Як компанії впровадити електронну систему закупівель 

Конкурентне середовище і можливість вибрати найкращу цінову пропозицію - головні причини, через які компанії роблять закупівлі через систему. Тим не менш, ефективно працювати в ній виходить не у всіх.

Переваги системи електронних торгів встигли оцінити багато представників українського бізнесу. Одні замовники розчарувалися після першого тендера і не вірять, що наступна спроба буде кращою. Інші ж не наважуються пробувати, оскільки від початку переконані в невдачі. Чому деяким компаніям не вдається впровадити електронну систему закупівель і як навчитися ефективно працювати в ній?

1. Відсутність мети. Компанії чують про систему або про те, що в ній багато постачальників, і вирішують спробувати. Вони не хочуть вибрати переможця, їм цікаво просто подивитися, як це працює. В результаті тендер не закінчується, постачальники демотивовані, тому що витратили час на підготовку і участь. А покупець безпосередньо створює собі певну репутацію і далі працювати в сфері електронних закупівель йому буде досить складно.

Як ефективніше? Перед тим, як оголосити тендер, необхідно визначити які цілі ставить компанія перед собою. І краще одразу прописати політику електронних закупівель, яка буде використовуватися. Це особливо важливо, якщо тендери проводять не один, а кілька департаментів.

2. Робота без чіткого ТЗ. Часто через завантаженість або не зовсім чітке розуміння предмета закупівлі, організатори тендера не приділяють належного часу тендерній документації. Вони сподіваються, що досить короткого опису, і постачальники самі зрозуміють очікування замовника. А коли цього не трапляється, і вони отримують не той товар, природно, розчаровуються в системі.

Як ефективніше? Краще вибирати для роботи ті майданчики, де є аккаунт менеджери, готові допомогти з підготовкою документації. Крім того, можна використовувати як шаблон завдання зі схожих тендерів. Якщо ж компанія закуповує системно (тобто не менше 10-15 разів на місяць), варто виділити для цього окрему людину. Він зможе якісно підтримувати комунікацію з постачальниками і займатися тендерною документацією.

3. Дії в обхід системи. Нерідко компанії приходять в систему, щоб просто дізнатися ціни на ринку, а не провести закупівлю. Оголосивши тендер, вони діють в обхід: просять постачальників надіслати пропозиції на пошту, сказати ціну по телефону або домовляються про постачання безпосередньо. В результаті, втрачають всі конкурентні переваги роботи в системі.

Як ефективніше? Коли компанія хоче зробити моніторинг цін – не потрібно оголошувати тендер. В електронній системі є спеціальна процедура - запит цінових пропозицій (request for proposal - RFP - ред,). Скориставшись RFP, замовник отримує моніторинг цін без зобов'язань вибору переможця. Після якого, за бажанням, він може покликати конкретних постачальників у тендер, де вони змагатимуться за ціною. У будь-якому випадку, важливо приймати пропозиції від постачальників виключно через електронну систему - це забезпечить конкуренцію і чесність торгів.

4. Тендер без постійних партнерів. Деякі закупівельники вважають, що не можна запрошувати в тендер постачальників, з якими працюють. Компанії бояться образити партнерів і навіть приховують від них цю інформацію. Але постачальники регулярно моніторять систему і самі дізнаються про релевантні для них тендери. У підсумку, замовник може зіпсувати стосунки з давнім партнером, який не зрозуміє, чому його не покликали в тендер, і на додачу значно знизити конкуренцію на торгах.

Як ефективніше? Запросити своїх постачальників у тендер, адже для них – це шанс довести, що їх пропозиція краща. І в цьому випадку, краще спочатку встановити очікувану вартість закупівлі. Тоді постачальники зможуть взяти участь, тільки якщо запропонують таку ж ціну або нижче. Але, звичайно ж, потрібно коректно пояснити партнерам, чому компанія проводить закупівлі через систему, розповісти про внутрішні процедури, аудит тощо.

5. Пошук універсального постачальника. Досить поширена ситуація, коли бажаючи «протестувати» систему, закупник оголошує тендер на товар, який не міг купити до цього. Але якщо товару немає на ринку, як він з'явиться в системі? Або ж бувають випадки, коли компанії хочуть зробити закупівлю різних категорій товарів або послуг у одного постачальника. Природно, знайти такого універсального постачальника – складне завдання.

Як ефективніше? Робити тестову закупівлю краще у декількох категоріях. І важливо, щоб хоча б одну з них компанія закуповувала постійно. Так буде легше відстежити ефективність електронних закупівель. Крім того, найбільш вигідну ціну зазвичай пропонують ті постачальники, які займаються поставками товарів одного профілю.

6. Попередній негативний досвід. Часто компанії побоюються працювати з системою через недобросовісних постачальників. Вони впевнені, що якщо оголосять тендер, то в нього можуть прийти ті, з ким у них вже був негативний досвід співпраці. Особливо це стосується компаній, які на ринку вже не один рік, і за цей час встигли зіткнутися зі зривами поставок або товарами неналежної якості.

Як ефективніше? Дуже важливо прописати в тендерній документації вимоги щодо якості та санкції за порушення умов або термінів поставки. Крім того, можна вказати інформацію про те, що до розгляду будуть прийматися пропозиції компаній, з якими не було негативного досвіду співпраці. Це буде попередженням для таких постачальників.

Щоб запустити і налаштувати нові процеси в компанії, завжди потрібен час. Рекомендації вище допоможуть зробити це швидше і ефективніше. Але навіть якщо для успішного впровадження системи закупівель потрібно кілька спроб, важливо пам'ятати, що за нею – майбутнє. У динамічному світі зайняти провідні позиції зможуть ті компанії, які швидше приймуть нові правила і вдосконалять операційні процеси.

https://biz.nv.ua/