Декретні: особливості розрахунку

Допомога по вагітності та пологах (далі – декретні) надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами. Механізм нарахування та виплати декретних регулюється Законом № 1105 і Порядком № 1266. Розрахунок декретних багато в чому аналогічний розрахунку лікарняних, водночас є й деякі особливості. Їх ми і розглянемо для найпоширеніших практичних ситуацій.

Загальні положення

Умови надання та тривалість виплати декретних визначені в ст. 25 Закону № 1105. Зупинимося докладніше на загальних правилах.

Правило 1. Декретні виплачуються застрахованій особі за весь період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, тривалість якої становить:

• у загальному випадку – 126 календарних днів (далі – к. д.) – 70 к. д. до пологів і 56 к. д. після них (у випадку ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей – 70 к. д.);
• для жінок, віднесених до 1–3-ї категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, – 180 к. д. (90 к. д. до пологів і 90 к. д. після них);
• для осіб, які всиновили дитину до досягнення нею двох місяців, – 56 к. д. із дня всиновлення (70 к. д. у випадку одночасного всиновлення двох і більше дітей), для жінок-чорнобильців 1–3-ї категорій – 90 к. д.

Зверніть увагу: ст. 25 Закону № 1105 право на більш тривалу декретну відпустку (180 к. д. при народженні або 90 к. д. при всиновленні) передбачене й для жінок, віднесених до 4-ї категорії чорнобильців, однак для них ця норма є формальною. Фактично зазначені особи не можуть оформити декретну відпустку тривалістю 180 к. д. (90 к. д.), оскільки з 1 січня 2015 року в Законі України від 27.02.91 р. № 791а-XII «Про правовий режим території, що зазнала радіоактивного забруднення внаслідок Чорнобильської катастрофи» відсутнє визначення зони посиленого радіоекологічного контролю (так званої 4-ї зони) (лист ФСС з ТВП від 28.01.15 р. № 2.4-15-171).

Правило 2. Якщо декретна відпустка надається в період тимчасової непрацездатності застрахованої особи, то перший лікарняний закривається і із дня настання декретної відпустки видається інший. Тобто лікарняні та декретні нараховуються на підставі різних листків непрацездатності.

Правило 3. Якщо декретна відпустка починається в період простою підприємства не з вини застрахованої особи, щорічної (основної або додаткової) відпустки, відпустки без збереження зарплати, навчальної або творчої відпустки, то вона надається із дня виникнення права на декретну відпустку.

Правило 4. За період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, яка збігається з відпусткою для догляду за дитиною до трьох років, декретні виплачуються незалежно від допомоги по догляду за дитиною (ст. 25 Закону № 1105).

Правило 5. Декретні нараховуються та виплачуються як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом (абзац перший ч. 1 ст. 30 Закону № 1105).

Правило 6. Для отримання декретних застрахована особа повинна подати роботодавцю лікарняний, а комісія (уповноважений) із соціального страхування на підприємстві повинна прийняти рішення щодо призначення допомоги застрахованій особі або відмовити їй (ст. 31 Закону № 1105).

Правило 7. При роботі за сумісництвом застрахована особа повинна подати роботодавцю копію лікарняного, засвідчену підписом керівника та печаткою за основним місцем роботи.

Правило 8. Документи для призначення декретних розглядаються не пізніше 10 днів із дня їх надходження (ст. 32 Закону № 1105).

Правило 9. Декретні призначаються повністю (із 1-го дня відпустки) за рахунок коштів соціального страхування.

Нарахування декретних

Згідно з Порядком № 1266 для нарахування декретних необхідно визначити:

• розрахунковий період, за який нараховується середня зарплата;
• середньоденну зарплату (у розрахунку на один календарний день).

Розрахунковим періодом, за який обчислюється середня зарплата, є 12 календарних місяців перебування в трудових відносинах (із 1-го до 1-го числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю настання страхового випадку (у нашому випадку – декретна відпустка) (п. 25 Порядку № 1266).

Важливо! Із розрахункового періоду:

• не виключаються святкові та неробочі дні (лист Мінсоцполітики України від 16.09.15 р. № 523/18/99-15, п. 3 Порядку № 1266);
• виключаються календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин, до яких віднесені: тимчасова непрацездатність, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до 3 років (до 6 років за медичним висновком), відпустка без збереження зарплати (п. 3 Порядку № 1266).

Якщо працівниця перед виходом у декретну відпустку не відпрацювала 12 місяців, то розрахунковий період визначається виходячи з фактично відпрацьованих календарних місяців (п. 26 Порядку № 1266). Якщо ж не відпрацьовано навіть календарний місяць, то розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) (п. 27 Порядку № 1266).

Середньоденна зарплата визначається за формулою (п. 3 Порядку № 1266)

Середньоденна зарплата = Зарплата,
нарахована за розрахунковий період,
з якою сплачувалися страхові внески :
: Кількість к. д. у розрахунковому періоді.

А як бути, якщо працівниця перед декретною відпусткою з поважних причин не мала заробітку? У такому випадку середня зарплата визначається (п. 28 Порядку № 1266):

• або виходячи з тарифної ставки чи її частини, установленої на день настання страхового випадку,
• або виходячи з мінімальної заробітної плати (далі – МЗП) чи її частини, установленої законом на день настання страхового випадку, якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється.

Сума декретних не залежить від страхового стажу і становить 100 % середньої зарплати (ст. 26 Закону № 1105). Однак при її розрахунку необхідно враховувати такі обмеження:

1. Сума декретних у розрахунку на місяць (п. 2 ст. 26 Закону № 1105, п. 3 Порядку № 1266):

• не повинна перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески до Фонду соціального страхування (далі – Фонд). Нагадаємо, у 2016 році така величина становить: із 1 січня по 30 квітня – 34 450 грн.; із 1 травня по 30 листопада – 36 250 грн.; із 1 грудня – 38 750 грн.;
• не може бути менше МЗП, установленої на час настання страхового випадку. У 2016 році МЗП становить: із 1 січня по 30 квітня – 1 378 грн.; із 1 травня по 30 листопада – 1 450 грн.; із 1 грудня – 1 550 грн.

2. Середньоденна зарплата (дохід, грошове забезпечення) не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ у розрахунку на один календарний день (п. 4 Порядку № 1266).

3. Для осіб, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Держреєстру ЗДСС мають страховий стаж менше 6 місяців (наприклад, жінка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 6 років, після виходу на роботу працювала менше 6 місяців і оформляє чергову декретну відпустку), декретні обчислюються виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але в розрахунку на місяць не можуть бути більше двократного розміру МЗП і менше МЗП, установленої в місяці настання страхового випадку (п. 4 ст. 19 Закону № 1105, п. 29 Порядку № 1266).

Розглянемо на умовних числових прикладах, як розрахувати суму декретних у різних ситуаціях.

Приклади розрахунку

ПРИКЛАД 1
У розрахунковому періоді була відпустка та лікарняний
Працівниця підприємства йде в декретну відпустку з 4 травня на 126 к. д. Її оклад – 6 000 грн., страховий стаж – 3 роки. На підприємстві вона працює із січня 2015 року. У січні 2016 року працівниці була виплачена премія за підсумками роботи за рік – 1 400 грн. У цьому ж місяці вона хворіла з 12-го по 22-ге число, її зарплата за відпрацьований час становить 3 300 грн. У березні їй виплатили премію до 8 Березня (разова винагорода) у сумі 1 000 грн., із 2 по 15 березня вона була в щорічній відпустці, а з 16 по 31 березня хворіла. У цьому місяці відпрацьованих днів у працівниці не було і зарплата не нараховувалася, сума відпусткових – 4 000 грн.

Необхідно розрахувати працівниці суму декретних.

1. Визначимо розрахунковий період. У нашому прикладі це останні 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку, тобто з 1 травня 2015 року по 30 квітня 2016-го. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, за винятком днів, не відпрацьованих із поважної причини (тимчасова непрацездатність), становитиме (п. 3 Порядку № 1266):

31 + 30 + 31 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 –
– 11 + 29 + 31 – 16 + 30 = 339 (к. д.).

2. Обчислимо загальну суму виплат у розрахунковому періоді, які беруть участь при визначенні середньоденної зарплати працівниці:

 6 000 грн. х 10 міс. + 3 300 грн. + 1 400 грн. +
+ 1 000 грн. + 4 000 грн. = 69 700 грн.

Ця сума складається із зарплати за місяці розрахункового періоду, січневої премії, премії до 8 Березня та відпусткових за березень. Разові виплати (щорічна винагорода за підсумками року і премія до 8 Березня) включаються в розрахунок середньоденної зарплати повністю (лист ФСС з ТВП від 25.08.2015 р. № 5.2-32-1380). Нагадаємо, лікарняні не беруть участі в обчисленні середньоденної зарплати.

3. Визначимо середньоденну зарплату:

69 700 грн. : 339 к. д. = 205,60 грн.

4. Перевіримо отриману суму на обмеження, передбачене п. 4 Порядку № 1266: середньоденна зарплата не повинна перевищувати максимальну величину зарплати, з якої сплачуються страхові внески (ЄСВ), у розрахунку на один день (п. 4 Порядку № 1266). Ця величина визначається шляхом розподілу максимальної зарплати, на яку нараховується ЄСВ, в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44), тобто

34 450 грн. : 30,44 = 1 131,73 грн.

У нашому прикладі середньоденна зарплата не перевищує граничний розмір (205,60 грн. < 1 131,73 грн).

5. Визначимо суму декретних. Оскільки розрахункова середньоденна зарплата менша від максимальної середньоденної зарплати, ми беремо її повністю для обчислення суми декретних:

205,60 грн. х 126 к. д. = 25 905,60 грн.

6. Перевіримо декретні на обмеження, установлене п. 2 ст. 26 Закону № 1105: сума декретних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ (34 450 грн.) і не може бути менше МЗП, установленої на час настання страхового випадку (1 450 грн.).

Розрахуємо декретні помісячно. Для цього середньоденну зарплату помножимо на кількість календарних днів кожного місяця відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами й отримаємо:

• у травні – 5 756,80 грн. (205,60 грн. х х 28 к. д.);
• червні – 6 168 грн. (205,60 грн. х 30 к. д.);
• липні та серпні – по 6 373,60 грн. (205,60 грн. х х 31 к. д.);
• вересні – 1 233,60 грн. (205,60 грн. х 6 к. д.).

Як бачимо, сума декретних у розрахунку на місяць не виходить за межі встановленого обмеження, тому може бути повністю включена до заяви-розрахунку, яка подається до органу соцстраху, тобто підлягає виплаті працівниці.

ПРИКЛАД 2
Відпрацьовано менше 6 місяців і страховий стаж менше 6 місяців
Жінка оформилася на роботу 11 січня 2016 року, а з 13 червня йде у відпустку по вагітності та пологах. Із попереднього місця роботи вона звільнилася в січні 2015 року. Її оклад – 4 500 грн., страховий стаж до прийняття на роботу – 6,5 роки.

Необхідно розрахувати суму декретних.

1. Визначимо розрахунковий період. У цьому випадку згідно з п. 26 Порядку № 1266 це фактично відпрацьовані місяці (із 1-го до 1-го числа), тобто період із 1 лютого по 31 травня 2016 року.

2. Розрахуємо загальну суму виплат за цей період:

4 500 грн. х 4 міс. = 18 000 грн.

3. Розрахуємо середньоденну зарплату:

18 000 грн. : 121 к. д. = 148,76 грн.,

де            121 – кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

4. Визначимо максимальну величину зарплати, з якої сплачується ЄСВ, у розрахунку на один день, що припадає на травень 2016 року:

36 250 грн. : 30,44 = 1 190,87 грн.

5. Перевіримо суму декретних на обмеження. Страховий стаж нашої працівниці за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку становить менше 6 місяців (це підтверджується даними Держреєстру ЗДСС). У зв'язку із цим сума виплати в розрахунку на місяць повинна бути не більше двократного розміру МЗП і не менше МЗП, установленої в місяці настання страхового випадку (ч. 9 ст. 19 Закону № 1105). У нашому випадку максимальний розмір виплати на місяць становить 2 900 грн. (1 450 грн. х 2), мінімальний – 1 450 грн.

Визначимо суму максимального і мінімального обмеження з розрахунку на 1 к. д.:

2 900 грн. : 30,44 = 95,27 грн.;

1 450 грн. : 30,44 = 45,63 грн.

Фактична середньоденна зарплата (148,76 грн.) перевищує максимальну межу. Розрахунок декретних проводитимемо виходячи з розміру максимальної межі (95,27 грн.).

Розрахуємо суму декретних по місяцях:

• у червні – 1 714,86 грн. (95,27 грн. х 18 к. д.);
• липні та серпні – по 2 953,37 грн. (95,27 грн. х х 31 к. д.);
• вересні – 2 858,10 грн. (95,27 грн. х 30 к. д.);
• жовтні – 1 524,32 грн. (95,27 грн. х 16 к. д.).

Як бачимо, декретні в липні та серпні перевищують 2 МЗП (2 900 грн.). Тому фактична сума виплати за ці місяці становитиме 5 800 грн. (2 900 грн. х 2 міс.).

6. Визначимо суму декретних, яку слід заявити до виплати працівниці:

1 714,86 грн. + 5 800,00 грн. + 2 858,10 грн. +
+ 1 524,32 грн. = 11 897,28 грн.

ПРИКЛАД 3
У декрет з відпустки для догляду за дитиною до трьох років
Робітниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох років і подала лікарняний, згідно з яким вона йде в нову декретну відпустку з 6 червня 2016 року на 126 к. д. Оклад працівниці – 4 500 грн.

Необхідно розрахувати суму декретних.

1. Визначимо розрахунковий період. Таким є період із 1 червня 2015 року по 31 травня 2016 року. У цей час жінка не мала заробітку з поважної причини, тому згідно з п. 28 Порядку № 1266 її середньоденна зарплата для нарахування декретних розраховується виходячи з окладу, установленого на момент настання страхового випадку.

2. Обчислимо середньоденну зарплату шляхом розподілу окладу на середньомісячну кількість календарних днів:

4 500 грн. : 30,44 = 147,83 грн.

Ця величина менша від максимальної зарплати, з якої сплачується ЄСВ, у розрахунку на один день (1 190,87 грн.). Значить, її повністю можна включити в розрахунок декретних.

3. Визначимо суму декретних:

147,83 грн. х 126 к. д. = 18 626,58 грн.

4. Перевіримо отриману величину на встановлені обмеження.

Період відпустки для догляду за дитиною до трьох років включається в страховий стаж працівниці (ст. 21 Закону № 1105). Отже, обмеження суми декретних (не більше 2 МЗП) для випадку, коли страховий стаж за останні 12 місяців становить менше 6 місяців, на жінок, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, не поширюється.

Сума декретних у розрахунку на місяць не більша від максимальної величини бази нарахування ЄСВ (36 250 грн.) і не менше МЗП (1 450 грн.), а саме:

• у червні – 3 695,75 грн. (147,83 грн. х 25 к. д.);
• липні та серпні – по 4 582,73 грн. (147,83 грн. х 31 к. д.);
• вересні – 4 434,90 грн. (147,83 грн. х х 30 к. д.);
• жовтні – 1 330,47 грн. (147,83 грн. х 9 к. д.).

Таким чином, усю розраховану суму декретних (18 626,58 грн.) можна заявити до виплати працівниці.

ПРИКЛАД 4
У розрахунковому періоді були різні види відпусток
Працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років по 5 травня 2016 року. Потім вона вийшла на роботу, а через декілька днів пішла в чергову відпустку (із 16 травня по 5 червня) на 21 к. д. Оклад працівниці – 15 000 грн., у травні їй нараховано: зарплату – 4 700 грн., відпусткові – 10 000 грн. У цьому ж місяці вона отримала разову допомогу до відпустки в сумі 8 000 грн. Із 6 червня працівниця йде у відпустку по вагітності та пологах на 126 к. д.

Необхідно розрахувати суму декретних.

1. Визначимо розрахунковий період. Період із 1 червня 2015 року по 30 квітня 2016 року виключається з розрахункового періоду, оскільки протягом цих місяців жінка не працювала з поважної причини (п. 4 Порядку № 1266). Розрахунковим є період із 6 по 31 травня.

2. Обчислимо загальну суму виплат, які можна включити в розрахунок декретних:

4 700,00 грн. + 8 421,05 грн. +
+ 8 000,00 грн. = 21 121,05 грн.,

де            8 421,05 грн. (10 000 грн. : 19 к. д. х х 16 к. д.) – сума відпусткових, що припадають на травень;
                8 000 грн. – допомога до відпустки.

3. Визначимо середньоденну зарплату:

21 121,05 грн. : 26 к. д. = 812,35 грн.,

де            26 – кількість календарних днів у розрахунковому періоді (із 6 по 31 травня).

Ця сума не перевищує максимальної величини в розрахунку на один день (1 190,87 грн.), тому її повністю можна включити в розрахунок декретних.

3. Розрахуємо декретні:

812,35 грн. х 126 к. д. = 102 356,10 грн.

4. Перевіримо отриману величину на обмеження. Сума декретних у розрахунку на місяць не перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ (36 250 грн.) і не менше МЗП (1 450 грн.):

• у червні – 20 308,75 грн.
  (812,35 грн. х 25 к. д.);
• липні та серпні – по 25 182,85 грн.
  (812,35 грн. х 31 к. д.);
• вересні – 24 370,50 грн.
  (812,35 грн. х 30 к. д.);
• жовтні – 7 311,15 грн.
  (812,35 грн. х 9 к. д.).

Отже, декретні будуть виплачені працівниці повністю.

ПРИКЛАД 5
Донарахування декретних у зв'язку з підвищенням МЗП
У березні 2016 року працівниця оформила відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами. Їй були нараховані декретні із застосуванням обмеження – виходячи із МЗП у розмірі 1 378 грн. Чи потрібно донараховувати декретні з урахуванням того, що із травня 2016 року МЗП становить 1 450 грн.?

У цьому випадку здійснювати перерахунок декретних у зв'язку зі зміною (збільшенням) МЗП у періоді відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами не потрібно, адже це не передбачене діючим законодавством. Для визначення декретних береться МЗП, установлена на момент настання страхового випадку.

Облік декретних

Оподаткування

Сума декретних не включається в оподатковуваний дохід застрахованої особи (пп. 165.1.1 ПК). Це значить, що з неї не утримуються ні ПДФО, ні військовий збір. У податковому розрахунку за формою № 1ДФ декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128».

На декретні нараховується ЄСВ за ставкою 22 % (п. 4 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Нагадаємо, якщо сума декретних, нарахована за відповідний місяць, виявиться менше МЗП, установленої на цей місяць, то ЄСВ нараховується на суму МЗП.

У звіті з ЄСВ у таблиці 6 у місяці нарахування (звітний місяць) для декретних відводиться п'ять рядків, у кожному з яких указується:

• у реквізиті 9 – код застрахованої особи із «42» по «45» залежно від категорії працівниці;
• реквізиті 11 – місяць, за який здійснено нарахування;
• реквізиті 15 – кількість календарних днів у відповідному місяці;
• реквізиті 16 – кількість календарних днів декретної відпустки у відповідному місяці;
• реквізитах 17 і 18 – суми декретних, нарахованих за цей місяць;
• реквізиті 21 наводиться сума нарахованого ЄСВ.

У таблиці 5 звіту з ЄСВ за звітний місяць слід указати дату початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (гр. 11) та категорію особи «5» (гр. 7).

Бухгалтерський облік

Операції із сумами декретних відображаються в бухобліку такими проведеннями:

• нарахування декретних: Дт 378 «Розрахунки з державними цільовими фондами» – Кт 663 «Розрахунки за іншими виплатами»;
• перерахування декретних Фондом на спецрахунок підприємства: Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» – Кт 378;
• виплата декретних працівниці: Дт 663 – Кт 311.

Висновки

Сума декретних не залежить від страхового стажу застрахованої особи і становить 100 % середньої зарплати. Декретні виплачуються в повному обсязі за рахунок коштів соціального страхування.

При нарахуванні декретних слід ураховувати обмеження, передбачені законодавством.

Сума декретних не обкладається ПДФО і військовим збором, але є базою для нарахування ЄСВ.