Аванс на відрядження видається лише безготівково

Постановами КМУ від 03.11.19 р. № 918 (далі – Постанова № 918) та від 11.12.19 р. № 1027 було внесено зміни до постанови КМУ від 02.02.11 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова № 98). Згідно з п. 5 Постанови № 98, з урахуванням зазначених змін: 

• підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами як аванс для здійснення поточних витрат (у межах України – у національній валюті, за кордон – у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Нацбанку, установленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, установи, організації, що направляють працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток;
• особам, які направляються у відрядження держорганами і військовими формуваннями, утвореними ними в установленому порядку установами та організаціями, на які законодавством покладені завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності, аванс також може видаватися готівкою;
• залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон – у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку, а особам, зазначеним в абзаці другому п. 5 Постанови № 98, які отримали аванс готівкою, – до каси відповідного держоргану, військового формування, відповідної установи чи організації;
• під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється за фактичним обмінним курсом, застосованим банком, а в разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти – виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим Нацбанком на день затвердження такого звіту.

Отже, зважаючи на розглянуті вище зміни, аванс на відрядження може видаватися працівникам (крім осіб, зазначених в абзаці другому п. 5 Постанови № 98) лише безготівково з використанням їхніх платіжних карток або корпоративних платіжних карток. 

Відповідно, і залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом, підлягає поверненню працівником безготівково на відповідний рахунок підприємства. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження потрібні додаткові кошти, то їх виплата також здійснюється безготівково.

Оскільки Постанова № 98 регулює лише питання відряджень держслужбовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти, то й порядок видачі авансу цією постановою регулюється лише в разі службових відряджень.

Зміни до Постанови № 98 щодо безготівкової видачі авансу на відрядження було внесено Постановою № 918, а отже, вони застосовуються з 09.11.19 р. 

Від редакції: питання щодо виплати авансу в безготівковій формі упорядковано і в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, після внесення до неї змін згідно з наказом Мінфіну від 13.04.20 р. № 155 (детальніше див. «Відшкодування витрат та оформлення відрядження: що змінилося»). Тобто з 12.05.20 р. Інструкція № 59 також відповідає нормам Постанови № 98.

Лист Мінфіну від 04.03.20 р. № 08030-16/К-605/1/774.