Виплата премій працівникам: особливості нормативно-правового регулювання і практика

Під час проведення ревізійних чи аудиторських перевірок на підприємствах значна увага контролерів приділяється питанню законності та обгрунтованості виплат, як здійснюються працівникам. Це стосується як заробітної плати, так і додаткових виплат, в тому числі премій, які здійснюються роботодавцем на власний розсуд.

Саме тому дане питання є дискусійним та колізійним і здебільшого стає ледь не основним предметом перевірок ревізорів та аудиторів. Особливо така проблема виникає у бюджетних підприємств.

Загальні особливості виплати премії

Перш за все, слід зазначити, що під премією розуміється грошове заохочення працівника за високу якість виконаного завдання, однак виключно за показниками та умовами оцінки цих результатів, визначених установою.

Роботодавцю слід виплачувати премію в тому числі з урахуванням вимог чинного законодавства.

Так, відповідно до ст. 8 Закону України «Про оплату праці» умови оплати праці працівників установ і організацій, що фінансуються з бюджету, визначаються Кабінетом Міністрів України, а основним нормативно-правовим документом, який регулює оплату праці бюджетних працівників, є постанова КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галзей бюджетної сфери» від 30.08.2002 року №1298 (далі - Постанова №1298). Слід також зауважити, що на основі згаданої постанови базуються й інші постанови КМУ, що уточнюють правила оплати праці в конкретних сферах діяльності бюджетних установ.

Кожний керівник бюджетних установ, закладів та організацій має пам’ятати, що можливість преміювати працівників відповідно до їх особистого внеску в загальні результати роботи у роботодавця існує виключно у межах коштів, виділених на оплату праці (п. 4 Постанови №1298).

В свою чергу конкретні умови, порядок та розміри преміювання працівників керівник установи повинен затвердити у Положенні про преміювання, яке погоджується з профспілковим комітетом.

Отже, щоб нарахувати та виплатити премію працівникам, установа має самостійно розробити положення про преміювання з конкретними умовами та положеннями, які враховують специфіку даної установи.

Що стосується періодичності виплати премій, то вони можуть виплачуватися працівникам за будь-який проміжок часу, наприклад, за підсумками роботи за місяць, квартал, півріччя, рік. Якщо ж встановлюється преміювання за підсумками роботи за місяць, то премію виплачують за виконання показників і умов преміювання в якомусь певному місяці і, як правило, нараховують на посадовий оклад (ставку) та/або надбавки, які має працівник у місяці нарахування премії.

Також розмір премії можна визначити у відсотковому відношенні до посадового окладу працівника, однак якщо визначити конкретну фіксовану суму, то це не є порушенням».

Що стосується розміру премії, то вона визначається на локальному рівні конкретним роботодавцем у відповідному положенні чи іншому нормативному акті, який розробляється та затверджується на конкретному підприємстві. В свою чергу, в окремих випадках, для бюджетних установ, мінімальний розмір премії може передбачатись і у законодавчих актах.

За які ж показники можна преміювати працівника? Умови преміювання працівників, які визначаються в локальних нормативно-правових актах, є єдиною юридичною підставою для нарахування премії працівнику або колективу в цілому.

Відтак, неправильно сформульовані умови та показники преміювання або їх відсутність взагалі можуть призвести до того, що ревізори визнають таку премію незаконною. Тому у Положенні про преміювання має бути прописано, за які саме показники можна преміювати працівників різних категорій - від керівника до робітника.

Здебільшого практика ревізій показує, що керівники установ не завжди преміюють працівників, керуючись умовами та показниками преміювання. Буває і так, що керівник ділить фонд преміювання між працівниками необгрунтовано - наприклад, не враховує займані посади працівників, розміри посадових окладів, кількість відпрацьованого часу, коефіцієнт внеску в колективний результат роботи. Як наслідок, такі премії ревізори визнають незаконними, а дії роботодавця - порушенням.

Аби таких ситуацій не допустити, в Положенні про преміювання доцільно розділити умови та показники преміювання на:

• основні (тобто показники та умови, що мають вирішальне значення для виконання завдань, які має виконати колектив або окремий працівник);
• додаткові (показники та умови преміювання повинні стимулювати інші, менш значущі аспекти трудової діяльності).

Як наслідок, такі умови дадуть можливість керівнику установи обгрунтувати ревізорам, чому саме в такому розмірі нарахували премію конкретному працівникові. Тобто, якщо ж працівник не виконає основні показники, він матиме право отримати премію за додатковими показниками (у зменшеному розмірі), а якщо працівник перевиконає основні або додаткові показники, розмір премії йому можна збільшити.

Підсумовуючи, слід усвідомлювати, що працівники преміюються за те, що вони якісно і в повному обсязі виконують свої обов‘язки, які встановлюються, зокрема, посадовими інструкціями та положеннями про відповідні органи. Роботодавцю потрібно також враховувати ініціативу кожного працівника та його особистий вклад у загальні результати роботи установи.

Як правильно розробити положення про преміювання?

За загальним правилом, умови та порядок виплати премій потрібно зафіксувати документально.

Так, у ст. 13 КЗпП зазначено, що докладну інформацію про виплату надбавок або премій треба обов‘язково вказати у колективному договорі компанії. Однак, якщо такого договору немає або він не зареєстрований у встановленому законодавством порядку, то дана інформація визначається в одному із наступних документів:

• окремому положенні, погодженому з первинною профспілковою організацією;
• одному з розділів положення про оплату праці;
• трудовому договорі або контракті.

При розробці Положення слід обов‘язково дотримуватись норм та гарантій, які передбачені законодавством, генеральною та галузевою угодою чи іншими нормативними актами, і уникати (для бюджетних установ) включення норм та положень, які не визначені у законодавчих актах.

Як правило, таке Положення є постійним документом (тобто його розробляють та затверджують один раз, а пізніше за необхідності вносять до нього зміни), утім воно може бути й тимчасовим (тобто діяти лише протягом визначеного періоду часу).

Питання розробки та визначення змісту Положення, як локального нормативно-правового акту, вирішується кожним підприємством індивідуально. Однак можна виділити наступні орієнтовні розділи положення, доцільність включення яких обгрунтовується законодавством та правилами діловодства:

• загальні положення;
• умови та порядок преміювання - в даному розділі зазначаються умови виплати премій для усіх категорій працівників, її розміри, визначення порядку нарахування та сплати премій та умови і випадки позбавлення працівників премій;
• прикінцеві положення, де вказується порядок внесення змін до положення та визначається процедура вирішення спірних ситуацій.

У тому числі в Положенні слід прописати інформацію про види та характер стимулюючих виплат, період, за який виплачується премія (за місяць, квартал, рік тощо), джерела формування фонду преміювання та матеріального заохочення, визначити показники для нарахування та виплати премій та підстави для позбавлення премій та заохочень.

Окрім цього, необхідно визначати також конкретні категорії працівників, на яких поширюється дія преміальної системи, а також показники і умови преміювання щодо кожної категорії працівників. У майбутньому це допоможе уникнути проблем із визначенням вартісної оцінки вкладу кожного працівника.

Також необхідно зазначати у Положенні порядок визначення вкладу кожного працівника, а саме, що керівник установи приймає рішення про виплату премій на підставі службових записок керівників структурних підрозділів.

Слід також регламентувати у Положенні умови та порядок збільшення (зменшення) розміру премії, яке може надаватись керівнику установи в односторонньому порядку або за погодженням з профспілковим органом. Так, рішення про зменшення розміру премій, в тому числі і у зв'язку з допущеними працівником порушеннями, керівник установи має право прийняти одноосібно, якщо відповідним Положенням про преміювання не передбачено інше (така позиція підтверджуються наступними правовими актами: лист Мінсоцполітики від 01.10.07 року № 700/13/84-07 та постанова ВСУ від 15.05.17 року у справі №6-2790цс16).

Після того, як Положення буде розроблено, його необхідно узгодити із виборним органом первинної профспілкової організації та ввести у дію наказом керівника. Пізніше Положення можна змінити або скасувати, у порядку визначеному вище.

Преміюються працівники за рішенням керівника установи на підставі Положення про преміювання та наказу. У свою чергу наказ про преміювання конкретного працівника не потребує погодження з профспілковим комітетом, якщо інше не передбачено у відповідному локальному Положенні. Премія керівнику установи нараховується без погодження з рішенням органу вищого рівні, однак відповідно до абз. 5 п. 4 Постанови №1298 для преміювання керівників установ окремих галузей бюджетної сфери вимагається наявність рішення органу вищого рівня.

Практичні питання виплати премій працівникам

Існують випадки, коли працівникові виплачується премія не в повному обсязі. Здебільшого це пов’язано із фінансовими труднощами існування компанії, однак дуже часто це стає предметом для ревізійної перевірки.

В свою чергу, за певних обставин таке нарахування може бути визнане правомірним, наприклад, у разі виплати премії працівникам, які відпрацювали не повний місяць. Задля уникнення проблем в подібній ситуації, у Положенні про преміювання слід прописати норми наступного змісту:

• якщо протягом періоду, за який виплачують премію, працівник виконав показники і повністю відпрацював робочий час, премію йому треба виплачувати у повному розмірі;
• якщо працівник частину періоду, за який виплачують премію, не працював, премію треба виплатити пропорційно відпрацьованому часу.

Коли можна позбавити працівника премії? Одразу слід зазначити, що аби запобігти конфліктним ситуація між керівником установи та працівниками, у Положенні про преміювання слід зазначати всі можливі випадки, коли працівників можна позбавити премій.

Необхідно також визначити, за які конкретно порушення працівника можуть позбавити премії повністю, а за які - частково. Так, наприклад, якщо працівник порушує трудову дисципліну, системачно не виконує посадові обов’язки чи запізнюється на роботу, то це зазвичай є підставою для депреміювання.

Тобто, позбавити працівника премії, передбаченої системою оплати праці, що діє в установі, можна виключно за умови, що відповідна норма про таке позбавлення міститься в Положенні про преміювання.

Якщо ж працівнику зменшили премію або взагалі не надали, то дані дії слід оформити документально. Зокрема, керівник установи має видати наказ на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу, де працює працівник, якого позбавляють премії. Це може бути також й інший документ, однак, головне, щоб він підтведжував той факт, що працівник скоїв конкретне порушення.

Чи впливають і яким чином фінансові можливості підприємства на законність невиплати працівникові премії або виплати у мешому розмірі? Згідно із законодавством, премію працівникам керівник бюджетної установи має виплачувати в межах фонду оплати праці, який затверджує кошторис.

Водночас право працівників на премію залежно від фінансових можливостей установи треба сформулювати в Положенні про преміювання. Тобто за відсутності в Положенні такої норми, підстав для позбавлення чи зменшення розміру премії працівників немає. Підтверджує це і п. 8 постанови Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 року №13.

Таким чином, відмовити у проведенні вказаних виплат (премій, доплат, надбавок) через мотив відсутності коштів можна в тому разі, коли вони обумовлені в Положенні або інших нормативних актах, що регулюють дане питання, наявністю певних коштів чи фінансування.

Положення про преміювання не повинно бути лише формальним документом, яке затверджується роботодавцем за певним шаблоном. Даний документ є основою для виплати премії та інших заохочувальних виплат працівникам.

Зважаючи, що це питання залишено на розсуд роботодавця, то виплата премій працівниках на підприємствах, де відсутнє відповідне Положення, не вбачається можливим або може бути визнано незаконним у майбутньому. Водночас, якщо керівник установи преміює працівників всупереч нормам, які прописані в Положенні про преміювання, то ревізори можуть визнати таку премію незаконною.

Для прикладу декілька ситуацій, які вказують на помилковість та/або незаконність дій роботодавця. Так, якщо в Положенні про преміювання установи визначено, що премію працівникам не виплачують в перший місяць роботи або в місяць звільнення, а керівник установи виплатив, то це вважається порушенням. Або, якщо в колективному договорі установи передбачена виплата щомісячної премії працівникам у поточному місяці за попередній, а бухгалтер установи щороку за наказом керівника виплачує премію за грудень у січні, то ревізори можуть визнати таку премію незаконною (оскільки це є порушенням норм Бюджетного кодексу – для бюджетних підприємств). Або ж якщо працівнику нараховується премія під час строку дії дисциплінарного стягнення, то така премія (якщо вона належить до заходів заохочення) є незаконною в силу прямої вказівки закону (ст. 151 КЗпП).

ukrainepravo.com