Подписывайся на информационную страховку бухгалтера

+38(044)334-62-70

Агро | Школа бухгалтера с/х отрасли

Правила применения первичных документов

Виктория Мервенецкая

23.07.2018

0 6 3648

Семейное фермерское хозяйство: практические советы для председателя и бухгалтера!

Из этой статьи вы узнаете:

о значении первичных документов для семейных фермерских хозяйств (далее – СФХ);
требованиях к их составлению;
нормативных актах, устанавливающих типовые и специализированные формы первичных документов.

Значение первичных документов

Первичные документы – это фундамент, на основе которого осуществляется учет. Ведь согласно ч. 1 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) именно они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. А хозяйственная операция – это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (абзац пятый ст. 1 Закона № 996). Следовательно, СФХ, как и другие субъекты хозяйствования, обязаны подтверждать факт осуществления хозопераций документально.

Кроме бухучета, первичные документы играют определяющую роль в налогообложении – на это указывается в п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК), а также в письмах ГФС (в частности, письмо от 10.02.16 г. № 2759/6/99-95-42-01-15). Налогоплательщикам запрещено формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.

Как предусмотрено п. 121.1 НК, за необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных НК сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий в случае осуществления налогового контроля в случаях, прописанных НК, предусмотрен штраф в размере 510 грн. (при повторном нарушении в течение года – 1 020 грн.).

Не обойтись без первичных документов и в судах при принятии решений в спорах налогоплательщиков с контролирующими органами.

Следовательно, к составлению первичных документов надо подходить ответственно.

Требования к первичным документам

Основные требования к составу и оформлению первичных документов изложены в НК, Законе № 996 и Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2 ст. 9 Закона № 996). Такими документами являются Законы от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 22.05.03 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».

Рассмотрим основные требования к составу и оформлению первичных документов (см. табл. 1).

Таблица 1.
Требования к первичным документам

№ п / п	Требование	Содержание	Чем регламентировано
1	2	3	4
1	Требование подтверждения данных	Налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, на основании первичных документов. Формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, запрещено	Ст. 44 НК
2	Вид	Можно составлять или в бумажной, или в электронной форме. К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте	Ч. 2 ст. 9 Закона № 996
3	Форма	Составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом госвласти. Если законодательством не установлены типовые формы первичных документов, оформление хозопераций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм	П. 2.7 Положения № 88, письмо Минфина от 15.01.15 г. № 31-11410-08-10/871
4	Язык	Оформляются на украинском языке. Если первичные документы составлены на иностранном языке (например, в случае командировки работника за рубеж), то необходим аутентичный перевод на украинском языке	П. 1.3 Положения № 88, письмо Минфина от 05.04.13 г. № 31-08410-07-27/10841, письмо ГФС от 25.12.15 г. № 27700/6/99-95-42-03-15
5	Способ заполнения	Записи должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию	П. 2.10–2.11 Положения № 88
6	Обязательные реквизиты	Название документа (формы); дата составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозоперации, единица измерения хозоперации; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозоперации. Из-за отсутствия обязательного реквизита (например, даты составления) документ могут не признать первичным, и тогда возможен судебный спор с контролирующим органом. Вместе с тем мелкие ошибки в реквизитах, которые не мешают идентифицировать операцию, не должны приводить к таким последствиям. В таких случаях суды, как правило, решают спор в пользу предприятия	Ч. 2 ст. 9 Закона № 996, определение ВАСУ от 19.07.16 г. № К/800/50811/15
7	Дополнительные реквизиты	В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены также: идентификационный код предприятия, учреждения из Госреестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя и т. п.	П. 2.4 Положения № 88
8	Кто имеет право подписывать	Подписывать первичные документы имеет право только лицо, уполномоченное осуществлять эту хозоперацию. Перечень таких лиц утверждается руководителем предприятия в соответствующем приказе (например, отдельным приказом в приложениях к приказу об учетной политике предприятия)	П. 2.5 Положения № 88
9	Печать	Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Вместе с тем ею можно скрепить подпись. Удостоверять подпись на приходных и расходных накладных печатью (при ее наличии у предприятия) не обязательно. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства	П. 2.5 Положения № 88, письмо Минюста от 11.04.14 г. № 2011-0-4-14/8.2
10	Исправление ошибок	По общему правилу в тексте и цифровых данных подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются способом «красного сторно», дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, согласно которому неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается. Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется согласно законодательству	П. 4.1–4.6 Положения № 88
11	Срок хранения	Первичные документы, подтверждающие доходы и расходы предприятия, необходимо хранить не менее 1 095 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы. В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета, а также восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган	П. 44.3–44.5 НК

Что будет, если не составить первичный документ?

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие такие документы (ст. 8 Закона № 996, п. 2.14 Положения № 88).

За нарушения порядка ведения бухучета и в связи с этим – за неправильное оформление первичных документов в ст. 164² КУоАП предусмотрена административная ответственность, а именно штраф в размере:

от 8 до 15 НМДГ;
от 10 до 20 НМДГ – в случае повторного выявления такого же правонарушения в течение года.

А за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, установлены следующие виды юридической ответственности (п. 111.1 НК):

финансовая;
административная;
уголовная.

Как видим, правильное оформление первичных учетных документов – очень важное дело, которое не прощает невнимательности или небрежности.

Формы первичных документов

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Однако если законодательством не установлены типовые и специализированные формы первичных документов для тех или иных операций, то предприятие может разработать бланк самостоятельно, включив в него все обязательные реквизиты первичного документа.

Приведем в таблице перечень действующих нормативных документов, которыми утверждены формы первичных документов для отражения хозяйственных операций по основным объектам учета в СФХ.

Таблица 2.
Нормативное регулирование типовых
и специализированных форм первичных документов

№ п / п	Объект учета	Нормативный документ, которым утверждена форма	Публикации относительно порядка применения и составления форм
1	2	3	4
1	Основные средства	Приказ Минстата от 29.12.95 г. № 352 «Об утверждении типовых форм первичного учета». Приказ Минагрополитики от 27.09.07 г. № 701 «Об утверждении специализированных форм первичных документов по учету основных средств и прочих необоротных активов сельскохозяйственных предприятий и Методических рекомендаций относительно их применения»	«Документальное обеспечение учета основных средств на сельхозпредприятии» – документирование операций с основными средствами. «Требовать ли от арендодателя акт оказания услуг в случае финансовой аренды объекта основных средств?» – документирование финаренды. «Специализированные и типовые формы первичных документов на сельхозпредприятиях» – особенности применения типовых и специализированных форм. «Составляем первичные документы по аренде имущества» – документирование операций по аренде имущества. «Техобслуживание и ремонт cельхозтехники: пошаговый алгоритм бухучета» – оформление первичных документов при техобслуживании и ремонте сельхозтехники
2	Нематериальные активы	Приказ Минфина от 22.11.04 г. № 732 «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов»
3	Биологические активы	Приказ Минагрополитики от 21.02.08 г. № 73 «Об утверждении Методических рекомендаций относительно применения специализированных форм первичных документов по учету долгосрочных и текущих биологических активов»	«Перевод животных из группы в группу: документирование и учет» – о документировании перевода животных из группы в группу. «Специализированные и типовые формы первичных документов на сельхозпредприятиях» – особенности применения специализированных форм. «Учет многолетних насаждений по-новому» – документирование операций с многолетними насаждениями. «Частичная ликвидация многолетних насаждений» – составление первичных документов по ликвидации многолетних насаждений. «Особенности бухучета в птицеводстве» – о документировании операций в птицеводстве
4	Запасы	Приказ Минстата от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов». Приказ Минагрополитики от 21.12.07 г. № 929 «Об утверждении Методических рекомендаций относительно применения специализированных форм первичных документов по учету производственных запасов в сельскохозяйственных предприятиях»	«Специализированные и типовые формы первичных документов на сельхозпредприятиях» – особенности применения типовых и специализированных форм. «Оприходование продукции овощеводства: какими документами оформляется?» – документирование получения продукции овощеводства. «Собираем урожай зерновых: документирование и учет», «Послеуборочная доработка зерна», «Определяем фактическую себестоимость зерна», «Существуют ли нормативы убыли зерна в результате доработки?», «Организация учета на мельнице» – документирование операций по сбору и доработке зерна
5	Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы	Приказ Минстата от 22.05.96 г. № 145 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов»
6	Наличные средства и кассовые операции	Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148	«Новые бланки кассовых документов: заполняем без ошибок» – о порядке заполнения кассовых документов; «Как заполнить кассовые документы в случае выдачи наличности по доверенности?» – об оформлении кассовых документов в случае выдачи наличности по доверенности; «Как составить ПКО при реализации собственной продукции?», «Реализация физлицам собственной продукции со склада: документирование и учет расчетов», «Реализация работ по обработке почвы физлицам: выбираем вариант бухучета и налогообложения» – документирование расчетов с физлицами при реализации продукции, предоставлении услуг; «Как оформить выплату арендной платы за землю и РКО: разъяснение от НБУ» – документирование операций по выплате арендной платы, по внесению наличности в банк; «Заполнение некоторых реквизитов кассовых ордеров и их нумерация: позиции НБУ и ГФС» – дополнение реквизитов кассовых номеров и их нумерация
7	Безналичные расчеты	Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.04 г. № 22	«Документальное оформление реализации продукции с покупателем и заказчиком» – о документировании операций с покупателями и заказчиками
8	Оплата труда	Постановление КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников». Приказ Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда». Приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656 «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника». Приказ Минстата от 27.10.95 г. № 277 «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава»	«Порядок ведения трудовых книжек» – о порядке ведения трудовых книжек
9	Транспортные перевозки (товарно-транспортная накладная – ТТН)	Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (форма ТТН приведена в приложении 7 к Правилам)	«ТТН для сельхозпредприятий» – о порядке применения специализированных для сельхозпредприятий форм ТТН. «Можно ли ТТН заполнять печатным способом, а частично – от руки?» – о способах заполнения ТТН. «Использование ТТН: актуальные акценты» – об основных требованиях и правилах применения ТТН
10	Расходы на командировку (авансовый отчет)	Приказ Минфина от 28.09.15 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»	«Подотчетные средства: выдача, использование, учет» – о правилах составления и представления авансового отчета
11	Инвентаризация	Постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241 (письма Госкомстата от 26.05.04 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.03 г. № 03-04-05/18) (специализированные формы инвентаризационных документов для сельхозпредприятий). Приказ Минфина от 17.06.15 г. № 572 (типовые формы для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации). Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (приложение к письму Минагрополитики от 04.12.03 г. № 37-27-12/14023)	«Годовая инвентаризация – 2017: что нужно знать» – организация инвентаризации, в т. ч. документирование. «Недостача в результате инвентаризации: документальное оформление», «Как инвентаризовать основные средства, содержащиеся с целью продажи?», «Как провести инвентаризацию расчетов с бюджетом?» – документальное оформление инвентаризации основных средств, активов на забалансовых счетах, расчетов с бюджетом

Другие темы:

бухучет ответственность нарушение законодательства административная ответственность уголовная ответственность типовая форма первичный учет документооборот формы документов Фермерское хозяйство финансовая ответственность первичный документ школа бухгалтера семейное фермерское хозяйство школа: бухучет с/х бухучет с/х школа: бухучет школа: первичные документы школа: документооборот школа: фермерское хозяйство

Связанные документы

01 января

2011

ПОДАТКОВИЙ КОДЕКС УКРАЇНИ

Податковий Кодекс регулює відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема, визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов'язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов'язки їх посадових осіб під час здійснення податкового контролю, а також відповідальність за порушення податкового законодавства.

01 января

2011

РОЗДІЛ II. АДМІНІСТРУВАННЯ ПОДАТКІВ, ЗБОРІВ, ПЛАТЕЖІВ

01 января

2011

ГЛАВА 11. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

28 декабря

2003

Про електронні документи та електронний документообіг

Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” (далі - Закон) встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

01 января

2000

Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні

Законом визначені правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні.

01 января

2004

Про електронний цифровий підпис

Закон України визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

06 ноября

2015

Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання

Наказом Мінфіну затверджено нову форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання.

24 мая

1995

Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку

Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі -

29 декабря

1995

Про затвердження типових форм первинного обліку

Наказом Міністерства статистики України затверджено типові форми первинної облікової документації з обліку основних засобів.

15 декабря

2008

Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці

Наказом Держкомстату затверджено типові форми первинної облікової документації зі статистики праці.

21 июня

1996

Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів

Наказом Мінстату затверджено типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів.

21 февраля

2008

Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку довгострокових та поточних біологічних активів

Методичні рекомендації щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку довгострокових та поточних біологічних активів в сільськогосподарських підприємствах (далі - Методичні рекомендації) розроблені з метою забезпечення методичних засад формування у бухгалтерському обліку інформації про біологічні активи і про одержані в процесі їх біологічних перетворень додаткові біологічні активи та розкриття інформації про них у фінансовій звітності.

31 июля

2015

Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації

Затверджені цим наказом типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації можуть застосовуватися юридичними особами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб'єктів господарської діяльності.

12 марта

1998

Про затвердження Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні

Наказом Мінтрансу від 14.10.1997 № 363 затверджено Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, які визначають права, обов'язки і відповідальність власників автомобільного транспорту - Перевізників та вантажовідправників і вантажоодержувачів - Замовників.

21 декабря

2007

Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку виробничих запасів в сільськогосподарських підприємствах

Наказом затверджено Методичнi рекомендацiї щодо застосування спецiалiзованих форм первинних документiв з облiку виробничих запасiв в сiльськогосподарських пiдприємствах розробленi з метою забезпечення методологiчних принципiв ведення бухгалтерського облiку виробничих запасiв в сiльськогосподарських пiдприємствах.

22 мая

1996

Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Наказом Держстату затверджено типові форми первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

25 декабря

2004

Про затвердження типових форм первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів

Наказом Мінфіну затверджено типові форми первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів.

09 апреля

2004

Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті

Постановою НБУ затверджено Інструкцію про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, яка встановлює загальні правила, види і стандарти розрахунків клієнтів банків та банків у грошовій одиниці України на території України, що здійснюються за участю банків.

28 января

2010

Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 "Особова картка працівника"

Наказом затверджено типову форму первинного обліку N П-2 "Особова картка працівника".

05 января

2018

Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні

Постанова НБУ від 29 грудня 2017 року N 148.

27 сентября

2007

Про затвердження спеціалізованих форм первинних документів з обліку основних засобів і інших необоротних активів сільськогосподарських підприємств та методичних рекомендацій щодо їх застосування

Наказом затверджено спеціалізовані форми первинних документів з обліку основних засобів і інших необоротних активів сільськогосподарських підприємств та методичних рекомендацій щодо їх застосування.

27 апреля

1993

Про трудові книжки працівників

Постановою КМУ затверджено зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї.

27 октября

1995

Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу

Наказом затверджено типові форми первинного обліку особового складу.

28 декабря

1989

Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций

Постановою затверджено форми первинної облікової документації для підприємств і організацій.