Учет расходов на проведение корпоративных мероприятий за границей в зависимости от их квалификации

№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Бухгалтерский учет
№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
Подготовка мероприятия
1.1	Перечислена предоплата за изготовление приглашений	Договор, выписка банка	371	311	360,00
1.2	Отражен налоговый кредит по НДС*	Налоговая накладная	641	644	60,00
* Предприятие не считает, что мероприятие, которое можно отнести к представительским, должно обязательно проходить в том месте, где предприятие расположено.
1.3	Получены приглашения	Накладная, акт приемки-передачи	209	631	300,00
1.4	Списаны расчеты по налоговому кредиту по НДС	Накладная, акт приемки-передачи	644	631	60,00
1.5	Отражен взаимозачет задолженностей	Не оформляется	631	371	360,00
1.6	Разосланы приглашения клиентам	Бухгалтерская справка	92	209	300,00
1.7	Оплачен перелет из Украины и обратно в Украину: – сотрудников	Выписка банка	371	311	200 000,00
1.8	– приглашенных клиентов	Выписка банка	371	311	50 000,00
1.9	Курс НБУ (условно) – 32,47 грн. за €1. Получены наличные евро в кассу с инвалютного счета	Выписка банка, ПКО типовой формы № КО-1	302	312	€3 500,00 113 645,00
1.10	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату снятия наличных со счета (курс НБУ на дату поступления инвалюты на счет был равен 32,38 грн. за €1) [€3 500 х (32,47 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	312	714	315,00
1.11	Выданы сотрудникам из кассы наличные как аванс в размере суточных на командировку	Приказ о командировке, РКО типовой формы № КО-2	372	302	€3 500,00 113 645,00
1.12	Курс НБУ (условно) – 32,28 грн. за €1. Перечислена оплата за проживание в гостинице: – сотрудников	Выписка банка	371	312	€12 000,00 387 360,00
1.13	– приглашенных клиентов	Выписка банка	371	312	€3 000,00 96 840,00
1.14	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату перечисления оплаты за проживание [€15 000 х (32,28 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	945	312	1 500,00
2. Проведение мероприятия
2.1	Курс НБУ – 32,35 грн. за €1. Оплачена групповая экскурсия с помощью КПК*	Выписка банка	372	314	€200,00 6 470,00
2.2	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату оплаты стоимости экскурсии (курс НБУ на дату поступления оплаты на счет был равен 32,38 грн. за €1) [€200 х (32,35 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	945	314	6,00
2.3	Курс НБУ – 32,47 грн. за €1. Оплачен концерт с банкетом**	Выписка банка	371	312	€4 200,00 136 374,00
2.4	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату оплаты стоимости концерта с банкетом [€4 200 х (32,47 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	312	714	378,00
3. Подведение итогов мероприятия
3.1	Курс НБУ – 32,86 грн. за €1. Списаны расходы на командировку в виде суточных (применяется курс, действующий на дату выдачи аванса)	Отчет	92	372	€3 500,00 113 645,00
* При учете представительских расходов предприятие ориентируется на внутреннее Положение о составе представительских расходов, разработанное на основании используемых бюджетниками Норм денежных средств на представительские цели и порядка их расходования, утвержденных приказом Минфина от 14.09.10 г. № 1026. А в этом документе указано, что расходы на мероприятия культурной программы считаются представительскими. Поэтому при оплате экскурсии с помощью электронных платежных средств (далее – ЭПС) валютное законодательство не было нарушено. Пункт 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, разрешает с помощью ЭПС использовать денежные средства с текущего инвалютного счета, в частности, при проведении расчетов, связанных с мероприятиями представительского характера. Кроме того, согласно «командировочному» пп. 170.9.1 НК, в сумму облагаемого НДФЛ дохода лица, которое получило и использовало КПК при расчетах, не включаются документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных и безналичных денежных средств, предоставленных под отчет работодателем на организацию приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в рекламных целях. А рекламный характер этого мероприятия был виден из разработанных предприятием документов. ** Предприятие предполагает, что в этом случае невозможно персонифицировать доходы физлиц, т. е. определить базу налогообложения. Хотя бы из этих соображений не удерживались НДФЛ, ВС, а также не начислялся ЕСВ. Кроме того, предприятие считает, что нормы «командировочного» пп. 170.9.1 НК, согласно которому в налогооблагаемый доход командированного физлица включается стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, не имеет отношения к представительским расходам. Тем более что в разработанном предприятием Положении о составе представительских расходов указаны расходы на алкогольные напитки, а значит, существует вероятность отстоять возможность НДФЛ-необложения.
3.2	Списана стоимость проживания в гостинице с питанием: – сотрудников	Счет, квитанция	92	632	€12 000,00 387 360,00
3.3	– приглашенных клиентов (96 840 х 1,219512)*		377	632	€3 000,00 96 840,00
3.3	– приглашенных клиентов (96 840 х 1,219512)*		92	377	118 097,55
3.4	Удержан НДФЛ (118 097,55 х 18 %)*	Бухгалтерская справка	377	641	21 257,55
3.5	Отражен ВС как дополнительные расходы (96 840 х 1,5 %)**	Бухгалтерская справка	92	642	1 452,60
3.6	Отражен взаимозачет задолженностей по проживанию	Не оформляется	632	371	€15 000,00 484 200,00
3.7	Списана стоимость перелета: – сотрудников	Билеты	92	631	200 000,00
3.8	– приглашенных клиентов (50 000 х 1,219512)*		377	631	50 000,00
3.8	– приглашенных клиентов (50 000 х 1,219512)*		92	377	60 975,60
3.9	Удержан НДФЛ (60 975,60 х 18 %)	Бухгалтерская справка	377	641	10 975,60
3.10	Отражен ВС как дополнительные расходы (50 000 х 1,5 %)	Бухгалтерская справка	92	642	750,00
3.11	Отражен взаимозачет задолженностей по перелету	Не оформляется	631	371	250 000,00
3.12	Уплачен НДФЛ в бюджет	Выписка банка	641	311	32 233,15
3.13	Уплачен ВС в бюджет	Выписка банка	642	311	2 202,60
3.14	Списана стоимость экскурсии на расходы	Счет, квитанция	92	632	€200,00 6 470,00
3.15	Отражен взаимозачет задолженностей по экскурсии	Не оформляется	632	372	€200,00 6 470,00
3.16	Списана стоимость концерта с банкетом на расходы	Счет, квитанция	92	632	€4 200,00 136 374,00
3.17	Отражен взаимозачет задолженностей по концерту с банкетом	Не оформляется	632	371	€4 200,00 136 374,00
* Предприятие, конечно, может попытаться доказать проверяющим, что оплату проезда и проживания клиентов, приглашенных на представительское мероприятие, не нужно рассматривать как доход этих гостей, поскольку они приехали по приглашению предприятия – заинтересованной стороны. Однако на практике сделать это сложно. Поэтому предприятие решило не рисковать и начислило облагаемый НДФЛ доход с применением «натурального» коэффициента. В то же время по отношению к своим сотрудникам этот подход не был применен. Ведь получение физлицом определенных благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) не может расцениваться как получение дополнительного блага, если предоставление последних, прежде всего, обусловлено интересом предприятия, а не целью преимущественного удовлетворения личных потребностей такого физлица (см. постановление ВАСУ от 01.06.16 г. № К/800/6133/16 по делу № 826/15514/15). Кстати, тут хорошо видна проблема с квалификацией уплаченного предприятием НДФЛ как дополнительного блага клиентов. Разве что можно попросить клиентов уплатить НДФЛ в кассу предприятия. Но какое предприятие – приглашающая сторона на это пойдет? ** Поскольку при обложении ВС неденежных выплат приглашенным клиентам доход не увеличивается на «натуральный» коэффициент, нет другого источника, из которого уплачивается ВС. В кассу от клиентов ВС тоже вряд ли поступит.

* Предприятие не считает, что мероприятие, которое можно отнести к представительским, должно обязательно проходить в том месте, где предприятие расположено.