Платіжний термінал у підприємця: три правила обліку операцій

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як оформити продаж товару і повернення грошей через термінал, а також як заповнити книгу доходів.

Що можна зробити на практиці: оформити внутрішню інструкцію для продавців щодо правильного документального оформлення таких операцій.

Підприємець, якмй установив у своєму магазині платіжний термінал, повинен дотримуватися трьох простих правил, щоб правильно оформляти операції з використанням терміналів.

Правило перше: зберігай первинні документи!

Перш за все нагадаємо, що підприємець зобов'язаний зберігати первинні документи, на підставі яких він веде облік доходів, витрат та інших показників, що беруть участь у визначенні об'єкта оподаткування (п. 44.1 Податкового кодексу, далі – ПК).

Єдинники першої, другої, третьої та п'ятої груп (неплатники ПДВ) ведуть Книгу обліку доходів, вписуючи до неї щодня в кінці робочого дня підсумкову суму доходів (пп. 296.1.1 ПК). Єдинники третьої та п'ятої груп (платники ПДВ) ведуть Книгу обліку доходів і витрат (пп. 296.1.2 ПК). Форми книг затверджено наказом Мінфіну від 15.12.11 р. № 1637. Підприємці на загальній системі оподаткування ведуть Книгу обліку доходів і витрат за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 16.09.13 р. № 481.

Кошти, отримані від реалізації товарів при розрахунках із використанням платіжного терміналу, – це доходи підприємця (п. 292.1 ПК). Записи у відповідній Книзі треба робити на підставі первинних документів: розрахункових документів, виписок банку, квитанцій терміналу. У цьому випадку первинним є документ, що підтверджує продаж товарів (розрахунковий документ), який підприємець зобов'язаний видати покупцеві на його вимогу (п. 15 ст. 3 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг», далі – Закон № 265; п. 11 ст. 8 Закону від 12.05.91 р. № 1023-XII «Про захист прав споживачів»). Таким документом може бути товарний чек, що містить обов'язкові реквізити касового чека, крім фіскального номера і напису «фіскальний чек» (п. 3.2 Положення, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614).

Крім того покупцеві видається один примірник: квитанції платіжного терміналу або сліпа (якщо термінал не працював і довелося використовувати імпринтер). Ці документи підтверджують списання грошей із картки покупця. Другий примірник квитанції (сліпа) після зарахування грошей на поточний рахунок підшивається до банківських виписок за відповідну дату.

Квитанція (або сліп) повинна містити такі обов'язкові реквізити: ідентифікатор еквайра (назва банку) і суб'єкта господарювання (далі – СГ) (зазвичай – найменування СГ, адреса об'єкта торгівлі); ідентифікатор платіжного терміналу (зазвичай цифровий); дату і час здійснення операції; суму і валюту операції; суму комісійної винагороди (як правило, банки її зазначають не на квитанціях, а в банківських виписках); реквізити платіжної картки, що допускаються правилами безпеки платіжної системи (зазвичай – назва платіжної системи і чотири останні цифри номера картки); вид операції (оплата або повернення), код авторизації (п. 7.7 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 30.04.10 р. № 223, далі – Положення № 223).

Правило друге: документально оформляй повернення грошей покупцеві!

Якщо покупець повертає товар, за який він розплатився за допомогою платіжної картки, то продавець зобов'язаний повернути йому гроші теж «на картку», тобто на його поточний рахунок у банку. Для цього треба провести операцію повернення через платіжний термінал. При цьому роздруковується квитанція з видом операції «повернення» і гроші зараховуються на картку покупця за рахунок коштів торговця (строки й умови повернення грошей торговцеві застерігаються з банком у договорі еквайрингу).

Виникає запитання: чи можна в такій ситуації просто повернути гроші готівкою? Податкові органи дотримуються тієї думки, що повернення повинне проводитися в тій самій формі (безготівковій, готівковій), що й продаж, посилаючись на абзац третій ст. 2 Закону № 265 (ЗІР, категорія 109.02).

Віддавати готівку не особливо вигідно і самому підприємцеві. По-перше, потрібної для повернення суми може не виявитися в місці проведення розрахунків, та й комісійні за продаж у разі подальшого повернення банк, як правило, не повертає. Тому рекомендуємо повертати гроші за товар на картку покупця.

Правило третє: відображай у Книзі обліку всю суму доходу!

Як відомо, за проведення платежів від покупців з використанням терміналу банк стягує з підприємця комісійну винагороду. Її розмір і порядок списання з рахунка клієнта банк зобов'язаний зазначити в договорі еквайрингу (п. 5.4 Положення № 223). Зазвичай банк віддає перевагу так званому договірному списанню: комісія списується з рахунка клієнта без подання останнім платіжного доручення (п. 1.38 Закону від 05.04.01 р. № 2346-ІІІ «Про платіжні системи і переказ грошових коштів в Україні»).

Припустимо, покупець заплатив продавцеві з використанням платіжної картки 500 грн. Банківська комісія становить 1,5 % від суми транзакції, тобто 7,50 грн. На поточний рахунок підприємця надійшло 492,50 грн. (500,00 грн. – 7,50 грн.), тобто чиста сума без комісії. Яку суму треба записати до Книги доходів – 500 грн. чи 492,50 грн.?

З одного боку, доходом підприємця є дохід, отриманий у грошовій (готівковій і безготівковій) формі; матеріальній і нематеріальній формі (п. 292.1 ПК). У нашому випадку дохід, підтверджений первинними документами, становить 500 грн.

З іншого боку, датою отримання доходу є дата надходження коштів у грошовій (готівковій або безготівковій) формі. А на рахунок надійшло 492,50 грн.

Так яку ж суму відображати в Книзі?

Податкові органи дивляться на проблему досить лояльно: у ЗІР, категорія 107.04, вони зазначають, що доходом є сума, яка надійшла на поточний рахунок (тобто 492,50 грн. у нашому випадку). Проте ми вважаємо, що правильно буде відображати в Книзі доходів повну суму виручки (без вирахування комісії), тобто 500 грн, оскільки саме такий дохід отриманий підприємцем. А той факт, що з коштів, які надійшли на поточний рахунок, утримано комісію, є тільки формою розрахунку з банком за надані послуги.

Адже якщо податкові органи змінять свою думку (нагадаємо: роз'яснення в ЗІР не мають статусу офіційних податкових консультацій), то при перевірці підприємцеві можуть донарахувати доходи. У результаті може виявитися, що перевищено допустимий обсяг для перебування на єдиному податку (на суму неврахованих у доходах комісій банку) – з усіма наслідками, що випливають звідси. Тому рекомендуємо відображати в Книзі обліку повну суму виручки.

Також завважимо, що сума банківської комісії є витратами для підприємців – платників ПДВ і загальносистемників і може бути зазначена у відповідному розділі Книги доходів і витрат.

Іноді питають: чи не є утримання комісії з коштів, що надійшли на рахунок підприємця, взаємозаліком, який недопустимий для єдинників?

Уважаємо, що ні, не є. Згідно з п. 9.1 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.04 р. № 22, до розрахунків, здійснюваних як зарахування взаємної заборгованості платників, належать розрахунки, за якими взаємні зобов'язання боржників і кредиторів погашаються в рівнозначних сумах, і лише за їх різницею здійснюється платіж на загальних підставах. А в цьому випадку покупець зі свого поточного рахунка (у своєму банку-емітенті) за допомогою платіжної картки повинен заплатити підприємцеві. Підприємець повинен заплатити банку-еквайру. Банк-еквайр не є боржником підприємця в цій ситуації, тому і не існує зустрічних зобов'язань, які взаємозараховуються.

Рекомендації

1. При розрахунках за продані товари з використанням платіжних терміналів видавайте покупцеві один примірник квитанції та товарний чек (на вимогу).

2. Оформляйте повернення коштів через термінал.

3. Відображайте виручку від реалізації в Книзі доходів повністю (без вирахування комісії банку-еквайра). Це найбільш безпечний варіант.