Как оформить выплату арендной платы за землю и РКО: разъяснение от НБУ

Еще 05.01.18 г. вступило в силу новое Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148). Однако его применение в практической деятельности сельскохозяйственных и других предприятий и до сих пор вызывает много вопросов, с которыми обращаются на нашу консультационную линию.

Поэтому за разъяснением актуальных вопросов относительно кассовых операций мы обратились с официальным запросом в НБУ. И получили ответ в Письме от 11.05.18 г. 50-0007/26419 (далее – Письмо № 26419). Прокомментируем их.

Применение Ведомости на выплату наличности для выдачи арендной платы в наличной форме

Практически для всех сельхозпредприятий типичными являются операции по расчетам с физлицами – владельцами земельных участков, полученных в аренду. Этим вопросам неоднократно мы посвящали наши консультации (см. «Арендная плата владельцу земельного участка наперед: бухучет и налогообложение», «Арендная плата: варианты выплаты, налогообложение и способы экономии», «Расчеты с собственниками земельных паев: документальное оформление и бухучет»).

Согласно п. 26 Положения № 148 выплату арендной платы наличностью предприятие на собственный выбор может осуществлять:

• или по расходным кассовым ордерам (типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 148, далее – РКО). Тогда кассир требует предъявить паспорт или документ, заменяющий его, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физлицо расписывается в РКО о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен – словами, копеек – цифрами);
• или по расходной ведомости. В таком случае получатели наличности также предъявляют паспорта или документы, заменяющие их, и расписываются в соответствующей графе документа. Тогда в конце рабочего дня кассир подытоживает фактически выплаченную сумму и удостоверяет ее своей подписью, а на общую фактически выданную по расходной ведомости сумму осуществляет соответствующую запись в кассовой книге согласно выписанному РКО.

На сегодня большинство аграриев применяет именно второй вариант. Вместе с тем Положение № 148 среди кассовых документов предоставляет форму только одного регистра – Ведомости на выплату наличности (приложение 1 к Положению № 148). Вместо того в практической деятельности бухгалтеры больше склоняются к применению расчетно-платежной ведомости в произвольной форме, делая ее более удобной для пользования путем добавления некоторых реквизитов, не предусмотренных действующей Ведомостью на выплату наличности, а именно: информации о порядке начисления арендных платежей и удержаний из них (суммы НДФЛ и военного сбора), надлежащей сумме к выплате по каждому владельцу земельного участка, а также сведений о паспортных данных и индивидуальном налоговом номере физлиц. Таким образом, форма становится более аналитической для получателя наличности.

Принимая во внимание новации в кассовой дисциплине, задаемся закономерным вопросом: а легитимным ли на сегодня является применение произвольных форм ведомостей на выплату?

По мнению НБУ, высказанному в Письме № 26419, форма ведомости (приложение 1 к Положению № 148) содержит достаточное количество реквизитов для выплаты арендной платы арендодателям, поэтому не нуждается в разработке отдельного бланка такого документа.

Вместе с тем вспоминается предусмотренное п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), право субъектов хозяйствования использовать изготовленные самостоятельно бланки, которые должны содержать обязательные реквизиты (приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-ХIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и п. 2.4 Положения № 88) или реквизиты типовых либо специализированных форм. Впрочем, в п. 2.8 этого Положения установлено и исключение для кассовой первички, а именно: дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых операциях предполагаются другими нормативно-правовыми актами.

Итак, наш совет: в вопросах документирования наличных расчетов благоразумно будет прислушаться к НБУ – в случае арендных расчетов с пайщиками оформлять Ведомость установленной в приложении 1 к Положению № 148 формы. Ведь за выполнением предприятием требований кассового законодательства, в том числе и относительно оформления операций по приему и выдаче наличности из кассы, следит ГФС (п. 58 Положения № 148).

А для детализации информации об арендных платежах по требованию владельцев земельных участков вы можете составить отдельную аналитическую ведомость. Тогда и волки будут сыты, и овцы целы.

Заполнение реквизита «Выдать» РКО (типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 148) при сдаче наличности в банк

Одна из проблем оформления РКО – его заполнение во время сдачи наличности в банк. Камнем преткновения является наличие в Положении № 148 двух следующих норм:

• п. 32, который позволяет во время сдачи наличности в банк не заполнять реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя», данные документа, удостоверяющие личность получателя. Другие реквизиты РКО («Выдать», «Основание», «Приложение», подписи и Ф. И. О. руководителя, главбуха и кассира) являются обязательными к заполнению;
• п. 27, который не позволяет учитывать для вывода остатка наличности в кассе РКО, у которых отсутствует подпись получателя. А такое нарушение грозит штрафом в двукратном размере суммы превышения лимита согласно ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95.

Поэтому на практике до сих пор существуют различные варианты заполнения РКО во время сдачи наличности в банк:

• в строке «Выдать» указывают получателя наличности – банк, в частности в случае сдачи наличности предприятием, а не Ф. И. О. кассира, руководствуясь логикой, что он не является фактическим получателем средств. То есть указывают, что денежные средства передаются банку, например записью: «ПАО (наименование банка)», «Банку по квитанции», «На текущий счет № ___ в банк (наименование банка) и т. п.;
• как при обычной выдаче наличности физлицу с указанием в реквизите «Выдать» Ф. И. О. получателя (кассира или другого ответственного лица), который и ставит подпись в реквизите «Подпись получателя».

Тем временем вопрос заполнения реквизита «Выдать» оставался открытым, особенно учитывая:

• новую позицию НБУ, согласно которой в случае выплаты зарплаты по ведомости в реквизите «Выдать» РКО, оформленного на общую сумму, указывается Ф. И. О. лица, выдававшего средства работникам (кассира или другого ответственного лица) (см. письмо НБУ от 07.03.18 г. № 50-0007/13560 и комментарии редакции «Проблемные вопросы относительно кассы в обособленных подразделениях: ответы НБУ»), с которой соглашается и ГФС (см. ОИР, категория 109.15);
• мнение ГФС, высказанное в Индивидуальной налоговой консультации от 07.05.18 г. № 2026/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, по которому в реквизите РКО «Выдать» нужно обязательно указывать Ф. И. О. лица, которому выдали наличность из кассы.

Ответ регулятора однозначный: в случае оформления РКО для сдачи наличности в банк в реквизите «Выдать» указывается Ф. И. О. кассира или другого работника предприятия, ответственного за сдачу наличности в банк. «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя», данные документа, удостоверяющего личность получателя, – не заполняются!