Порядок проведення інвентаризації: що важливо знати

Таблиця-підказка: документальне оформлення результатів інвентаризації
Терміни проведення інвентаризації в бюджетних установах
Оподаткування нестач і надлишків, виявлених під час інвентаризації

Поки всі готуються до новорічних свят, для бухгалтерів розпочинається період кропіткої і доволі відповідальної роботи – річної інвентаризації. Згадаймо ключові правила проведення інвентаризації.

Загальні правила

Після укомплектування інвентаризаційної комісії і визначення наказом керівника строків проведення інвентаризації окремих об’єктів, які вписуються в загальні терміни, розпочинають проведення самої інвентаризації.

Приступаючи до перевірки фактичної наявності певного виду активів (основних засобів, нематеріальних активів, запасів тощо), інвентаризаційна комісія до її початку:

• перевіряє справність усіх ваговимірювальних приладів, які будуть використовувати під час перевірки;
• вимагає завершити обробку всіх документів щодо руху активів та формує останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
• вимагає визначити залишки на дату інвентаризації;
• просить, щоб матеріально відповідальні особи згрупували, розсортували та розклали за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку активи, які перевіряють.

Крім того, розпочинаючи перевірку будь-яких активів, інвентаризаційна комісія вимагає від матеріально відповідальної особи надати розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані. Такі розписки долучають до інвентаризаційних описів, які складають за результатами здійсненої перевірки.

Провівши підготовку до інвентаризації, приступають до перевірки окремих об’єктів інвентаризації. Під час проведення інвентаризації кожного окремого об’єкта слід звертати увагу на різні нюанси. Коротко згадаємо особливості для найпоширеніших активів.

Основні засоби

Розпочинаючи інвентаризацію основних засобів, тобто власних активів, що обліковуються на рахунку 10 «Основні засоби» та 11 «Інші необоротні матеріальні активі», а також отриманих в оренду (обліковуються на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи») чи перебувають на відповідальному зберіганні (обліковують на забалансовому субрахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні») спочатку слід перевірити:

• наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації на ці активи;
• наявність документів на активи, що здані чи прийняті підприємством в оренду, на зберігання, у тимчасове користування.

Потім з’ясовують, чи відповідає наявний перелік основних засобів інформації, вказаній про них в облікових регістрах. Для цього інвентаризаційна комісія перевіряє фактичну наявність об’єктів і проводить їх пооб’єктний огляд.

Крім того, щодо всіх основних засобів перевіряють правильність присвоєння їм інвентаризаційних номерів.

Нематеріальні активи

Перевірці підлягають активи, що обліковують на рахунку 12 «Нематеріальні активи». Під час інвентаризації нематеріальних активів звіряють фактичну наявність нематеріальних активів з документами, що були підставою для їх оприбуткування, або за документами, якими оформлені майнові права.

Одночасно на підставі цих документів перевіряється обґрунтованість їх оприбуткування.

Запаси

Інвентаризація запасів, тобто активів, що обліковуються на рахунках 20, 22, 26, 27 та 28, проводиться за місцями їх зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації запасів комісія у присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність запасів через їх перерахунок, переважування чи перемірювання. Такі операції проводять у порядку розміщення активів у приміщенні, де вони зберігаються.

Під час перевірки запасів звіряють їх фактично встановлену наявність на дату інвентаризації із даними бухгалтерського обліку. Якщо йдеться про перевірку малоцінних та швидкозношуваних предметів, які обліковуються в оперативному порядку (тобто видані в користування), то перевіряють фактичну наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб через зіставлення з відомістю оперативного обліку.

Спецодяг та предмети індивідуального користування, відправлені у прання та ремонт, перевіряються на підставі документів надавача послуг.

Кількість запасів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів з обов’язковою перевіркою наявності в натурі частини вказаних цінностей.

Якщо інвентаризація активів у приміщенні, де вони зберігаються, не закінчена протягом одного дня, вона має бути закінчена протягом наступних днів. Після того як інвентаризаційна комісія залишила приміщення, в якому не закінчена інвентаризація, голова інвентаризаційної комісії опечатує його пломбіратором. Якщо однотипні активи зберігаються в різних приміщеннях, то після перевірки цінностей вхід до приміщення також опечатується пломбіратором. Це потрібно робити з метою уникнення підміни цінностей.

Під час інвентаризації запасів, що перебувають у дорозі, відвантаженої продукції (товарів) та запасів, що не оплачені у строк покупцями, запасів, які перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), перевіряють обґрунтованість сум, що відображені на рахунках бухгалтерського обліку. Такі суми можуть бути визнані, якщо вони підтверджені належно оформленими документами, зокрема рахунками постачальників, копіями платіжних вимог (рахунків-фактур), що пред’явлені покупцям, охоронними розписками, які переоформлені на дату проведення інвентаризації або близьку до неї.

Грошові кошти

Проводять інвентаризацію грошових коштів (готівки, грошових коштів, цінних паперів, грошових документів (сплачених санаторно-туристичних путівок, поштових марок тощо) і бланків документів суворої звітності), тобто активів, що обліковуються на рахунках 30, 31, 33 за порядком, встановленим у Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою правління Нацбанку від 29.12.2017 р. № 148. За ним слід здійснити звіряння наявних коштів із даними, вказаними в облікових регістрах.

Порядок інвентаризації каси відбувається в такій послідовності:

1. До початку перевірки касир має надати розписку про те, що всі документи здані в бухгалтерію, а гроші, що надійшли, повністю оприбутковані, а ті, що видані, були списані. Форму розписки наведено на титульній стороні Акта про результати інвентаризації наявних коштів.

2. Комісія перевіряє фактичну кількість коштів у касі через покупюрний перерахунок усієї готівки і перевіряє правильність оприбутковування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів.

3. Фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку. Якщо підприємство застосовує РРО, то суму готівки зі скриньки РРО звіряють із сумою, вказаною в фіскальних звітних чеках і Книзі обліку розрахункових операцій (якщо вона ведеться).

Якщо все правильно, то фактична сума готівки на місці проведення розрахунків має збігатися із сумою, зазначеною в касових документах. Якщо є розбіжності, то визначають розмір лишків чи нестач.

Під час інвентаризації коштів, що перебувають у дорозі, звіряють суми, що зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку.

Під час інвентаризації цінних паперів у документарній формі встановлюються:

• наявність цінних паперів;
• правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
• повнота і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Заборгованість

Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках, а саме на рахунках 36, 37, 63, 64, 65, 66, тощо.

Дебіторська і кредиторська заборгованості перевіряються щодо дотримання строку позовної давності, обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), із підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами.

Під час інвентаризації розрахунків за допомогою документальної перевірки установлюються:

• правильність розрахунків із банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
• заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає в перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку;
• правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув;
• реальність заборгованості працівникам з оплати праці та громадянам (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.

У подібному ключі перевіряють і інші об’єкти інвентаризації.

http://devisu.ua/