Как категорийный менеджмент может помочь бизнесу зарабатывать больше

Бизнесом в современном мире правят стратегии. Теперь при закупках вместо традиционного (транзакционного) подхода «принял заявку – закупил» все больше ценят стратегические инструменты. И все чаще словосочетание «категорийный менеджмент» упоминают в Украине в разрезе стратегического подхода к закупкам.

Закупщик не просто ходит по магазинам, выбирая необходимый товар, как кажется некоторым. Он выполняет разные задачи: разрабатывает стратегии и планы реализации, отбирает и анализирует поставщиков, оформляет тендерную документацию, управляет взаимоотношениями с поставщиками и многое другое.

Категорийный менеджмент в закупках – это целая бизнес-философия, стратегический подход к организации закупок товаров и услуг, который связывает бизнес-цели и требования конечных клиентов с возможностями рынка.

Категорийный менеджер смотрит значительно шире, чем рядовой специалист по закупкам. Современный закупщик – стратег, который владеет большим количеством знаний о микро- и макроэкономике, праве, финансах, технологиях, законах, маркетинге. Он не ограничивается лишь получением внутренней заявки и проведением тендерной процедуры. Категорийный менеджер взаимодействует с внутренними заказчиками, внешними потребителями, субпоставщиками, другими отделами в компании. И говорит с ними на одном языке.

Что это означает на практике?

Часто формального общения закупщика с внутренним заказчиком недостаточно. Именно поэтому в категорийном менеджменте работает подход матричного управления, когда в управление категорией вовлекаются все, кто влияет на эту закупаемую группу (категорию) товаров или услуг.

Например, в категорийную группу «Печатные материалы» входит закупщик печатных материалов, маркетолог, юрист и бухгалтер. Вместе они найдут оптимальные подходы к управлению категорией.

Некоторые коллеги говорят, что управление закупочной категорией – это как управление отдельной бизнес-единицей. И действительно, нам нужны разные специалисты на разных стадиях управления категорией. И чем сложнее категория, тем больше требуется вовлечения профи из других отраслей.

Ценность и прелесть категорийного менеджмента в том, что он позволяет фокусироваться на специфических направлениях расходов, объединять их и оптимизировать ресурсы. Например, чтобы не обращаться постоянно к сотне поставщиков за отдельными товарами, порой достаточно определить, сколько вы тратите в год (допустим, на канцелярию), и заказывать весь объем у одного-трех поставщиков. Это сэкономит время и гарантирует дополнительные скидки на объеме.

Теперь перейдем к спецификациям или техническим заданиям.

В терминологии категорийного менеджмента определение потребностей и составление спецификаций – одна из первых стадий. Качественная и тщательная проработка спецификаций важна. То, что вы заложите в спецификации, как вы это опишите, то вы и получите на выходе. Откроете ли вы возможность для коррупции или создадите благоприятную конкурентную среду? Все это заложено в спецификациях.

Если спецификация составлена неправильно, она сильно ограничивает конкуренцию, затягивает закупочный процесс, делая его неэффективным, и порождает коррупцию. Именно поэтому я уделяю очень много внимания подготовке спецификаций.

Спецификация не статична – она зависит от изменений в среде, технологиях, подходах. Опытный закупщик регулярно обновляет документ, поскольку рынок постоянно меняется. Например, в IT-сфере информация устаревает за месяцы. Появляются новые товары и их заменители и в других сферах.

Например, с 2019 года сеть американских ресторанов Burger King начала продавать новый вегетарианский бургер «Rebel Whopper» с «котлетой» из соевого белка. Новая закупочная категория «родилась» несколько лет назад из общей стратегии компании вслед за тенденциями рынка. То есть у мяса появился товар-заменитель – соевый белок.

По оценкам швейцарского финансового холдинга UBS, рынок мяса на растительной основе к 2025 году достигнет 50 миллиардов долларов. И эта аналитика станет частью категорийной стратегии для новой категории «Соевый белок» в Burger King, которая вряд ли существовала еще 10 лет назад.

Итак, хорошо подготовленная спецификация позволяет закупщикам:

• минимизировать риски потерь;
• экономить деньги компании, время и другие ресурсы;
• корректно сравнивать предложения, то есть сравнивать «апельсины» с «апельсинами», а не с «огурцами»;
• реализовать активную лидерскую позицию категорийного менеджера в компании.

Кроме того, существует правило проверки спецификации 4-С:

Clear – ясная и четкая. Изложение должно быть достаточно четким, чтобы описать суть и проблематику.

Concise – краткая настолько, насколько позволяет специфика закупки.

Competitive– конкурентная. Она должна давать возможность привлечения разных поставщиков, создавая конкуренцию, чтобы в итоге выбрать наиболее подходящего.

Complete – полная. Спецификация должна полностью описывать все детали, быть понятной как поставщикам, так и внутри самой организации. Особенно это касается сложных закупок.

Чтобы составить правильную спецификацию, закупщики и вся категорийная группа прорабатывают целый ряд вопросов:

• Кому нужны эти продукты или услуги?
• Где они будут использоваться? Куда их поставлять?
• Для чего нужны именно эти товары или услуги? Какова их цель?

Иногда компании привлекают третью сторону — узких специалистов, которые дают экспертное заключение по оформлению спецификаций по всем критериям. В дальнейшем они помогут оценить предложения поставщиков.

thepage.ua