Заполнение некоторых реквизитов кассовых ордеров и их нумерация: позиции НБУ и ГФС

1

2

3

4

Нумерация кассовых ордеров

Нумерация ПКО (в реквизите «Приходный кассовый ордер № __ от «___» _______ 20___ года») может осуществляться в хронологическом порядке с начала каждого следующего месяца в порядке возрастания с номера «1» в течение календарного месяца и заканчиваться в конце месяца соответствующим номером.
Например:
– 01.03.2018 – № 1, № 2, № 3;
– 02.03.2018 – № 4, № 5, № 6;
– 03.03.2018 – № 7;
...
– 30.03.2018 – № 49, № 50, № 51.
– 02.04.2018 – № 1, № 2, № 3 и так далее.
Аналогично может осуществляться и нумерация РКО (в реквизите «Номер документа») (Письма № 20639, № 32326, № 32822)

Заметим, что непосредственно в Положении № 148 такой нормы нет. Поэтому, по нашему мнению, начинать нумерацию кассовых документов предприятие может заново и в каждом календарном году, месяце, квартале. Ведь запрета на это нет.
Нарушение хронологической нумерации ПКО и РКО могут свидетельствовать о неоприходовании или несвоевременном оприходовании наличности, а также привести к превышению лимита (Письмо № 20639).
За это ст. 1 Указа Президента предусмотрена финсанкция – штраф:
– за неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассах наличности – в 5-кратном размере неоприходованной суммы;
– превышение установленного лимита кассы – в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день

Заполнение реквизита «№ п / п» ПКО и РКО

Проставляется номер по порядку таких ордеров. С учетом того что приходный и расходный кассовые ордера оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличности, в реквизите «№
п / п» проставляется «1») (Письма № 32326, № 32822)

Этот реквизит должен совпадать с номером кассового ордера и записью в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Письмо № 24376).
Проставляется номер по порядку таких ордеров. При этом с учетом того, что приходный и расходный кассовые ордера оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличности, в реквизите «№
п / п» проставляется – «1» (Письмо № 20639)

Как видим, есть две позиции ГФС, которые кардинально отличаются.
На вопрос, адресованный ГФС относительно ответственности за нарушение ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и самих кассовых документов (из-за отсутствия четкого алгоритма такого ведения в Положении № 148), налоговики в Письме № 24376 так и не предоставили четкий ответ – мол, определить финансовые санкции за такие нарушения возможно только в ходе проведения контрольно-проверочных мероприятий по конкретным субъектам хозяйствования.
Вместе с тем письма ГФС не являются нормативно-правовыми актами, а имеют лишь информационный характер, не устанавливают правовых норм и действуют до вступления в силу нормативно-правовых актов, изменяющих соответствующие правоотношения.
Поскольку именно НБУ определяет порядок ведения кассовых операций, то в этом вопросе советуем руководствоваться его позицией

Журнала «№
п / п» регистрации ПКО и РКО (типовая форма № КО-3а)*

Используется единая сквозная нумерация, которая не предусматривает отдельной нумерации для ПКО и РКО.
В колонке 3 указываются порядковые номера приходных документов, а в колонке 7 – расходных документов.
Таким образом, номера из колонок 3 и 7 могут не совпадать с нумерацией в реквизите «№
п / п») (Письма № 20639, № 32822)

То есть №
п / п в кассовых ордерах и в журнале их регистрации будут иметь разное значение. В журнале этот номер будет соответствовать номеру строки (записи) и хронологически будет возрастать, а в кассовом ордере – будет всегда проставляться «1»

Заполнение реквизита «Выдать» РКО в случае сдачи наличности в банк

Указывается Ф. И. О. кассира или другого работника предприятия, ответственного за сдачу наличности в банк (Письмо № 32326)

–

–

Заполнение реквизита «Приложение» РКО

Указываются документы, которые прилагаются к РКО и являются основанием для выдачи наличности (например, расходная ведомость с указанием номера и даты, приказ на командировку с указанием номера и даты и т. д.) (Письма № 20639, № 24376, № 32822)

Как видим, позиции регуляторов сходятся в этом вопросе. Следует заметить, что такая практика заполнения этого реквизита была и до введения нового Положения № 148

Заполнение реквизита «Приложения» ПКО

Указываются документы, которые прилагаются к ПКО и являются основанием для внесения наличности (например, отчет об использовании средств, выданных на командировку, с указанием номера и даты и т. д.) (Письма № 20639, № 24376, № 32822)

* Образец заполнения типовой формы № КО-3а см. в Письме № 32822.