Как компании внедрить электронную систему закупок 

Конкурентная среда и возможность выбрать лучшее ценовое предложение – главные причины, по которым компании совершают закупки через систему. Тем не менее, эффективно работать в ней получается не у всех.

Преимущества системы электронных торгов успели оценить многие представители украинского бизнеса. Одни заказчики разочаровались после первого тендера и не верят, что следующая попытка будет лучше. Другие же не решаются пробовать, так как изначально убеждены в неудаче. Почему некоторым компаниям не удается внедрить электронную систему закупок и как научиться эффективно работать в ней?

1.Отсутствие цели. Компании слышат о системе или о том, что в ней много поставщиков, и решают попробовать. Они не хотят выбрать победителя, им интересно просто посмотреть, как это работает. В результате тендер не завершается, поставщики демотивированы, потому что потратили время на подготовку и участие. А закупщик создает себе определенную репутацию и дальше работать в сфере электронных закупок ему будет достаточно сложно.

Как эффективнее? Перед тем, как объявить тендер, необходимо определить какие цели ставит компания перед собой. И лучше сразу прописать политику электронных закупок, которая будет использоваться. Это особенно важно, если тендеры проводят не один, а несколько департаментов.

2.Работа без четкого ТЗ. Часто по причине загруженности или не совсем четкого понимания предмета закупки, организаторы тендера не уделяют должного времени тендерной документации. Они надеются, что достаточно краткого описания, и поставщики сами поймут ожидания заказчика. А когда этого не случается, и они получают не тот товар, естественно, разочаровываются в системе.

Как эффективнее? Лучше выбирать для работы те площадки, где есть аккаунт менеджеры, готовые помочь с подготовкой документации. Кроме того, можно использовать в качестве шаблона задания из похожих тендеров. Если же компания закупает системно (т.е. не меньше 10-15 раз в месяц), стоит выделить для этого отдельного человека. Он сможет качественно поддерживать коммуникацию с поставщиками и заниматься тендерной документацией.

3.Действия в обход системы. Нередко компании приходят в систему, чтобы просто узнать цены на рынке, а не провести закупку. Объявив тендер, они действуют в обход: просят поставщиков прислать предложения на почту, сказать цену по телефону или договариваются о поставке напрямую. В результате, теряют все конкурентные преимущества работы в системе.

Как эффективнее? Когда компания хочет сделать мониторинг цен -  не нужно объявлять тендер. В электронной системе есть специальная процедура - запрос ценовых предложений (request for proposal - RFP - ред,). Воспользовавшись RFP, заказчик получает мониторинг цен без обязательств выбора победителя. После которого, по желанию, он может позвать конкретных поставщиков в тендер, где они будут соревноваться по цене. В любом случае, важно принимать предложения от поставщиков исключительно через электронную систему -  это обеспечит конкуренцию и честность торгов.

4.Тендер без постоянных партнеров. Некоторые закупщики считают, что нельзя приглашать в тендер поставщиков, с которыми работают. Компании боятся обидеть партнеров и даже скрывают от них эту информацию. Но поставщики регулярно мониторят систему и сами узнают о релевантных для них тендерах. В итоге, заказчик может испортить отношения с давним партнером, который не поймет, почему его не позвали в тендер, и в добавок значительно снизить конкуренцию на торгах.

Как эффективнее? Пригласить своих поставщиков в тендер, ведь для них —  это шанс доказать, что их предложение лучшее. И в этом случае, лучше изначально установить ожидаемую стоимость закупки. Тогда поставщики смогут поучаствовать, только если предложат такую же цену или ниже. Но, конечно же, нужно корректно объяснить партнерам, почему компания проводит закупки через систему, рассказать о внутренних процедурах, аудите и т.д.

5.Поиск универсального поставщика. Достаточно распространенная ситуация, когда желая «протестировать» систему, закупщик объявляет тендер на товар, который не мог купить до этого. Но если товара нет на рынке, как он появится в системе? Или же бывают случаи, когда компании хотят сделать закупку разных категорий товаров или услуг у одного поставщика. Естественно, найти такого универсального поставщика -  сложная задача.

Как эффективнее? Делать тестовую закупку лучше по нескольким категориям. И важно, чтобы хотя бы одну из них компания закупала постоянно. Так будет легче отследить эффективность электронных закупок. Кроме того, наиболее выгодную цену обычно предлагают те поставщики, которые занимаются поставками товаров одного профиля.

6.Предыдущий негативный опыт. Часто компании опасаются работать с системой из-за недобросовестных поставщиков. Они уверены, что если объявят тендер, то в него могут прийти те, с кем у них уже был негативный опыт сотрудничества. Особенно это касается компаний, которые на рынке уже не один год, и за это время успели столкнуться со срывами поставок или товарами ненадлежащего качества.

Как эффективнее? Очень важно прописать в тендерной документации требования по качеству и санкции за нарушение условий или сроков поставки. Кроме того, можно указать информацию о том, что к рассмотрению будут приниматься предложения компаний, с которыми не было негативного опыта сотрудничества. Это будет предупреждением для таких поставщиков.

Чтобы запустить и настроить новые процессы в компании, всегда нужно время. Рекомендации выше помогут сделать это быстрее и эффективнее. Но даже если для успешного внедрения системы закупок потребуется несколько попыток, важно помнить, что за ней —  будущее. В динамично развивающемся мире занять лидирующие позиции смогут те компании, которые быстрее примут новые правила и усовершенствуют операционные процессы.

https://biz.nv.ua/