Хто та коли повинен відображати інформацію у електронній трудовій книжці працівників: консультує Держпраці

Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки, аналог паперової трудової книжки. Ведення електронної трудової книжки дозволить удосконалити облік трудової діяльності, зменшити паперовий документообіг, дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – це дасть можливість автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу, інші події.

У працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних Пенсійним фондом України та внесення відповідних даних до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. З даного моменту паперова версія зберігається у працівника, за бажанням працівника може вестися паралельно з електронною версією.

Знайти електронну трудову книжку можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Відомості про трудову діяльність може вносити як працівник так і роботодавець. Для внесення даних до електронної трудової книжки треба мати кольорові скановані копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та документів, які містять записи з оригіналів трудової або документів, що підтверджують стаж.

Електронна трудова книжка містить дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року, це пов’язано з ухваленням Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», який запровадив поняття «страховий стаж». У попередні періоди стаж вважався трудовим.

У разі початку трудової діяльності раніше 2004 року, необхідно додати інформацію про це особисто, з наданням сканованих копій документів, записів у трудовій книжці та інших документів. До електронної трудової книжки необхідно додати всі документи, які здійснюють вплив на розрахунок стажу, зокрема це документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

https://smu.dsp.gov.ua