Практичні питання трудового законодавства: кадрові накази

Питання організації кадрового діловодства на підприємствах, в установах та організаціях України регулюється Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року №1000/5 (далі - Правила №1000/5) та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року №578/5 (далі - Перелік №578/5).

Які є основні правила ведення документообігу та обліку кадрових наказів?

ПРАВИЛО №1. Слід враховувати типологію наказу.

Все, що стосується наказу: як його складають, де та як його реєструють, як та до якої справи він буде сформований – все це залежить від того, до якого виду відноситься конкретний наказ.

Відповідно до ст. 16 Переліку №578/5 накази поділяють на 4 групи. Підставою для поділу є строк зберігання документа. Після спливу цього визначеного строку зберігання документи можна вилучити для знищення за умови експертизи їх цінності

Відповідно до цієї парадигми можна виокремити чотири групи наказів:

1) накази з основної діяльності (де фіксуються рішення, які стосуються роботи всього підприємства чи окремих підрозділів):

• в організаціях, що створюють документи Національного архівного фонду, (наприклад, у наукових установах, органах влади тощо) зберігаються постійно;
• в інших організаціях - до ліквідації організації.

2) накази з адміністративно-господарських питань (переважно ситуативні накази, пов'язані з господарським облаштуванням та забезпеченням підприємства) зберігаються протягом 5 років;

3) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (наприклад, з приводу прийняття на роботу, переміщення, стажування, надання відпусток по догляду за дитино та без збереження заробітної плати, заохочення, звільнення працівника, оплату праці тощо) зберігаються протягом 75 років;

4) накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (наприклад, які стосуються короткострокових відряджень, звернення стягнень, надання усіх інших (оплачуваних роботодавцем) відпусток працівникам) зберігаються протягом 5 років.

Важливість розуміння даного поділу полягає у залежності віднесення кожного наказу до відповідного типу з метою визначення порядку його подальшої реєстрації та обліку.

ПРАВИЛО №2. Накази реєструються і формуються у справи залежно від строків зберігання у межах одного календарного року.

Відтак на кожному підприємстві щороку повинно бути заведено та вестись щонайменше 4 журнали реєстрації наказів та 4 справи з наказами, а саме:

• Журнал реєстрації наказів з основної діяльності за певний рік;
• Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань за певний рік;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання за певний рік;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання за певний рік;
• Справа з наказами з основної діяльності за певний рік;
• Справа з наказами з адміністративно-господарських питань за певний рік;
• Справа з наказами з кадрових питань тривалого (75 років) зберігання за певний рік;
• Справа з наказами з кадрових питань тимчасового (5 років) зберігання за певний рік.

Дана типологія не є вигаданою. Підставою є відповідне скерування, що міститься у п. 2 глави 3 розділу ІІІ Правил №1000/5, де зазначається, що окремо реєструються розпорядчі документи з основних питань діяльності, розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань та розпорядчі документи з кадрових питань - відповідно до їх видів та строків зберіганя.

ПРАВИЛО №3. На початку кожного діловодного року нумерацію в Журналі реєстрації наказів слід поновлювати.

Тобто щорічно нумерацію у журналах реєстрації наказів слід поновлювати – вона не повинна «продовжуватись» у наступному році.

Наприклад, якщо останній наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання зареєстрований у 2018 році за №368, то перший наказ у цьому Журналі у 2019 році має бути зареєстрований під №1.

ПРАВИЛО №4. Використовуйте рекомендовані індекси.

З метою полегшення інформаційно-пошукової роботи лектор радить користуватись індексами, які присвоювати кожному наказу.

Зрозуміло, що реєстраційний індекс буде містити таку складову як номер з журналу.

Тобто, зареєстрований у Журналі реєстрації наказів наказ під №1 буде мати номер 1. Однак, зважаючи на те, що на підприємстві повинно одночасно вестись щонайменше 4 журнали, то, очевидно, що в один день може бути видано декілька різних за типом наказів, але з однаковим номером. В такому разі зазначення в кожному наказі спеціального індексу виконуватиме ідентифікуючу функцію.

Така можливість передбачається і в п. 5 глави 3 розділу ІІІ Правил №1000/5, де зазначається, що з метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Водночас систему таких індексів розробляє підприємство самостійно.

Так, ще у 2012 році було оприлюднено рекомендовані літерні частини індексів для їх використання підприємствами України, а саме:

• для наказів з основної діяльності – без зазначення літерного індексу;
• для наказів з адміністративно-господарських питань – «АГ»;
• для наказів з кадрових питань тривалого зберігання – «к/тр»;
• для наказів з кадрових питань тимчасового зберігання – «к/тм».

ПРАВИЛО №5. Оригінал наказу може бути лише один. Відтак, до справи формуються оригінали наказів, а до особових справ – копії.

Існує поняття «першого примірника наказу», тобто оригіналу, який підписує директор та який формують до справи.

В такому разі підлеглим структурам надсилають копії наказів, а до особових справ долучають засвідчені копії наказів про прийняття, переведення, звільнення, зміну облікових даних тощо. Оригінали ж наказів зберігаються у справі з наказами.

ПРАВИЛО №6. Документи-підстави для наказів (наприклад, заяви, доповідні записки тощо) слід формувати до окремою або іншої справи.

Розповсюдженою помилкою при веденні діловодства на підприємстві є зберігання у справах з наказами також і підстав, які передували їх видачі. Наприклад, разом з наказом про прийняття працівника зберігають його заяву про прийняття на роботу.

Ведення діловодства таким чином є помилковим. Відтак, накази слід зберігати у окремій справі. Документи-підстави зберігаються в окремій справі: або в особовій справі працівника або в справі, яку можна назвати «Документи - підстави для наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ».

ПРАВИЛО №7. Накази про прийняття, відпустки, звільнення рекомендовано складати за типовими формами.

Принциповим в даному питанні є те, що законодавством визначається альтернатива складання даних наказів. Відтак, накази про прийняття, відпустки, звільнення дозволено оформлювати як на бланках, так і за типовими формами, затвердженими наказом Деркомстату від 05.12.2008 року №489 (п. 2 глави 9 Розділу ІІ Правил №1000/5).

За загальним правилом накази з кадрових питань оформлюють на бланках або стандартних аркушах паперу формату А4. Будь-який розпорядчий документ, за винятком спільного, оформлюють на бланку із зазначенням його конкретного виду (постанова, рішення, наказ, розпорядження).

Чи є порушенням складання кадрових наказів за формами, відмінними від типових? Насправді, виявляється, це не є порушенням, однак накази, складені на підприємстві в довільній формі, повинні містити усі показники, що й типові форми.

Тому при складені наказів за формами, відмінними від типових, слід дотримуватись наступних умов:

1) треба зазначити всі показники, передбачені типовою формою;

2) слід враховувати вимоги Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 року №55.

Фактично, накази за типовими формами – це лише спосіб уникнути помилок, оскільки майже всю інформацію, що мають містити накази, передбачено типовими формами.

ПРАВИЛО №8. За потреби доповнюйте типові форми наказів іншими показниками.

Дане правило є логічним продовженням попередньої тези, оскільки не завжди типові форми можуть врахувати специфіку кожної конкретної ситуації, підприємства чи навіть вимог законодавства. Відтак не лише можливо, а інколи й необхідно доповнювати типові форми наказів додатковими положеннями.

ПРАВИЛО №9. Накази з кадрових питань слід складати відповідно до ДСТУ 4163-2003 та глави 9 розділу ІІ Правил №1000/5.

Дане правило стосується, в першу чергу, випадків складання наказів, які не стосуються прийняття, звільнення та відпусток працівників та для яких не затверджено типових форм.

В такому разі слід керуватись наступними положеннями:

• основними реквізитами будь-якого наказу є: назва підприємства, назва виду документа, дата наказу, реєстраційний індекс, місце складання, заголовок, текст, підстава, підпис, відмітка про ознайомлення;
• заголовок має бути коротким, його структура повинна виглядати наступним чином: прийменник «Про» + віддієслівний іменник + прізвище, ініціали працівника, якого стосується розпорядча дія. Наприклад: «Про прийняття на роботу Петренка В.С.»;
• текст кадрового наказу, як правило, містить дві частини: констатуюча (преамбула) та розпорядча. У констатуючій частині вказують підставу або мету видання наказу. Преамбулу можна сформулювати словами «На виконання», «З метою» тощо;
• преамбула не є обов'язковою частиною тексту кадрового наказу - без преамбули зазвичай оформлюють накази про прийняття, переведення, звільнення;
• замість слова НАКАЗУЮ в кадрових наказах можна використовувати конкретні дієслова. Розпорядчу частину наказу з кадрових питань починають, як правило, з дієслова у формі інфінітива великими літерами: ПРИЙНЯТИ, ПЕРЕВЕСИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо;
• слово НАКАЗУЮ слід використовувати у кадрових наказах, якщо текст наказу містить кілька рішень: наприклад, «звільнити Іваненка», «бухгалтерії виплатити компенсацію» тощо. Такий текст слід ділити на пункти (підпункти) арабськими цифрами.

ПРАВИЛО №10. Обов’язково потрібно ознайомлювати із кадровим наказом працівника, якого стосується наказ.

Згідно з п. 11 глави 9 розділу ІІ Правил №1000/5 з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

На практиці може виникнути проблемна ситуація, коли виникає необхідність ознайомити з наказом працівника структурного підрозділу, що розташований в іншій місцевості.

В такому разі, аби довести розпорядження до відома працівника шляхом його ознайомлення з наказом, може бути виготовлено та належним чином засвідчена копія наказу, яка передається до відповідного структурного підрозділу, де працівник має можливість з нею ознайомитись та поставити відповідну відмітку.

Однак перед цим, підприємство, що вирішує змінити традиційну схему ознайомлення з наказами, має регламентувати новий порядок ознайомлення, наприклад, шляхом внесення змін до інструкції з діловодства або шляхом видачі відповідного наказу.

Також на практиці виникає питання необхідності засвідчення наказів з кадрових питань печатками підприємства. З даного приводу лектор зазначила, що законодавство не містить такої вимоги. Відтак, не потрібно засвідчувати печаткою оригінали наказів з кадрових питань, оформлені на бланках, та копії розпорядчих документів, призначені для внутрішнього користування.

Підсумовуючи, слід звернути увагу на повну урегульованість даного питання та правову визначеність, яка існує в даній сфері. Слід наголосити, що профільні Правила організації діловодства є досить комплексним та детальним документом, який в повній мірі визначає та деталізує низку ситуацій, які можуть виникнути на практиці. Водночас, незважаючи на це, у зв'язку з певною бюрократичною складовою цього нормативно-правового акту, можна констатувати, що діловодство на більшості невеликих українських підприємств ведеться у більш спрощеній формі при ігноруванні окремих положень згаданих Правил.

ukrainepravo.com/