Особливості звільнення документів від легалізації та апостилювання

Використання офіційних українських документів за кордоном та іноземних документів в Україні зазвичай вимагає їх консульської легалізації чи апостилювання. Однак у певних випадках відповідно до міжнародного законодавства документи визнаються без додаткового засвідчення.

Відповідно до ст. 13 Закону від 23.06.2005 № 2709-IV «Про міжнародне приватне право» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Деякі міжнародні договори України у сфері правових відносин і міжнародної правової допомоги у цивільних і кримінальних справах містять положення про те, що документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї договірної сторони та підтверджені підписом уповноваженої особи й офіційною печаткою, є дійсними на території іншої договірної сторони без подальшого засвідчення.

Однак, наявність відповідних положень не можна тлумачити як такі, що автоматично передбачають прийняття компетентними органами України без будь-якого додаткового засвідчення усіх офіційних документів, складених органами іноземних держав, які є сторонами таких договорів.

Слід враховувати, що формулювання відповідних статей міжнародних договорів є неоднаковим, і у більшості випадків прямо визначає застосування правила звільнення від потреби будь-якої легалізації лише тих документів, які надсилаються між компетентними органами сторін для цілей відповідного міжнародного договору.

Крім того, зростання кількості держав-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року, доступність процедури проставлення апостилю, а також активізація міграційних процесів у світі зумовили те, що держави, з якими Україною укладено міжнародні договори про правове співробітництво у цивільних справах, починають тлумачити вищезгадані положення як такі, що застосовуються лише до документів, які передаються між центральними чи компетентними органами держав на підставі таких міжнародних договорів у порядку правового співробітництва, і не поширюються на інші офіційні документи, що подаються заінтересованими особами безпосередньо.

Деякі держави продовжують практику широкого тлумачення положень міжнародних договорів про правову допомогу у цивільних і кримінальних справах та приймають без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані і з якою метою.

Деякі держави приймають без будь-якого додаткового засвідчення більшість офіційних документів, виданих компетентними органами України чи засвідчених уповноваженими особами, крім документів, виданих податковими органами, а також деяких інших категорій документів.

Інші держави, з якими Україна має відповідні міжнародні договори, без будь-якого додаткового засвідчення приймають виключно ті офіційні документи України, які надходять під час офіційного листування від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей такого міжнародного договору), у провадженні яких знаходяться цивільні або кримінальні справи, з метою виконання запитів (доручень) про міжнародну правову допомогу чи розгляду клопотань про визнання і виконання судових рішень, що надсилаються безпосередньо у цілях виконання міжнародних договорів про правові відносини і правову допомогу в цивільних справах.

Виходячи із принципу взаємності, вбачається, що відповідні офіційні документи, складені чи засвідчені компетентними органами таких держав, і які надсилаються чи подаються державними органами, юридичними та фізичними особами, можуть прийматися на території України лише за умови засвідчення їх дійсності шляхом проставлення апостиля відповідно до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 рік), або шляхом консульської легалізації, якщо держава не є стороною цієї Конвенції. Крім того, додаткове засвідчення дійсності не може вимагатися у випадках, передбачених окремими галузевими міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою. Наприклад, з питань трудової діяльності, соціального захисту чи пенсійного забезпечення, якщо такий договір містить статтю, яка прямо передбачає, що документи приймаються без легалізації.

Звільнення офіційних документів від вимоги легалізації чи іншого додаткового посвідчення (апостиля) на підставі відповідних положень міжнародних договорів України не скасовує вимоги щодо надання засвідченого перекладу документа на офіційну мову держави, на території якої документ пред’являється чи буде використовуватися.

Водночас необхідно враховувати, що консульська легалізація чи апостиль засвідчують лише дійсність документа. Однак, для визнання документів про освіту чи кваліфікацію особи недостатньо легалізації чи апостилювання документів про освіту, наприклад диплому, а необхідно проходити процедуру нострифікації.

Рішення іноземних судів також потребують їх визнання або визнання та надання дозволу на виконання українським судом.

Перелік міжнародних договорів України, відповідно до яких усі офіційні документи, видані компетентними органами однієї Договірної Сторони, приймаються без будь-якого додаткового засвідчення на території іншої Договірної Сторони.

Інформація станом на 26.06.2025.

Мін’юст