Практические вопросы трудового законодательства: кадровые приказы

Вопросы организации кадрового делопроизводства на предприятиях, в учреждениях и организациях Украины регулируется Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 года №1000/5 (далее - Правила №1000/5) и Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с а значение сроков хранения документов, утвержденным Приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 года №578/5 (далее - Перечень №578/5).

Какие основные правила ведения документооборота и учета кадровых приказов?

ПРАВИЛО №1. Следует учитывать типологию приказа.

Все, что касается приказа: как его составляющих, где и как его регистрируют, как и к делу он будет сформирован - все это зависит от того, к какому виду относится конкретный приказ.

В соответствии со ст. 16 Перечня №578/5 приказы делятся на 4 группы. Основанием для разделения является срок хранения документа. По истечении этого определенного срока хранения документы можно изъять для уничтожения при экспертизы их ценности.

Согласно этой парадигмы можно выделить четыре группы приказов:

1) приказы по основной деятельности (где фиксируются решения, касающиеся работы всего предприятия или отдельных подразделений):

• в организациях, создают документы Национального архивного фонда (например, в научных учреждениях, органах власти и т.д.) хранятся постоянно;
• в других организациях - до ликвидации организации.

2) приказы по административно-хозяйственным вопросам (преимущественно ситуативные приказы, связанные с хозяйственным обустройством и обеспечением предприятия) хранятся в течение 5 лет

3) приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения (например, по поводу принятия на работу, перемещение, стажировки, предоставление отпусков по уходу за ребенком и без сохранения заработной платы, поощрения, увольнения работника, оплату труда и т.д.) хранятся в течение 75 лет

4) приказы по кадровым вопросам временного срока хранения (например, касающихся краткосрочных командировок, обращение взысканий, предоставление всех (оплачиваемых работодателем) отпусков работникам) сохраняются в течение 5 лет.

Важность понимания данного раздела заключается в зависимости отнесения каждого приказа к соответствующему типу с целью определения порядка его последующей регистрации и учета.

ПРАВИЛО №2. Приказы регистрируются и формируются в дела в зависимости от сроков хранения в пределах одного календарного года.

Поэтому на каждом предприятии ежегодно должно быть принято и вестись не менее 4 журналы регистрации приказов и 4 дела с наказмы, а именно:

• Журнал регистрации приказов по основной деятельности за год;
• Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам за определенный год;
• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения за определенный год;
• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам временного хранения за определенный год;
• Дело приказам по основной деятельности за год;
• Дело приказам по административно-хозяйственным вопросам за определенный год;
• Дело приказам по кадровым вопросам длительного (75 лет) хранения за определенный год;
• Дело приказам по кадровым вопросам временного (5 лет) хранения за определенный год.

Данная типология не является вымышленной. Основанием является соответствующее направление, содержащаяся в п. 2 главы 3 раздел III Правил №1000/5, где отмечается, что отдельно регистрируются распорядительные документы по основным вопросам деятельности, распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам и распорядительные документы по кадровым вопросам - в соответствии с их видов и сроков снимков.

ПРАВИЛО №3. В начале каждого делопроизводственного года нумерацию в Журнале регистрации приказов следует обновлять.

То есть ежегодно нумерацию в журналах регистрации приказов следует возобновлять - она не должна «продолжаться» в следующем году.

Например, если последний приказ в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения зарегистрирован в 2018 году под №368, то первый приказ в этом журнале в 2019 году должен быть зарегистрирован под №1.

ПРАВИЛО №4. Используйте рекомендованные индексы.

С целью облегчения информационно-поисковой работы лектор советует пользоваться индексами, которые присваивать каждому приказу.

Понятно, что регистрационный номер будет содержать такую составляющую как номер с журнала.

То есть, зарегистрированный в журнале регистрации приказов приказ под №1 будет иметь номер 1. Однако, несмотря на то, что на предприятии должно одновременно вестись не менее 4 журналы, то, очевидно, что в один день может быть выдано несколько различных по типу приказов, но с одинаковым номером. В таком случае указания в каждом приказе специального индекса выполнять идентифицирующую функцию.

Такая возможность предусмотрена и в п. 5 главы 3 раздел III Правил №1000/5, где отмечается, что с целью различения групп приказов по кадровым вопросам каждого вида к порядкового номера может добавляться буквенный индекс. В то же время систему таких индексов разрабатывает предприятие самостоятельно.

Так, еще в 2012 году был обнародован рекомендованные буквенные части индексов для их использования предприятиями Украины, а именно:

• для приказов по основной деятельности - без указания буквенного индекса;
• для приказов по административно-хозяйственным вопросам - «АГ»;
• для приказов по кадровым вопросам длительного хранения - «к/тр»;
• для приказов по кадровым вопросам временного хранения - «к/тм».

ПРАВИЛО №5. Оригинал приказа может быть только один. Поэтому, к делу формируются оригиналы приказов, а к личным делам - копии.

Существует понятие «первого экземпляра приказа», то есть оригинала, который подписывает директор и который формируют к делу.

В таком случае подчиненным структурам присылают копии приказов, а к личным делам приобщают заверенные копии приказов о приеме, переводе, увольнении, изменении учетных данных и тому подобное. Оригиналы же приказов хранятся в деле приказам.

ПРАВИЛО №6. Документы-основания для приказов (например, заявления, докладные записки и т.д.) следует формировать в отдельной или иного дела.

Распространенной ошибкой при ведении делопроизводства на предприятии является хранение в делах с приказами также и оснований, предшествовавших их выдачи. Например, вместе с приказом о приеме работника сохраняют его заявление о приеме на работу.

Ведение делопроизводства таким образом является ошибочным. Поэтому, приказы следует хранить в отдельном деле. Документы-основания хранятся в отдельном деле: либо в личном деле работника или в деле, которое можно назвать «Документы - основания для приказов по кадровым вопросам, не вошедшие в состав личных дел».

ПРАВИЛО №7. Приказы о принятии, отпуска, увольнения рекомендуется составлять по типовым формам.

Принципиальным в данном вопросе является то, что законодательством определяется альтернатива составления данных приказов. Поэтому, приказы о принятии, отпуска, увольнения разрешено оформлять как на бланках, так и по типовым формам, утвержденным приказом Деркомстату от 05.12.2008 года №489 (п. 2 главы 9 раздела II Правил №1000/5).

По общему правилу приказы по кадровым вопросам оформляют на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. Любой распорядительный документ, за исключением общего, оформлююь на бланке с указанием его конкретного вида (постановление, решение, приказ, распоряжение).

Является ли нарушением составления кадровых приказов по формам, отличным от обычных? На самом деле, оказывается, это не является нарушением, однако приказы, составленные на предприятии в произвольной форме, должны содержать все показатели, и типовые формы.

Поэтому при составлении приказов по формам, отличным от обычных, следует соблюдать следующие условия:

1) надо указать все показатели, предусмотренные типовой форме;

2) следует учитывать требования Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »ДСТУ 4163-2003, утвержденного приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 года №55.

Фактически, приказы по типовым формам - это лишь способ избежать ошибок, поскольку почти всю информацию, должны содержать приказы, предусмотрено типовыми формами.

ПРАВИЛО №8. При необходимости дополняйте типовые формы приказов другими показателями.

Данное правило является логическим продолжением предыдущего тезиса, поскольку не всегда типовые формы могут учесть специфику каждой конкретной ситуации, предприятия или даже требований законодательства. Поэтому не только возможно, а иногда и необходимо дополнять типовые формы приказов дополнительными положениями.

ПРАВИЛО №9. Приказы по кадровым вопросам следует составлять в соответствии с ДСТУ 4163-2003 и главы 9 раздела II Правил №1000 / 5.

Данное правило касается, в первую очередь, случаев составление приказов, которые не касаются прием, увольнение и отпусков работников и для которых не утвержден типовых форм.

В таком случае следует руководствоваться следующими положениями:

• основными реквизитами любого приказа являются: название предприятия, название вида документа, дата приказа, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, основание, подпись, отметка об ознакомлении;
• заголовок должен быть кратким, его структура должна выглядеть следующим образом: предлог «О» + отглагольное существительное + фамилия, инициалы работника, к которому относится распорядительное действие. Например: «О принятии на работу Петренко В.С.»;
• текст кадрового приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительная. В констатирующей части указывают основание или цель издания приказа. Преамбулу можно выразить словами «Во исполнение», «С целью» и др;
• преамбула не является обязательной частью текста кадрового приказа - без преамбулы обычно оформляют приказы о приеме, переводе, увольнении;
• вместо слова Ю в кадровых приказах можно использовать конкретные глаголы. Распорядительную часть приказа по кадровым вопросам начинают, как правило, с глагола в форме инфинитива большими буквами: ПРИНЯТЬ, перевес, освободить, отправить, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ и тому подобное;
• слово НАКАЗУЮ следует использовать в кадровых приказах, если текст приказа содержит несколько решений: например, «освободить Иваненко», «бухгалтерии выплатить компенсацию» и другие. Такой текст следует делить на пункты (подпункты) арабскими цифрами.

ПРАВИЛО №10. Обязательно нужно знакомить с кадровым приказом работника, к которому относится приказ.

Согласно п. 11 главы 9 раздела II Правил №1000/5 с распорядительным документом по кадровым вопросам (личного состава) обязательно знакомят упомянутых в нем лиц, на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления.

На практике может возникнуть проблемная ситуация, когда возникает необходимость ознакомить с приказом работника структурного подразделения, расположенного в другой местности.

В таком случае, чтобы доказать распоряжение до сведения работника путем его ознакомления с приказом, может быть изготовлено и надлежащим образом заверенная копия приказа, которая передается в соответствующее структурное подразделение, где работник можливсть с ней ознакомиться и поставить соответствующую отметку.

Однако перед этим, предприятие, решает изменить традиционную схему ознакомления с наказмы, должно регламентировать новый порядок ознакомления, например, путем внесения изменений в иснтрукции по делопроизводству или путем выдачи соответствующего приказа.

Также на практике возникает вопрос о необходимости заверения приказов по кадровым вопросам печатями предприятия. По этому поводу лектор отметила, что законодательство не содержит такого требования. Следовательно, не нужно заверять печатью оригиналы приказов по кадровым вопросам, оформленные на бланках, и копии распорядительных документов, предназначенные для внутреннего пользования.

Подытоживая, следует обратить внимание на полную урегулированность данного вопроса и правовую определенность, которая существует в данной сфере. Следует отметить, что профильные Правила организации делопроизводства достаточно комплексным и детальным документом, который в полной мере определяет и детализирует ряд ситуаций, которые могут возникнуть на практике. В то же время, несмотря на это, в связи с определенной бюрократической составляющей этого нормативно-правового акта, можно констатировать, что делопроизводство на большинстве небольших украинских предприятий ведется в более упрощенной форме при игнорировании отдельных положений упомянутых Правил.

ukrainepravo.com/