Щодо утримання ПДФО та військового збору з сум витрачених керівником під час відрядження за кордон

Лист ГУ ДФС у м. Києві

від 13.10.2016 №22230/10/26-15-13-01-12

- Щодо уримання податку  на доходи фізичних осіб та військового збору  з сум витрачених керівником організації під час відрядження за кордон?

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971   № 322-VIII із змінами та доповненнями працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 (далі - Інструкція N 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію    N 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Так, п. 12 розділу II Інструкції N 59 передбачено, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Відповідно до п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – Кодексу)  до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.

Згідно з п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Не включаються до оподатковуваного доходу платника витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року (у 2016 р. – 275,60 грн. (1378 грн. · 0,2), в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року (у 2016 р. – 1033,50 грн. (1378 грн. · 0,75), в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (пп. "а" 170.9.1       п. 170.9 Кодексу).

Отже, якщо підприємство виплачує працівникові (керівнику установи) суму добових у 2016 році в розрахунку за кожен календарний день відрядження у розмірі більшому, ніж зазначено, то сума перевищення таких добових над гранично допустимою сумою оподатковуватиметься податком на доходи фізичних осіб.

Звертаємо увагу, що сума добових визначається в разі відрядження:

у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

 За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

При цьому витрати, здійснені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), не відшкодовуються.

Але у разі, якщо за рішенням керівника підприємства дані втрати будуть відшкодовані, то сума такого відшкодування буде вважатися додатковим благом відповідно до п.п. г п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу, та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Згідно з пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Кодексу податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 Кодексу.

Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною      п. 167.1 ст. 167 Кодексу (18 відсотків).

Згідно із Довідником ознак доходів, наведених у додатку до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4, дохід, отриманий платником податку як додаткове благо  відображається у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу «126».

Крім того, доходи, визначені ст. 163 Кодексу, є об'єктом оподаткування військовим збором (п.п. 1.2 п. 161 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу).

Пунктом 163.1 ст. 163 Кодексу встановлено, що об’єктом оподаткування резидента є, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого включається дохід, отриманий платником податку, як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу).

Ставка військового збору становить 1,5 відс. об'єкта оподаткування, визначеного п.п. 1.2 п. 161 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу (п.п. 1.3 п. 161 підрозділу 10 розділу XX Кодексу).

Згідно з п.п. 1.4 п. 161 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу нарахування, утримання та сплата (перерахування) військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 Кодексу, за ставкою, визначеною п.п. 1.3 п. 161 підрозділу 10 розділу XX Кодексу.

Таким чином, витрати, здійснені керівником підприємства у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), або сума збільшення розміру добових витрат на відрядження понад встановлені норми включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.

Заступник начальника                                      В.С. Варгіч