Як оформити використання офісу на деякий час?

Підприємець використовує власне приміщення як офіс. Вільну частину приміщення разом із меблями і технікою підприємець вирішив надати в платне користування іншому підприємцеві. Тому час від часу необхідне офісне приміщення для зустрічей із клієнтами або контрагентами, складання документів. Як правильно оформити ці відносини?

Можна укласти договір оренди. При укладенні такого договору необхідно керуватися положеннями, передбаченими ст. 638–640 та гл. 58 Цивільного кодексу (далі – ЦК).  В цьому випадку орендується частина приміщення, яка використовується орендарем за необхідності, а не щодня. Тому є особливості, які треба відобразити в умовах договору оренди. Розглянемо по порядку.

1. Розмір орендовуваної частини приміщення в загальній площі приміщення і перелік офісних меблів та техніки, що передаються в оренду. Наприклад, формулювання може бути таке: «Орендар приймає в оренду 5 м² у приміщенні загальною площею 25 м², офісні меблі (стіл, 2 стільці) розташовані на орендованій частині приміщення».

2. Приймання-передача орендовуваного приміщення, меблів і техніки. Передачу орендареві частини орендовуваного приміщення, а також офісних меблів і техніки та повернення їх з оренди слід оформити актами приймання-передачі. Саме з моменту прийняття приміщення в оренду обчислюється строк договору оренди (ст. 765, 795 ЦК).

Чи треба складати такі акти кожного разу, коли орендар буде приходити і користуватися частиною приміщення? На нашу думку, не треба. Достатньо оформити один раз передачу майна в оренду та узгодити порядок використання приміщення орендарем, а також обов'язки орендодавця із забезпечення збереження орендованого майна в період відсутності орендаря у цьому приміщенні.

2. Порядок використання орендованої частини приміщення. Треба узгодити час, протягом якого орендар безпосередньо використовуватиме орендоване приміщення. Це може бути денний або вечірній час, робочі, вихідні або святкові дні, повні або неповні робочий день чи тиждень, погодинно. Наприклад: щодня з 10.00 до 14.00 або погодинно залежно від необхідності в робочі дні (з понеділка по п'ятницю). ЦК не встановлює обмежень, що стосуються можливості використовувати орендоване майно на свій розсуд без зміни його цільового призначення.

Також необхідно узгодити:

- порядок використання орендарем приміщення і техніки, що знаходиться у спільному користуванні орендаря та орендодавця;

- можливість для орендаря мати безперешкодний доступ до орендованої частини приміщення, яка знаходиться у приміщенні орендодавця, якщо ця частина приміщення не виділена в натурі.

Як це працює на практиці, розглянемо на прикладі. Припустимо, приміщення загальною площею 25 м² складається з однієї кімнати. За умовами договору оренди частина цього приміщення –
5 м² використовується орендарем, а 20 м² – використовується орендодавцем. На орендованій площі розташовані стіл і два стільці, також передані в оренду. Орендареві надано у користування окремий телефонний номер. У спільному користуванні орендаря та орендодавця знаходяться принтер, сканер, ксерокс, кондиціонер, установлені в приміщенні. За умовами договору орендар і треті особи, які відвідують орендаря, мають право вільно пересуватися по всьому приміщенню, а не тільки по орендованій частині.

3. Обов'язки орендодавця. У нашому випадку орендована частина приміщення не може бути відокремлена від основної частини, яка постійно використовується орендодавцем, а майно, передане в оренду (стіл і два стільці), знаходиться на орендованій частині приміщення. Тому буде цілком логічно передбачити в договорі оренди, що за схоронність орендованого майна в період, коли орендар відсутній, меблі та техніку несе відповідальність орендодавець. Наприклад, так: «Орендодавець відповідає за схоронність орендованої частини приміщення і схоронність майна, що знаходиться там, у період відсутності орендаря».

Якщо орендар використовує орендоване приміщення погодинно в міру необхідності, тоді сторони можуть узгодити зручну для них форму ведення обліку часу, коли орендодавець користувався орендованим приміщенням (наприклад, протягом місяця). Наприклад, зазначати в журналі «відвідувань» – коли прийшов і коли пішов. А після закінчення місяця зафіксувати ці години користування орендованим приміщенням і майном в акті наданих послуг. Нагадаємо, що надання в оренду приміщення і майна, згідно
з Національним класифікатором видів економічної діяльності, уведеним у дію з 01.01.12 р. наказом Держспоживстандарту від 11.10.10 р. № 457, класифікується як послуга (коди 68.2 та 77.33).

Також буде логічно, якщо прибирання приміщення і підтримання його відповідно до встановлених законодавством санітарних норм буде покладено на орендодавця. Адже погодьтеся, буде дивно, якщо прибиральниця підмете і вимиє в кімнаті підлогу тільки на площі 20 м², а 5 м² залишить брудними.

4. Орендна плата. Нагадаємо, що орендна плата – це фіксований платіж, який орендар сплачує орендодавцеві за користування орендованим приміщенням або майном незалежно від результатів своєї господарської діяльності (ст. 286 Господарського кодексу). Якщо орендоване приміщення і майно використовуються орендарем щодня, наприклад з 10.00 до 14.00, доцільно встановити фіксований місячний розмір орендної плати. Якщо ж приміщення і майно орендується погодинно, тоді можна встановити фіксований розмір плати за годину оренди.

Також рекомендуємо узгодити і включити до суми орендної плати частину витрат на утримання приміщення, яку орендар компенсуватиме орендодавцеві. При цьому треба взяти до уваги, скільки часу орендар користується орендованим приміщенням і майном, а також майном, яке знаходиться у спільному користуванні орендаря та орендодавця.