Як категорійний менеджмент може допомогти бізнесу заробляти більше

Бізнесом у сучасному світі правлять стратегії. Тепер при закупівлях замість традиційного (транзакційного) підходу «прийняв заявку – закупив» усе більше цінують стратегічні інструменти. І все частіше словосполучення «категорійний менеджмент» згадують в Україні у розрізі стратегічного підходу до закупівель.

Закупівельник не просто ходить по магазинах, вибираючи потрібний товар, як здається декому. Він виконує різні завдання: розробляє стратегії і плани реалізації, відбирає й аналізує постачальників, оформляє тендерну документацію, керує відносинами з постачальниками і багато іншого.

Категорійний менеджмент у закупівлі – це ціла бізнес-філософія, стратегічний підхід до організації закупівель товарів і послуг, який пов'язує бізнес-цілі та вимоги кінцевих клієнтів з можливостями ринку.

Категорійний менеджер дивиться значно ширше, ніж рядовий фахівець із закупівель. Сучасний закупівельник – стратег, який володіє великою кількістю знань про мікро- і макроекономіку, право, фінанси, технології, закони, маркетинг. Він не обмежується лише отриманням внутрішньої заявки та проведенням тендерної процедури. Категорійний менеджер взаємодіє з внутрішніми замовниками, зовнішніми споживачами, субпостачальниками, іншими відділами компанії. І говорить з ними однією мовою.

Що це означає на практиці?

Часто формального спілкування закупівельника із внутрішнім замовником недостатньо. Саме тому в категорійному менеджменті працює підхід матричного управління, коли до управління категорією залучаються всі, хто впливає на групу (категорію) товарів або послуг, що закуповується.

Наприклад, до категорійної групи «Друковані матеріали» входить закупівельник друкованих матеріалів, маркетолог, юрист і бухгалтер. Разом вони знайдуть оптимальні підходи до управління категорією.

Деякі колеги кажуть, що управління закупівельною категорією – це наче управління окремою бізнес-одиницею. І дійсно, нам потрібні різні фахівці на різних стадіях управління категорією. І чим складніше категорія, тим більше вона потребує залучення профі з інших галузей.

Цінність і привабливість категорійного менеджменту в тому, що він дозволяє фокусуватися на специфічних напрямках витрат, об'єднувати їх і оптимізувати ресурси. Наприклад, аби постійно не звертатися до сотні постачальників за окремими товарами, часом достатньо визначити, скільки ви витрачаєте на рік (наприклад, на канцелярію), і замовляти весь обсяг в одного-трьох постачальників. Це заощадить час і гарантує додаткові знижки на обсязі.

Тепер перейдемо до специфікацій або технічних завдань.

У термінології категорійного менеджменту визначення потреб і складання специфікацій – одна з перших стадій. Якісне й ретельне опрацювання специфікацій є дуже важливим. Те, що ви закладете у специфікації, як ви це опишете, те ви і отримаєте на виході. Чи відкриєте ви можливість для корупції, чи створите сприятливе конкурентне середовище? Усе це закладено в специфікаціях.

Якщо специфікацію складено неправильно, вона сильно обмежує конкуренцію, затягує закупівельний процес, роблячи його неефективним, і породжує корупцію. Саме тому я приділяю дуже багато уваги підготовці специфікацій.

Специфікація не статична, вона залежить від змін у середовищі, технологіях, підходах. Досвідчений закупівельник регулярно оновлює документ, оскільки ринок постійно змінюється. Наприклад, в IT-сфері інформація застаріває за лічені місяці. З'являються нові товари та їх замінники і в інших сферах.

Наприклад, з 2019 року мережа американських ресторанів Burger King почала продавати новий вегетаріанський бургер «Rebel Whopper» з «котлетою» із соєвого білка. Нова закупівельна категорія «народилася» кілька років тому із загальної стратегії компанії слідом за тенденціями ринку. Тобто у м'яса з'явився товар-замінник – соєвий білок.

За оцінками швейцарського фінансового холдингу UBS, ринок м'яса на рослинній основі до 2025 року досягне 50 мільярдів доларів. І ця аналітика стане частиною категорійної стратегії для нової категорії «Соєвий білок» у Burger King, яка навряд чи існувала ще 10 років тому.

Отже, добре підготовлена специфікація дозволяє закупівельникам:

• мінімізувати ризики втрат;
• економити гроші компанії, час та інші ресурси;
• коректно порівнювати пропозиції, тобто порівнювати «апельсини» з «апельсинами», а не з «огірками»;
• реалізувати активну лідерську позицію категорійного менеджера в компанії.

Крім того, існує правило перевірки специфікації 4-С:

Clear – ясна й чітка. Виклад має бути достатньо чітким, аби описати суть і проблематику.

Concise – коротка настільки, наскільки це дозволяє специфіка закупівлі.

Competitive – конкурентна. Вона повинна давати можливість залучення різних постачальників, створюючи конкуренцію, аби у підсумку вибрати найбільш слушного.

Complete – повна. Специфікація повинна повністю описувати всі деталі, бути зрозумілою як постачальникам, так і всередині самої організації. Особливо це стосується складних закупівель.

Аби скласти правильну специфікацію, закупівельники і вся категорійна група опрацьовують цілий ряд питань:

• Кому потрібні ці продукти або послуги?
• Де вони використовуватимуться? Куди їх постачати?
• Для чого потрібні саме ці товари або послуги? Яка їхня мета?

Іноді компанії залучають третю сторону — вузьких спеціалістів, які дають експертний висновок щодо оформлення специфікацій за всіма критеріями. Надалі вони допоможуть оцінити пропозиції постачальників.

thepage.ua