвентаризації.

Обов’язковість річної інвентаризації

Як відомо, інвентаризація активів і зобов’язань – це передбачений законом спосіб їх перевірки та документального підтвердження, необхідний для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності (п. 6 ст. 145 Господарського кодексу; п. 1 ст. 10 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон № 996).

Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку. Тому проведення інвентаризації є обов’язковим перед складанням річної фінзвітності. Адже це передбачено нормами:

ч. 1 ст. 10 Закону № 996;
п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879 (далі – Положення № 879);
п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419.

Тому щорічно всі підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію своїх активів і зобов’язань.

Основними нормативними документами, якими слід керуватися сільгосппідприємствам під час проведення інвентаризації та оформлення її результатів, є:

Положення № 879;
Інструкція про порядок прийняття, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах та організаціях України, затверджена спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держспоживстандарту від 20.05.08 р. № 281/171/578/155;
Методичні рекомендації з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств із додатка до листа Мінагрополітики від 04.12.03 р. № 37-27-12/14023 (далі – Методрекомендації № 14023).

Об’єкти інвентаризації

Річна інвентаризація має бути суцільною (п. 6 розд. 1 Положення № 879). Тобто інвентаризацією охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, які передано у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.

Перевірці також підлягають активи та зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи та зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.

Строки проведення

За загальним правилом, установленим п. 10 розд. І Положення № 879, інвентаризацію слід провести у тримісячний строк до дати річного балансу, тобто з 1 жовтня до 31 грудня 2017 року включно. Проте є ще рекомендовані Мінагрополітики строки для проведення інвентаризації специфічних для сільгосппідприємства активів. Систематизуємо їх у табл. 1.

Таблиця 1. Строки та періодичність проведення річної інвентаризації активів і зобов’язань

№ з / п	Об’єкт інвентаризації	Строк проведення	Періодичність проведення
1	2	3	4
Відповідно до Положення № 879 (п. 10 розд. І)
1	Земельні ділянки, будівлі, споруди, інші об'єкти нерухомості	Протягом трьох місяців до дати річного балансу (з 1 жовтня до 31 грудня)	Один раз на три роки*
2	Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій та об'єктів основних засобів, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством)		Щороку
3	Запаси (крім незавершеного виробництва, напівфабрикатів та матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством), поточні біологічні активи)
4	Поточні біологічні активи
5	Дебіторська і кредиторська заборгованість
6	Доходи та витрати майбутніх періодів
7	Інші зобов'язання
8	Незавершені капітальні інвестиції	Протягом двох місяців до дати річного балансу (з 1 листопада до 31 грудня)	Щороку
9	Незавершене виробництво
10	Напівфабрикати
11	Фінансові інвестиції
12	Кошти
13	Кошти цільового фінансування
14	Забезпечення
15	Розрахунки з бюджетом
16	Відрахування з ЄСВ
17	Об’єкти основних засобів, зокрема автомобілі, річкові і морські судна, які відбувають у тривалі рейси	До їх тимчасового вибуття, але до дати балансу	Щороку
18	Інші ТМЦ, що знаходяться поза підприємством на дату проведення інвентаризації	До їх тимчасового вибуття, але до дати балансу	Щороку
19	Інструменти, пристосування, інвентар	Протягом двох місяців до дати річного балансу (з 1 листопада до 31 грудня)	Протягом 3 років в обсязі понад 30 % об'єктів щорічно
20	Бібліотечні фонди**	За рішенням керівника може проводитися протягом року згідно з установленим графіком	Щороку
21	Дорогоцінні метали в обладнанні, приладах	Одночасно з такими активами	Щороку
Відповідно до п. 1.4 Методрекомендацій № 14023
22	Незавершене виробництво у рослинництві	Станом на 1 листопада слід провести інвентаризацію	Щороку
23	Продукція сільгоспвиробництва (за винятком кормів, насіння, шкірота хутросировини, готових виробів, продукції промислових та інших виробництв і господарств)	Не пізніше 1 грудня	Щороку
24	Корми
25	Насіння
26	Мінеральні та органічні добрива
27	Гербіциди, пестициди та інші засоби захисту рослин
28	Напівфабрикати власного виробництва	Перед складанням річних звітів на 31 грудня	Щороку
29	Незавершене виробництво в промислових, допоміжних, інших виробництвах і господарствах
30	Доросла продуктивна та робоча худоба
31	Молодняк тварин, тварини на відгодівлі
32	Птиця, кролі, звірі
33	Плодові та ягідні розсадники та насадження	До настання зими (у IV кварталі)	Щороку
34	Бджолосім’ї	Восени	Щороку
* Це правило не поширюється на нерухоме майно держпідприємств, їх об'єднань, установ та організацій, у т. ч. те, що передано в оренду, концесію, та держмайно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизацїї. Їх інвентаризацію проводять відповідно до Методики проведення інвентаризації об'єктів державної власності, затвердженої постановою КМУ від 30.11.05 р. № 1121, та Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.93 р. № 158. ** За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитися протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць.

Хто займається інвентаризацією

Для проведення інвентаризації на підприємстві створюється інвентаризаційна комісія згідно з розпорядчим документом керівника. Це може бути наказ або розпорядження (п. 1 розд. ІІ Положення № 879), у якому також затверджуються об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації (п. 3 розд. ІІ Положення № 879).

До інвентаризаційної комісії слід включити (п. 1 розд. II Положення № 879:

представників апарату управління підприємства;
працівників бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності – фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах);
досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів тощо).

За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені члени ревізійної комісії господарського товариства.

Якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації, то для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання та виробництва створюють робочі інвентаризаційні комісії. Вимоги до їх складу викладено в п. 2.1 розд ІІ Положення № 879. Також можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії.

У такому разі функції комісій розмежовують (п. 2.5 розд ІІ Положення № 879) таким чином:

Таблиця 2. Функції інвентаризаційної та робочих інвентаризаційних комісій

№ з / п	Інвентаризаційна комісія	Робоча інвентаризаційна комісія
1	2	3
1	Організовує проведення інвентаризацій	Здійснює інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва
2	Здійснює інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій	Бере участь разом із бухгалтерською службою у визначенні результатів інвентаризації та розробляє пропозиції щодо заліку нестач і лишків з пересортиці, а також зі списання нестач у межах норм природного убутку
3	Здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника підприємства	Оформлює протокол із зазначенням у ньому інформації, що вимагається для складання протоколу інвентаризаційної комісії
4	Перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання
5	Проводить повторну інвентаризацію у разі встановлення серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках за рішенням керівника підприємства
6	Розглядає причини виявлених нестач і втрат від псування активів, формує пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відображає відповідну інформацію у протоколі

Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Це може бути і головний бухгалтер. Зверніть увагу: забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні в тих самих матеріально відповідальних осіб (далі – МВО), одного й того самого працівника два роки підряд (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).

МВО до складу інвентаризаційної комісії не включають, оскільки вони є особами, що перевіряються (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879). Проте МВО зобов’язані бути присутніми під час перевірки (п. 1 розд. II Положення № 879): вони дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано. Крім того, за потреби МВО мають надавати письмові пояснення (у разі виявлення нестачі, псування цінностей, які знаходяться на відповідальному зберіганні).

У п. 1 розд. ІІ Положення № 879 передбачено, що інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та в присутності МВО. Тож якщо член інвентаризаційної комісії не може з певних причин узяти участь у її роботі, він має бути замінений (до складу комісії мають бути внесені зміни).

У листі Мінфіну від 15.12.03 р. № 31-04200-30-23/191 зазначено, що керівник підприємства або інша посадова особа, яка затвердила склад інвентаризаційної комісії, відповідним розпорядчим документом може здійснити заміну голови інвентаризаційної комісії в разі, якщо відсутність раніше призначеного голови викликана, зокрема, його хворобою, відрядженням.

Крім того, згідно з п. 18 розд. ІІ Положення № 879 відповідальність за повноту та точність унесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів та документів, цінних паперів та заборгованості у розрахунках несуть усі члени робочих інвентаризаційних комісій.

У штаті підприємства значиться одна особа – директор. Як у такому разі провести інвентаризацію?

Прямих розпоряджень для подібної ситуації законодавство не дає. Однак серед форм ведення бухобліку на підприємстві законодавством передбачено й самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства (ч. 3, 4 ст. 8 Закону № 996). Тож наявність у штаті єдиного працівника не звільняє підприємство від обов’язку проведення інвентаризації. Але ми вважаємо: якщо на підприємстві працює лише один керівник, то цілком імовірно, що інвентаризаційна комісія складатиметься лише з нього. У листі Мінфіну від 27.05.14 р. № 31-08410-0-29/12918 знаходимо підтвердження: у такій ситуації керівник підприємства може затвердити відповідним розпорядчим документом склад постійно діючої комісії з однієї особи або включити в комісію фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором.

Порядок проведення

Будь-яка інвентаризація, у тому числі й річна, складається з декількох етапів (див. табл. 3).

Таблиця 3. Етапи інвентаризації

№ з / п	Етап інвентаризації	Характеристика
1	2	3
1	Організаційний	Видається відповідний наказ (розпорядження) про проведення річної інвентаризації, у якому відображаються основні організаційні моменти, що стосуються процедури, а саме: строки початку та закінчення, об’єкти інвентаризації, місця проведення, склад інвентаризаційної комісії, яка безпосередньо займається перевіркою, тощо. Перед початком проведення інвентаризації членам інвентаризаційної комісії вручається наказ (розпорядження), а головам – також контрольний пломбіратор
2	Підготовчий	До початку інвентаризації: – перевіряється справність усіх ваговимірювальних приладів; – завершується обробка всіх документів щодо руху активів та формуються останні на момент проведення інвентаризації реєстри прибуткових та видаткових документів або звітів про рух активів; – визначаються залишки на дату інвентаризації; – активи групуються, розсортовуються та розкладаються за назвами, сортами, розмірами в порядку, зручному для підрахунку; – голова інвентаризаційної комісії (робочої комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із записом «До інвентаризації на (дата)»; – бухгалтерія на підставі завізованих головою комісії документів визначає залишок активів на початок інвентаризації за даними обліку; – МВО надаються в інвентаризаційних описах розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані до бухгалтерії, усі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані
3	Перевірка фактичної наявності	Це головний етап інвентаризації, у ході якого перевіряється наявність матеріальних цінностей, їх стан, порядок зберігання: – комісія у присутності МВО визначає фактичну наявність активів шляхом обов’язкового підрахунку, переважування, обміру; – усі відомості про об’єкти перевірки інвентаризаційна комісія відображає в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації); – інвентаризаційні описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО; – у кінці інвентаризаційного опису МВО дає розписку, що підтверджує: проведення перевірки в їх присутності; відсутність претензій до роботи комісії; прийняття на відповідальне зберігання перелічених в описі активів. Якщо інвентаризацію у приміщенні неможливо завершити за один день, голова комісії має залишити в цьому приміщенні інвентаризаційний опис та опечатати його пломбіратором
4	Зіставлення фактичної наявності з даними бухобліку	Після закінчення перевірки: – оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії; – бухгалтерія перевіряє всі підрахунки. На останній сторінці робиться відмітка про перевірку цін, таксування та підрахунки результату за підписами осіб, які проводили перевірку; – результати інвентаризації звіряються з даними бухобліку. Для цього дані бухобліку проставляють навпроти відповідних даних інвентаризаційних описів. І шляхом зіставлення визначають розбіжності між даними інвентаризації та бухобліку; – у разі виявлення розбіжностей (лишків, нестач, пересортиць) складають звіряльні відомості
5	Аналіз та оформлення результатів	На цьому етапі узагальнюються результати інвентаризації: – інвентаризаційна комісія на своєму засіданні розглядає всі документи, що є в неї, робить висновки і приймає відповідні рішення; – підсумки засідання оформлюються протоколом, який затверджується керівником підприємства у 5-денний строк; – затверджені результати інвентаризації відображаються в бухобліку підприємства в місяці її закінчення, але не пізніше грудня звітного року; – за необхідності працівників підприємства, винних у недостачі або псуванні цінностей, притягають до матеріальної відповідальності

Форми інвентаризаційних документів та правила їх оформлення

Положення № 879 не встановлює типових форм інвентаризаційних документів. Як зазначено в п. 14 розд. II цього документа, інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюють відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Тож підприємства, розробляючи інвентаризаційні документи, можуть узяти за базу:

форми первинної облікової документації для підприємств та організацій, затверджені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. № 241 (див. листи Держкомстату від 26.05.04 р. № 03-04-05/41 і від 30.01.03 р. № 03-04-05/18);
типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572. Вони обов’язкові для застосування бюджетними установами, а інші суб’єкти господарювання можуть їх використовувати за бажанням. На це прямо вказує п. 2 зазначеного наказу. При цьому ніщо не забороняє включати до інвентаризаційних форм інші реквізити, якщо цього вимагає специфіка діяльності підприємства;
спеціалізовані форми, наведені в додатках до Методрекомендацій № 14023.

Можна взагалі не прив’язуватись до встановлених форм і документувати процес інвентаризації на самостійно виготовлених бланках (лист Держкомстату від 15.07.10 р. № 14/2-18/72).

В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) помарки та підчистки не допускаються. На це вказує п. 17 розд. ІІ Положення № 879. Якщо ж усе-таки виникла потреба виправити помилку, слід закреслити неправильний запис і написати над ним правильний. Причому таке виправлення слід зробити в усіх примірниках документа. Виправлення мають бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО.

Правильно оформлені та підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в обліку результатів інвентаризації.

Відповідальність за непроведення (неналежне проведення) річної інвентаризації

Оскільки проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності є обов’язковим, звітність, не підтверджена інвентаризацією, може бути кваліфікована як неправильна й недостовірна. Це, у свою чергу, загрожує негативним наслідками. Якими саме – розглянемо далі.

Випадки непроведення (або неналежного проведення) річної інвентаризації підпадають під дію норм КУпАП, а саме:

ст. 164² (порушення законодавства з фінансових питань) передбачає відповідальність, зокрема, за внесення неправдивих даних до фінзвітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей. Штраф становить від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.). Ті самі дії, вчинені особою, на яку протягом року було накладено адмінстягнення за правопорушення, зазначене в ч. 1 цієї статті, тягнуть за собою штраф від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн.);
ст. 186³ передбачає покарання, зокрема, за подання органам Держстату недостовірних даних для проведення держстатспостережень. Такі дії тягнуть за собою штраф з посадових осіб підприємства – від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.). Ці самі дії, вчинені повторно протягом року після накладення адмінстягнення, призведуть до штрафу на посадових осіб у розмірі від 15 до 20 НМДГ (від 255 до 340 грн.).

Розглядають такі справи й накладають адмінсанкції:

у першому випадку – орган державного фінконтролю (Державна аудиторська служба);
другому – органи Держстату.

Водночас доказом виявлення адмінпорушень є складений належним чином адмінпротокол. А право на його складання мають лише уповноважені особи органів внутрішніх справ, а саме Національної поліції (ст. 255 КУпАП, лист МВС від 25.09.09 р. № 18401/ВР). Тому малоймовірно, що поліцейські «копатимуть» у цій справі.

Також, проаналізувавши ст. 2 Закону від 26.01.93 р. № 2939-XII «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», доходимо висновку, що Держаудитслужба може «дотягнутися» лише до держорганів або держпідприємств, або до підприємств, що мають справу з бюджетними коштами та/або майном. Аналогічний висновок випливає і з положень самого Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою КМУ від 03.02.16 р. № 43.

Тож напрошується висновок, що керівники підприємств приватної форми власності, які не фінансуються з боку держави, не можуть бути покарані на підставі норм cт. 1642 КУпАП. Водночас радимо не зловживати цим фактом і проводити річну інвентаризацію згідно з вимогами законодавства.

Висновки

На обов’язковість проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності вказує як Закон № 996, так і «інвентаризаційне» Положення № 879. Річ у тім, що інвентаризація дозволяє перевірити й документально підтвердити наявність, стан та оцінку власних активів і зобов’язань підприємства, а також цінностей, що йому не належать, але обліковуються в позабалансовому обліку. Тобто за допомогою інвентаризації ви можете впевнитися у правильності даних бухобліку та достовірності складеної на підставі цих даних фінансової звітності

Непроведення інвентаризації може спричинити для підприємства неприємні наслідки: чи адміністративне покарання у вигляді штрафу, чи втручання судових органів. Тож радимо виконувати свій обов’язок щодо здійснення інвентаризації. Таким чином і проблем можна уникнути, і дані бухгалтерського обліку вкотре перевірити.

На цьому організаційні аспекти річної інвентаризації завершуються. Однак сама інвентаризація лише починається.

Про особливості інвентаризації окремих груп активів та зобов’язань, документальне оформлення процедури, а також облік і оподаткування її результатів читайте:

«Інвентаризація незавершеного виробництва»
«Інвентаризація розрахунків за товари, роботи, послуги»
«Відображаємо результати інвентаризації на рахунках бухобліку»
«Оподаткування інвентаризаційних різниць»
«Матеріальна відповідальність працівників за шкоду, заподіяну підприємству»

інвентаризація на підприємстві запаси інвентаризація основних засобів НМА інвентаризація НМА інвентаризація запасів штраф відповідальність інвентаризаційний опис документальне оформлення інвентаризаційна комісія основні засоби акт інвентаризації інвентаризація активів строки інвентаризації