Чи вважається відрядженням поїздка на турбазу на виїзні виробничі збори

Із цієї статті ви дізнаєтеся: чому поїздку співробітника на виробничі збори вигідно оформити як відрядження.

Що можна зробити на практиці: правильно скласти всі документи, що підтверджують витрати на відрядження та їх зв'язок з господарською діяльністю.

Ситуація
Головне підприємство знаходиться в Києві, а його філія – в Одесі. Після розгляду звітності за півріччя керівництво прийняло рішення провести на турбазі 3-денні виробничі збори, присвячені підбиттю підсумків за минулий період і плануванню роботи на наступні півроку.

Запитання. Чи можна розглядати поїздку київських співробітників (в основному це топ-менеджмент) з Києва до Одеси як службове відрядження?

Коротка відповідь. Так, можна, але тільки за наявності в такої поїздки всіх «відряджуваних» ознак, а також при його належному документальному оформленні. Пояснимо відповідь докладніше.

Статус поїздки й оподаткування

Спочатку розберемося, що дає підприємству «відряджувальний» статус поїздки окремих працівників для цілей оподаткування.

ПДФО і військовий збір. Якщо поїздка буде визнана відрядженням, а здійснені витрати – пов'язаними з госпдіяльністю підприємства, то кошти, витрачені на конкретного працівника в поїздці (добові, витрати на проїзд, проживання тощо), не обкладатимуться ПДФО та військовим збором (далі – ВЗ) (пп. «а» пп. 170.9.1, пп. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. XX Податкового кодексу, далі – ПК). Інакше ці кошти вважатимуться надмірно витраченими. Тоді їх суму доведеться включити до місячного оподатковуваного доходу фізособи, розрахованого за правилами п. 170.9 ПК (пп. 164.2.11 ПК).

Таким чином, якщо поїздка не пов'язана з госпдіяльністю підприємства (немає документального підтвердження цього зв'язку), а кошти витрачені, то суми, отримані працівником на відрядження, повинні бути включені до його оподатковуваного доходу. База обкладення ПДФО визначається за допомогою коефіцієнта, установленого п. 164.5 ПК. Для цілей обкладення ВЗ коефіцієнт не застосовується.

ПДВ. Якщо поїздка буде визнана відрядженням, то вхідний ПДВ, включений до податкового кредиту, наприклад при придбанні квитків на проїзд або ПММ, не доведеться зменшувати шляхом нарахування податкових зобов'язань на тій підставі, що здійснені витрати не є господарськими (пп. «г» п. 198.5 ПК).

Податок на прибуток. За цим податком ніяких особливих наслідків не буде, оскільки він визначається на підставі даних бухобліку. Якщо поїздку топ-менеджменту визнати відрядженням, то витрати на відрядження вважатимуться адміністративними та обліковуватимуться на однойменному рахунку 92. Інакше витрати на поїздку працівників треба буде визнати іншими операційними витратами з відображенням на однойменному субрахунку 949. Але в будь-якому випадку вони вплинуть на фінрезультат, а значить і об'єкт обкладення податком на прибуток.

Цей висновок стосується всіх платників податку на прибуток – і тих, які не коригують фінрезультат на різниці, і тих, хто його коригує. Адже негосподарність витрат не є перешкодою для їх відображення у складі податкових витрат. Нагадаємо, ПК установлено певні види витрат, які законодавець не хоче вважати частиною податкових, вони є різницями, що коригують фінрезультат. Проте в нашому випадку різниць немає.

Що вважається службовим відряд­женням?

У ПК поняття «службове відрядження» не розшифровується. Але воно міститься в Інструкції, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59. Нагадаємо, цим документом зобов'язані керуватися організації, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджету. Комерційні підприємства можуть користуватися цією інструкцією або окремими її положеннями на добровільних засадах.

Отже, службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на обумовлений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

У нашому випадку наявні такі ознаки відрядження:

• працівники прямують до іншого населеного пункту, який знаходиться поза місцем їх постійної роботи (з Києва до Одеси);
• строк поїздки визначений (обмежений часом проведення зборів);
• є відповідне розпорядження керівництва.

Розглянемо ще одну ознаку відрядження – службове доручення. Під цим поняттям мається на увазі, що в ході поїздки працівник повинен виконати певне завдання роботодавця. Як правило, воно пов'язане з виконанням частини обов'язків, які входять до трудової функції працівника. Саме тієї частини, яка необхідна для виконання дорученого завдання.

Тому, якщо участь працівника у виробничих зборах, присвячених підбиттю підсумків за певний період і плануванню роботи на майбутній період, входить до його обов'язків, то поїздку можна сміливо вважати виконанням службового доручення.

Документальне забезпечення

Крім звичайних документів, що підтверджують витрати на відрядження (наказ, проїзні документи, документи на проживання тощо), бажано скласти докладний порядок денний зборів, який служитиме додатком до наказу про проведення виїзних зборів.

Можна задокументувати процес і підсумки зборів. Це може бути докладний протокол (запис), який додаватиметься до звіту про відрядження.

Чи повинен кожен учасник зборів складати звіт про відрядження?

Уважаємо, що не повинен. Це може бути один спільний звіт, складений особою, відповідальною за проведення виїзних виробничих зборів. Іншим учасникам достатньо поставити під ним свій підпис.

Зв'язок відрядження з госпдіяльністю та ПДФО

Як уже наголошувалося вище, щоб не обкладати ПДФО суми на відрядження, потрібно дотримувати основне правило: відрядження має бути пов'язане з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. При цьому згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПК господарність поїздки можна підтвердити, зокрема (але не виключно):

• запрошенням приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеним договором або контрактом;
• іншими документами, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (наприклад, протоколом про наміри);
• документами, що свідчать про участь відрядженого в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

У цьому випадку метою поїздки є участь у виїзних виробничих зборах. А документи, перелічені в розділі «Документальне забезпечення», підтвердять господарський характер поїздки. Адже виробничі збори – це частина робочого процесу будь-якого підприємства. Місце їх проведення може бути будь-яким – кабінет директора, конференц-зал, турбаза тощо.

Завважимо, що при виборі місця проведення таких зборів додатковим аргументом може стати той факт, що підприємство заощадить на проживанні гостей, адже філії належить службова квартира або в офісі є окреме приміщення, тому не потрібно витрачати кошти на оренду залу. Тривалість зборів (2 години, повний робочий день тощо) також може бути будь-яка.

Таким чином, поїздку працівників на виїзні виробничі збори можна вважати відрядженням за умови дотримання всіх «відряджувальних» ознак.