Доцільність використання системи мотивації на базі KPI для підприємств агробізнесу

Про що ви дізнаєтеся: у статті розглянуто переваги та можливість запровадження системи мотивації на базі ключових показників ефективності (KPI), у рамках якої стає можливим прив’язати оплату праці співробітників до досягнутих результатів. Розкрито правила вибору та розрахунку показників ефективності, на які слід орієнтувати співробітників для досягнення стратегічних цілей компанії та задоволення персоналу.

Мотивація персоналу агросектора

Кожний керівник у своїй роботі стикався із ситуацією, коли співробітники, які отримували як заробітну плату фіксований оклад, виявляються орієнтовані на формальне виконання своїх посадових обов’язків без мотивації на розвиток і підвищення ефективності роботи.

Доведено, що ефективність роботи підприємств, у тому числі сільськогосподарських, залежить від рівня мотивації персоналу.

На сьогодні при дослідженні завдань, що стоять перед аграрним сектором економіки, мало уваги приділяється мотивації – одному з головних факторів підвищення продуктивності праці. Вирішуючи виробничі проблеми, керівники підприємств забувають про задоволеність персоналу. Незадоволеність співробітників своєю мотивацією призводить до зниження продуктивності праці, і, як наслідок, погіршується ефективність виробництва.

Для підвищення задоволеності персоналу сільськогосподарських підприємств необхідно сформувати такий організаційно-економічний інструмент управління мотивацією співробітників, який буде ґрунтуватися на взаємному досягненні цілей підприємства та працівників. Адже мотивований співробітник приносить більший прибуток організації в порівнянні з тим, який працює «від дзвінка до дзвінка».

Основними видами стимулювання персоналу є матеріальна винагорода та додаткові стимули, а основою матеріальної винагороди співробітника – заробітна плата.

На сьогоднішній день керівництво компаній зацікавлене в підвищенні ефективності роботи своїх співробітників. За результатами дослідження видання «Harvard Business Review» (щомісячний науково-популярний журнал, присвячений різним питанням управління бізнесом) у середньостатистичній компанії 5 % співробітників працюють доб­ре; 5–7 % – працюють погано; 88–90 % – здатні ефективно працювати за певних умов, а саме: при правильній постановці цілей та контролі виконання завдань.

Виникає запитання: як визначити, що співробітник знає мету, уміє розподіляти час на завдання, виставляти пріоритети та докладає зусиль для досягнення результату?

Вирішити дане завдання можливо, використовуючи систему ключових показників ефективності (англ. Key Performance Indicators, KPI), яка останнім часом стала популярною в національних компаніях.

Упровадження системи KPI

Закордонні компанії мають великий досвід використання показників ефективності в управлінні компанією. Ще в 1954 році Пітер Друкер увів і популяризував систему «Управління по цілях» (англ. Management by Objectives, MBO – процес узгодження цілей усередині організації, при якому керівництво та співробітники розділяють і розуміють цілі компанії). Невід’ємною частиною концепції MBO є вимірники (показники). У таких країнах, як Корея, Сінгапур, Гонконг, Японія, Малайзія, Німеччина та США, система KPI є не просто концепцією управління, а основою для роботи всіх компаній.

В Україні система KPI почала застосовуватися декілька років тому, і не всі керівники усвідомлюють, навіщо та як її використовувати в роботі. У менеджерів, які встигли випробувати даний інструмент на практиці, існують протилежні думки: одні керівники бачать у концепції KPI засіб вирішення управлінських і мотиваційних завдань, інші – сумніваються в користі.

На сьогоднішній день більшість сільськогосподарських компаній не використовують систему КРI, тому що її практичне застосування викликає певні утруднення в менеджерів. Водночас керівництво підприємств розуміє важливість установлення показників і критеріїв для досягнення цілей. Дані обставини обумовлені декількома причинами:

• недостатній рівень знань професійної підготовки менеджерів;
• відсутність налагодженої процедури адаптації закордонної методики побудови КРI у національних компаніях;
• опір організаційним змінам з боку частини персоналу.

Такі сільськогосподарські організації для розробки та прийняття управлінських рішень як усередині організації, так і за її межами використовують дані бухгалтерського обліку. Однак цього недостатньо. Тому впровадження та використання KPI на підприємствах агросектора України – це об’єктивна необхідність, яка приведе до розвитку та підвищення економічної спроможності сільськогосподарських організацій.

Розглянемо впровадження KPI на прикладі компанії «Вітмарк-Україна», де успішно впроваджена концепція KPI як досить ефективна система мотивації та стимулювання співробітників. Для того щоб навести для керівництва сільгосппідприємств аргументи на користь упровадження системи KPI в компанії або проти впровадження, необхідно розглянути сутність ключових показників ефективності.

Довідка про компанію: СП «Вітмарк-Україна» ТОВ засноване в 1994 році в Одесі. Основні напрями діяльності – виробництво соків, напоїв, дитячого харчування. Лідер на ринку України в сегменті фруктово-овочевих соків і пюре. Продукція експортується в більш ніж 20 країн світу. Чисельність персоналу близько 1 000 чоловік.

Система KPI – система показників, при використанні якої керівники можуть оцінювати ефективність діяльності підлеглих. Одна із цілей KPI – створити таку атмосферу в компанії, у якій співробітники з різних підрозділів будуть координувати один з одним таким чином, щоб діяльність одного фахівця не заважала і не сповільнювала роботу іншого. Для цього всі співробітники підприємства повинні розуміти, як взаємопов’язані між собою їх особисті обов’язки і стратегічні цілі фірми, прагнути до єдиної мети й ефективно працювати, отримуючи за це винагороду. Упровадження її на підприємствах дає можливість вимірювати результати роботи компанії в цілому, окремих її підрозділів і кожного співробітника, що дозволяє мотивувати персонал на досягнення бажаних результатів.

Застосування KPI в компанії передбачає створення системи ключових показників, що відображають вплив дій кожного співробітника на виконання стратегії компанії. KPI – це певні критерії (індикатори), завдяки яким можна зрозуміти, які дії необхідно виконати для досягнення кінцевої мети та підвищення ефективності діяльності.

Наприклад, якщо кінцева мета – збільшення частки ринку на Х %, то KPI для менеджера із продажів можуть бути такими:

• виконати план продажів не нижче Х грн., або У т/л, або Z %;
• залучити нових клієнтів – не менше Х клієнтів;
• укласти договори із клієнтами на суму не менше Х грн.

Поняття «ключові показники» має на увазі, що з усіх критеріїв, які характеризують роботу співробітника, керівник вибирає тільки ті, які найбільше пов’язані із цілями відділу, підрозділу, у цілому організації.

Таким чином, KPI – це вимірник того, наскільки досягнута поставлена мета, і являє собою інструмент контролю та моніторингу діяльності в цілому компанії за результатами ефективності роботи підрозділу та кожного співробітника організації (див. рис. 1).

На рис. 1 показано, як співвідноситься KPI із цілями, стратегією та розумінням бізнес-проце­сів. На підставі цього можна зробити висновок, що для визначення ключових показників ефективності спочатку необхідно визначити мету.

Основна помилка керівників підприємств, що виникає на етапі впровадження KPI, – використання даного інструмента як мотивації без системи управління по цілях. За результатами KPI кожного співробітника можна здійснювати соціально-справедливий розрахунок заробітної плати. Стандартна мотиваційна формула заробітної плати:

Заробітна плата =
= Фіксована частина (оклад) +
+ Змінна частина.

Якщо змінна складова заробітної плати розраховується за KPI, то зарплата кожного співробітника прив’язана до кінцевого результату, показників його праці, які виражені кількісними (у вигляді часу, грошей, обсягу продукції, кількості людей і т. д.) та якісними (у вигляді рейтингу або балів) коефіцієнтами. Тоді змінна частина заробітної плати мотивує працівника виконувати функціональні обов’язки ефективно та досягати цілей.

Фахівці, які працюють старанно й ефективно, заробляють відповідно більшу винагороду. Такий підхід дозволяє утримувати цінні кадри, а фонд оплати праці стає засобом підвищення ефективності діяльності та мотивації персоналу.

Мотивація на базі KPI

Мотивація, яка формується на базі KPI, може складатися із трьох частин, а саме:

• константної частини – окладу або тарифної ставки (базова фіксована ставка, яка виплачується співробітнику за посадову відповідність і виконання своїх функціональних обов’язків згідно зі штатним розписом або відповідністю співробітника певному Грейду за системою грейдування, прийнятою в компанії);
• змінної частини – частини грошової винагороди, яка прив’язана до результатів діяльності співробітника через KPI. Результат може виражатися як у кількісних, так і в якісних показниках. Для кожного показника KPI повинна бути встановлена вага – відсоток впливу на змінну частину заробітної плати, в сумі – 100 %. Вага того або іншого показника KPI може бути різною і визначається виходячи з важливості цілей, поставлених для конкретного працівника;
• нерегулярних премій – спеціальних разових премій, які виплачуються за успішні ініціативи працівника, виконання робіт, виникнення яких неможливо запланувати заздалегідь (наприклад, за особливі досягнення в роботі або за виконання якісно та в строк важливих і термінових завдань).

На підставі вищесказаного формула розрахунку зарплати на базі KPI приймає вигляд:

Мотивація на базі KPI =
= Фіксована частина (оклад) +
+ Змінна частина [% від окладу або
Планова сума змінної частини х
х (Коефіцієнт KPI₁ х Вага KPI₁ +
+ Коефіцієнт KPI₂ х Вага KPI₂ +
+ Коефіцієнт KPI₃ х Вага KPI₃)] +
+ Нерегулярна премія (якщо вона є).

Умови преміювання враховують особливості досягнення кожного із KPI (змінної частини) і відображають вимоги до виконавця щодо його досягнення. Головні умови, яким повинна відповідати система преміювання (змінна частина) у формуванні зарплати на базі KPI, – це прозорість і зрозумілість її нарахування співробітникам, оскільки вона повинна мотивувати персонал працювати, а не навпаки.

Відповідно до однієї з моделей рівень докладених зусиль працівником визначається цінністю винагороди та ступенем його впевненості в тому, що даний рівень зусиль спричинить певний рівень винагороди (див. рис. 2). А для компанії розміри змінної частини компенсаційного пакета (зарплати) повинні бути економічно обґрунтовані.

Для цього при розробці системи KPI необхідно сформувати критерії, за якими в подальшому буде оцінюватися діяльність персоналу. Звичайно, їх використання має сенс в основному для тих працівників, праця яких найбільше впливає на фінансово-економічні показники підприємства. Система преміювання, що залишилася з тих часів (тарифна сітка, нарахування по стажу роботи та інші показники), на сьогодні стає неактуальною, оскільки не орієнтована на досягнення довгострокових і короткострокових цілей компанії, не має на увазі зворотний зв’язок із працівником і вже не так сильно мотивує молодих спеціалістів.

На підставі вищесказаного виникає запитання: скільки показників KPI необхідно ставити співробітнику та як повинні відрізнятися критерії для різних категорій персоналу, щоб система була ефективною?

Із досвіду роботи в компанії «Вітмарк-Україна» застосовується від 3 до 7 показників KPI для одного співробітника, а саме не більше 7 – для керівника та від 3 до 5 – для співробітників. Основна вимога до показників – це можливість їх виміряти. Для різних категорій персоналу ставлять різні показники KPI (приклади показників наведено в табл. 1 далі).

Таблиця 1

При цьому встановлюються строки виконання показників – місяць, квартал, півроку або рік і визначаються необхідні дії співробітника для досягнення цілей. Щомісячна премія виплачується співробітникам таких підрозділів, як продажу, маркетингу і логістики, тобто співробітникам, чия робота прямо впливає на результати роботи компанії.

Щоквартальне та піврічне преміювання застосовується для мотивації керівників відділів (менеджерів середньої ланки) і співробітників обслуговуючих підрозділів. Річна премія виплачується менеджерам вищої ланки – директорам підрозділів.

Розмір премії (змінної частини) на базі KPI становить від 10 % до 70 % від постійної частини (окладу) і залежить від посади конкретного співробітника та приналежності до того або іншого підрозділу.

Наприклад, квартальна премія (КП) керівника відділу роздрібних продажів розраховуються за загальною формулою

КП = Б х 0,5 х ∑K_i х P_i,

де        Б – базовий посадовий оклад;
            0,5 – постійний коефіцієнт, який показує, що за основу розрахунку розміру премії береться 50 % від величини базового окладу (співвідношення змінної до постійної частини заробітної плати);
            i – кількість коефіцієнтів KPI, використовуваних для оцінки роботи співробітника на даній посаді;
            K_i – коефіцієнт виконання відповідного KPI;
            P_i – питома вага відповідного KPI.

Отже, розрахунок квартальної премії для керівника відділу роздрібних продажів при використанні трьох KPI (KPI1 – виконання плану продажів; KPI2 – відсоток дебіторської заборгованості; KPI3 – кількість нових позицій (торговельних марок), які введені в торговельні точки) буде мати такий вигляд:

КП = Б х 0,5 х
х (К₁ х 0,4 + К₂ х 0,3 + К₃ х 0,3),

де        K₁, К₂, К₃ – коефіцієнти виконання KPI, які визначаються шляхом розрахунку в кінці кварталу. Розрахунок коефіцієнта виконання KPI може видозмінюватися з урахуванням запланованих результатів, доповнюватися новими значеннями;
            0,4; 0,3; 0,3 – питома вага відповідного коефіцієнта.

Наприклад, розрахунок К₁:

К₁ = Фактичне значення плану продажів :
: Планове значення плану продажів х 100 %.

При цьому враховується значення коефіцієнта К₁:

Таблиця 2

При встановленні питомої ваги для показників KPI важливо враховувати: чим значніший критерій для досягнення більш глобальної мети, тим більше його вага; вагу показників KPI необхідно встановлювати, ураховуючи пріоритетність KPI, тобто починати з більш важливих; вага одного показника KPI не повинна бути більше 50 % і менше 5 %.

На підставі проведених досліджень у компанії «Вітмарк-Україна» при діючій системі мотивації на базі KPI ефективність роботи персоналу зросла в середньому на 20–30 %. Співробітники розуміють, що повинні робити та які завдання в бізнесі є пріоритетними в поточний час. Упроваджена система KPI дозволяє керівництву компанії контролювати бізнес-процеси і в разі необхідності вчасно вирішувати виникаючі складності.

Систему KPI створюють зверху вниз, тобто від масштабних цілей компанії до завдань, що стоять перед окремим працівником. KPI переглядають і коригують щокварталу, щоб показники зберігали свою актуальність у рамках ключових відділів, оскільки в організації відбуваються зміни в бізнес-процесах, стратегічних цілях і зовнішньому оточенні. Іноді відбуваються позапланові зміни системи KPI та установлення нових коефіцієнтів (показників) за головними причинами: зміна функціональних обов’язків працівника, необхідність оптимізації існуючих індикаторів ефективності.

Переваги використання інструмента KPI

Розглянемо основні переваги, які отримує компанія при успішному використанні інструмента KPI:

1. Наявність прозорої та об’єктивної системи оцінки роботи співробітників, підприємства та узгодження цілей співробітників зі стратегією компанії. Прозора та об’єктивна система оцінки діяльності збільшує мотивацію працівників до підвищення продуктивності та досягнення стратегічних цілей компанії.

Для цього необхідно дотримуватися критеріїв при встановленні цілей (показників). Показники повинні бути: конкретними, вимірними, досяжними, орієнтованими на результат, обмеженими в часі. У разі якщо при оцінці діяльності співробітників не вдається встановити кількісні показники, необхідно застосовувати якісні. При цьому повинні бути визначені об’єктивні критерії їх оцінки. Також необхідно, щоб KPI відображали суть бізнес-процесів і зв’язок зі стратегією організації.

Тому вимоги до фахівців, які впроваджують концепцію KPI, такі: розуміння специфіки та стратегії підприємства, бізнес-процесів; знання як основ економіки, так і в цілому управління компанією, а також функціональних обов’язків персоналу.

2. Створення системи зворотного зв’язку, що дозволяє кожному працівнику отримувати оцінку своєї діяльності на основі об’єктивних критеріїв. У свою чергу, система зворотного зв’язку дозволить усьому персоналу розуміти, як зміниться система формування заробітної плати. Для цього необхідно навчати лінійних менеджерів навичкам конструктивного зворотного зв’язку.

3. Можливість коригувати дії персоналу протягом року, якщо результати їх роботи менше запланованого рівня або відбулися зміни в бізнес-процесах чи стратегічних цілях компанії або зовнішньому оточенні.

Для цього при встановленні KPI необхідно узгодити з керівництвом і фінансовою службою підприємства методику обчислення показників і закріпити відповідальність за розрахунок кожного показника за одним із функціональних підрозділів або конкретним фахівцем. Зробити це можна в карті KPI, де встановлюються ваги та рівні кожного з них, а також строки виконання та необхідні для цього заходи, а також за допомогою інформаційної системи управлінського обліку, яка дозволяє в автоматичному режимі вести розрахунок KPI.

При всіх достоїнствах системи KPI, викладених у даній статті, потрібно сказати, що це складний інструмент і для запуску його в роботу слід виконати ряд дій, а саме:

1) скласти бюджет витрат на персонал, урахувати індексацію зарплати, кар’єрне зростання і навчання фахівців;

2) розробити та погодити з керівництвом компанії спеціальну документацію: трудові договори, штатний розпис, колективні договори та інші документи, пов’язані з оплатою діяльності співробітників; підготувати карти KPI і визначити методику розрахунку кожного ключового показника, а також урахувати зв’язок цих показників із системою фінансового управління;

3) навчити, донести інформацію до: персоналу компанії – про цілі, завдання та зміну умов роботи; керівників – методику оцінки KPI персоналу. Для навчання, інформування співробітників необхідно виділити час, а в деяких випадках – фінансові і трудові ресурси.

Таким чином, кількість переваг, які отримує підприємство від впровадження системи KPI, набагато більше, ніж складностей, які при бажанні можна вирішити.

Висновки

Обов’язковим фактором для успіху застосування методики ключових показників ефективності в управлінні підприємствами аграрного сектора є інтегрований підхід та участь керівництва, оскільки експерименти можуть обійтися дорого для компанії. Крім того, необхідно залучати персонал сільгосппідприємства в процеси розвитку, починаючи з інформування про важливість і доцільність змін і закінчуючи впровадженням системи KPI у кожному підрозділі та для кожного співробітника компанії.