Выплата премий работникам: особенности нормативно-правового регулирования и практика

Во время проведения ревизионных или аудиторских проверок на предприятиях значительное внимание контролеров уделяется вопросу законности и обоснованности выплат, как осуществляются работникам. Это касается как заработной платы, так и дополнительных выплат, в том числе премий, осуществляются работодателем по своему усмотрению.

Именно поэтому данный вопрос является дискуссионным и коллизионным и по большей части становится чуть ли не основным предметом проверок ревизоров и аудиторов. Особенно такая проблема возникает в бюджетных предприятий.

Общие особенности выплаты премии

Прежде всего, следует отметить, что под премией понимается денежное поощрение работника за высокое качество выполненного задания, однако исключительно по показателям условий оценки этих результатов, определенных учреждением.

Работодателю следует выплачивать премию в том числе с учетом требований действующего законодательства.

Так, в соответствии со ст. 8 Закона Украины «Об оплате труда» условия оплаты труда работников учреждений и организаций, финансируемых из бюджета, определяются Кабинетом Министров Украины, а основным нормативно-правовым документом, регулирующим оплату труда бюджетных работников, есть постановление КМУ «Об оплате труда работников на основе единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных галзей бюджетной сферы» от 30.08.2002 года №1298 (далее - Постановление №1298). Следует также заметить, что на основе упомянутого постановления базируются и другие постановления КМУ, уточняющие правила оплаты труда в конкретных сферах деятельности бюджетных учреждений.

Каждый руководитель бюджетных учреждений, заведений и организаций должен помнить, что возможность премировать работников в соответствии с их личным вкладом в общие результаты работы у работодателя существует исключительно в пределах средств, выделенных на оплату труда (п. 4 Постановления №1298).

В свою очередь конкретные условия, порядок и размеры премирования работников руководитель учреждения должен утвердить в Положении о премировании, которое согласовывается с профсоюзным комитетом.

Итак, чтобы начислить и выплатить премию работникам, учреждение самостоятельно разработать положение о премировании с конкретными условиями и положениями, которые учитывают специфику данного учреждения.

Что касается периодичности выплаты премий, то они могут выплачиваться работникам за любой промежуток времени, например, по итогам работы за месяц, квартал, полугодие, год. Если же устанавливается премирование по итогам работы за месяц, то премию выплачивают за выполнение показателей и условий премирования в каком-то определенном месяца и, как правило, начисляют на должностной оклад (ставку) и/или надбавки, которыми работник в месяце начисления премии.

Также размер премии можно определить в процентном отношении к должностному окладу работника, однако если определить конкретную фиксированную сумму, то это не является нарушением.

Что касается размера премии, то она определяется на локальном уровне конкретным работодателем в соответствующем положении или ином нормативном акте, который разрабатывается и утверждается на конкретном предприятии. В свою очередь, в отдельных случаях, для бюджетных учреждений, минимальный размер премии может предусматриваться и в законодательных актах.

За какие же показатели можно премировать работника? Условия премирования работников, определяются в локальных нормативно-правовых актах, является единственным юридическим основанием для начисления премии работнику или коллектива в целом.

Следовательно, неправильно сформулированные условия и показатели премирования или их отсутствие вообще могут привести к тому, что ревизоры признают такую ​​премию незаконной. Поэтому в Положении о премировании должно быть прописано, за какие именно показатели можно премировать работников различных категорий - от руководителя до рабочего.

В основном практика ревизий показывает, что руководители учреждений не всегда премируют работников, руководствуясь условиями и показателями премирования. Бывает и так, что руководитель делит фонд премирования между работниками необоснованно - например, не учитывает занимаемые должности работников, размеры должностных окладов, количество отработанного времени, коэффициент вклада в коллективный результат работы. Как следствие, такие премии ревизоры признают незаконными, а действия работодателя - нарушением.

Чтобы таких ситуаций не допустить, в Положении о премировании целесообразно разделить условия и показатели премирования на:

• основные (то есть показатели и условия, имеют решающее значение для выполнения задач, которые должен выполнить коллектив или отдельный работник)
• дополнительные (показатели и условия премирования должны стимулировать другие, менее значимые аспекты трудовой деятельности).

Как следствие, такие условия позволят руководителю учреждения обосновать ревизорам, почему именно в таком размере насчитали премию конкретному работнику. То есть, если же работник не выполнит основные показатели, он имеет право получить премию по дополнительным показателям (в уменьшенном размере), а если работник перевыполнит основные или дополнительные показатели, размер премии ему можно увеличить.

Подытоживая, следует осознавать, что работники премируются за то, что они качественно и в полном объеме выполняют свои обязанности, которые устанавливаются, в частности, должностными инструкциями и положениями о соответствующих органах. Работодателю нужно также учитывать инициативу каждого работника и его личный вклад в общие результаты работы учреждения.

Как правильно разработать положение о премировании?

По общему правилу, условия и порядок выплаты премий нужно зафиксировать документально.

Так, в ст. 13 КЗоТ указано, что подробную информацию о выплате надбавок или премий надо обязательно указать в коллективном договоре компании. Однако, если такого договора нет или он не зарегистрирован в установленном законодательством порядке, то данная информация определяется в одном из следующих документов:

• отдельном положении, согласованном с первичной профсоюзной организацией;
• одному из разделов положения об оплате труда;
• трудовом договоре или контракте.

При разработке Положения следует обязательно соблюдать нормы и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевым соглашением или другими нормативными актами, и избегать (для бюджетных учреждений) включение норм и положений, которые не определены в законодательных актах.

Как правило, такое положение является постоянным документом (то есть его разрабатывают и утверждают один раз, а потом при необходимости вносят в него изменения), впрочем оно может быть и временным (то есть действовать в течение определенного периода времени).

Вопросы разработки и определения содержания Положения, как локального нормативно-правового акта, решается каждым предприятием индивидуально. Однако можно выделить следующие ориентировочные разделы положения, целесообразность включения которых обосновывается законодательством и правилами делопроизводства:

• общие положения;
• условия и порядок премирования - в данном разделе указываются условия выплаты премий для всех категорий работников, ее размеры, определение порядка начисления и уплаты премий и условия и случаи лишения работников премии;
• заключительные положения, где указывается порядок внесения изменений в положения и определяется процедура решения спорных ситуаций.

В том числе в Положении следует прописать информацию о видах и характере стимулирующих выплат, период, за который выплачивается премия (за месяц, квартал, год и т.д.), источники формирования фонда премирования и материального поощрения, определить показатели для начисления и выплаты премий и основания для лишения премий и поощрений.

Кроме этого, необходимо определять также конкретные категории работников, на которых распространяется действие премиальной системы, а также показатели и условия премирования по каждой категории работников. В будущем это поможет избежать проблем с определением стоимостной оценки вклада каждого работника.

Также необходимо указывать в Положении порядок определения вклада каждого работника, а именно, что руководитель учреждения принимает решение о выплате премий на основании служебных записок руководителей структурных подразделений.

Следует также регламентировать в Положении условия и порядок увеличения (уменьшения) размера премии, которое может предоставляться руководителю учреждения в одностороннем порядке или по согласованию с профсоюзным органом. Так, решение об уменьшении размера премий, в том числе и в связи с допущенными работником нарушениями, руководитель учреждения вправе принять единолично, если соответствующим Положением о премировании не предусмотрено иное (такая позиция подтверждается следующими правовыми актами: письмо Минсоцполитики от 01.10.07 года № 700/13/ 84-07 и постановление ВСУ от 15.05.17 года по делу №6-2790цс16).

После того, как Положение будет разработано, его необходимо согласовать с выборным органом первичной профсоюзной организации и ввести в действие приказом руководителя. Позже Положение можно изменить или отменить в порядке, определенном выше.

Премируются работники по решению руководителя учреждения на основании Положения о премировании и приказа. В свою очередь приказ о премировании конкретного работника не требует согласования с профсоюзным комитетом, если иное не предусмотрено в соответствующем локальном Положении. Премия руководителю учреждения насчитывается без согласования с решением органа высшего уровня, однако в соответствии с абз. 5 п. 4 Постановления №1298 для премирования руководителей учреждений отдельных отраслей бюджетной сферы требуется наличие решения органа высшего уровня.

Практические вопросы выплаты премий работникам

Существуют случаи, когда работнику выплачивается премия не в полном объеме. В основном это связано с финансовыми трудностями существования компании, однако очень часто это становится предметом для ревизионной проверки.

В свою очередь, при определенных обстоятельствах такое начисление может быть признано правомерным, например, в случае выплаты премии работникам, отработавшим не полный месяц. Во избежание проблем в подобной ситуации, в Положении о премировании следует прописать нормы следующего содержания:

• если в течение периода, за который выплачивается премия, работник выполнил показатели и полностью отработал рабочее время, премию ему надо выплачивать в полном размере;
• если работник часть периода, за который выплачивается премия, не работал, премию надо выплатить пропорционально отработанному времени.

Когда можно лишить работника премии? Сразу следует отметить, что для предотвращения конфликтных ситуация между руководителем учреждения и работниками, в Положении о премировании следует указывать все возможные случаи, когда работников можно лишить премий.

Необходимо также определить, за которые конкретно нарушения работника могут лишить премии полностью, а за какие - частично. Так, например, если работник нарушает трудовую дисциплину, системачно не выполняет должностные обязанности или опаздывает на работу, то это обычно является основанием для депремирования.

То есть, лишить работника премии, предусмотренной системой оплаты труда, действующей в учреждении, можно только при условии, что соответствующая норма о таком лишении содержится в Положении о премировании.

Если же работнику уменьшили премию или вообще не предоставили, то данные действия следует оформить документально. В частности, руководитель учреждения должен выдать приказ на основании докладной записки руководителя структурного подразделения, где работает работник, которого лишают премии. Это может быть также и другой документ, однако, главное, чтобы он подтвеждал тот факт, что работник совершил конкретное нарушение.

Влияют ли и каким образом финансовые возможности предприятия на законность невыплаты работнику премии или выплаты в мешому размере? Согласно законодательству, премию работникам руководитель бюджетного учреждения должен выплачивать в пределах фонда оплаты труда, утверждающий смету.

В то же время право работников на премию в зависимости от финансовых возможностей учреждения надо сформулировать в Положении о премировании. То есть при отсутствии в Положении такой нормы, оснований для лишения или уменьшения размера премии работников нет. Подтверждает это и п. 8 постановления Пленума ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 года №13.

Таким образом, отказать в проведении указанных выплат (премий, доплат, надбавок) через мотив отсутствия средств можно в том случае, когда они обусловлены в Положении или других нормативных актах, регулирующих данный вопрос, наличием определенных средств или финансирования.

Положение о премировании не должно быть только формальным документом, утверждаемым работодателем по определенному шаблону. Данный документ является основой для выплаты премии и иных поощрительных выплат работникам.

Учитывая, что этот вопрос оставлен на усмотрение работодателя, то выплата премий работникам на предприятиях, где отсутствует соответствующее Положения, не представляется возможным или может быть признано незаконным в будущем. В то же время, если руководитель учреждения премирует работников вопреки нормам, которые прописаны в Положении о премировании, то ревизоры могут признать такую ​​премию незаконной.

Несколько ситуаций, которые указывают на ошибочность и/или незаконности действий работодателя. Так, если в Положении о премировании учреждения определено, что премию работникам не выплачивают в первый месяц работы или в месяц увольнения, а руководитель учреждения выплатил, то это считается нарушением. Или, если в коллективном договоре учреждения предусмотрена выплата ежемесячной премии работникам в текущем месяце за предыдущий, а бухгалтер учреждения ежегодно по приказу руководителя выплачивает премию за декабрь в январе, то ревизоры могут признать такую ​​премию незаконной (поскольку это является нарушением норм Бюджетного кодекса - для бюджетных предприятий). Или же если работнику начисляется премия в течение срока действия дисциплинарного взыскания, то такая премия (если относится к мерам поощрения) является незаконным в силу прямого указания закона (ст. 151 КЗоТ).

ukrainepravo.com