Как оформить использование офиса на время?

Предприниматель использует собственное помещение как офис. Свободную часть помещения вместе с мебелью и техникой предприниматель решил предоставить в платное пользование другому предпринимателю. Тому время от времени необходимо офисное помещение для встреч с клиентами или контрагентами, составления документов. Как правильно оформить эти отношения?

Можно заключить договор аренды. При заключении такого договора необходимо руководствоваться положениями, предусмотренными ст. 638–640 и гл. 58 Гражданского кодекса (далее – ГК). В данном случае арендуется часть помещения, которое используется арендатором при необходимости, а не ежедневно. Поэтому есть особенности, которые надо отразить в условиях договора аренды. Рассмотрим по порядку.

1. Размер арендуемой части помещения в общей площади помещения и перечень офисной мебели и техники, передаваемых в аренду. Например, формулировка может быть такой: «Арендатор принимает в аренду 5 м² в помещении общей площадью 25 м², офисную мебель (стол, 2 стула) расположенные на арендованной части помещения».

2. Приемка-передача арендуемого помещения, мебели и техники. Передачу арендатору части арендуемого помещения, а также офисной мебели и техники и возврат их из аренды следует оформить актами приемки-передачи. Именно с момента принятия помещения в аренду исчисляется срок договора аренды (ст. 765, 795 ГК).

Надо ли составлять такие акты каждый раз, когда арендатор будет приходить и пользоваться частью помещения? По нашему мнению, не надо. Достаточно оформить один раз передачу имущества в аренду и согласовать порядок использования помещения арендатором, а также обязанности арендодателя по обеспечению сохранности арендованного имущества в период отсутствия арендатора в этом помещении.

3. Порядок использования арендованной части помещения. Надо согласовать время, в течение которого арендатор будет непосредственно использовать арендованное помещение. Это может быть дневное или вечернее время, рабочие, выходные или праздничные дни, полные или неполные рабочий день или неделя, почасово. Например: ежедневно с 10.00 до 14.00 или почасово в зависимости от необходимости в рабочие дни (с понедельника по пятницу). ГК не устанавливает ограничений, касающихся возможности использовать арендованное имущество по своему усмотрению без изменения его целевого назначения.

Также необходимо согласовать:

- порядок использования арендатором помещения и техники, находящейся в общем пользовании арендатора и арендодателя;

- возможность для арендатора иметь беспрепятственный доступ к арендуемой части помещения и находиться в помещении арендодателя, если арендуемая часть помещения не выделена в натуре.

Как это работает на практике, рассмотрим на примере. Допустим, помещение общей площадью 25 м² состоит из одной комнаты. По условиям договора аренды часть этого помещения – 5 м² используется арендатором, а 20 м² – используется арендодателем. На арендуемой площади расположены стол и два стула, также переданные в аренду. Арендатору предоставлен в пользование отдельный телефонный номер. В общем пользовании арендатора и арендодателя находятся принтер, сканер, ксерокс, кондиционер, установленные в помещении. По условиям договора арендатор и третьи лица, посещающие арендатора, вправе свободно передвигаться по всему помещению, а не только по арендуемой части.

4. Обязанности арендодателя. В нашем случае арендуемая часть помещения не может быть отделена от основной части, которая постоянно используется арендодателем, а имущество, переданное в аренду (стол и два стула), находится на арендованной части помещения. Поэтому будет вполне логично предусмотреть в договоре аренды, что за сохранность арендованного имущества в период, когда арендатор отсутствует, мебель и технику несет ответственность арендодатель. Например, так: «Арендодатель отвечает за сохранность арендованной части помещения и сохранность находящегося там имущества в период отсутствия арендатора».

Если арендатор использует арендованное помещение почасово по мере необходимости, тогда стороны могут согласовать удобную для них форму ведения учета времени, когда арендодатель пользовался арендованным помещением (например, в течение месяца). Например, отмечать в журнале «посещений» – когда пришел и когда ушел. А по окончании месяца зафиксировать эти часы пользования арендованным помещением и имуществом в акте оказанных услуг. Напомним, что предоставление в аренду помещения и имущества, согласно Национальному классификатору видов экономической деятельности, введенному в действие с 01.01.12 г. приказом Госпотребстандарта от 11.10.10 г. № 457, классифицируется как услуга (коды 68.2 и 77.33).

Также будет логично, если уборка помещения и поддержание его в соответствии с установленными законодательством санитарными нормами, будет возложена на арендодателя. Ведь согласитесь, будет странно, если уборщица подметет и вымоет в комнате пол только на площади 20 м², а 5 м² оставит грязными.

5. Арендная плата. Напомним, что арендная плата – это фиксированный платеж, который арендатор уплачивает арендодателю за пользование арендованным помещением или имуществом независимо от результатов своей хозяйственной деятельности (ст. 286 Хозяйственного кодекса). Если арендованное помещение и имущество используются арендатором ежедневно, например с 10.00 до 14.00, целесообразно установить фиксированный месячный размер арендной платы. Если же помещение и имущество арендуется почасово, тогда можно установить фиксированный размер платы за час аренды.

Также рекомендуем согласовать и включить в сумму арендной платы часть расходов на содержание помещения, которую арендатор будет компенсировать арендодателю. При этом надо принять во внимание, сколько времени арендатор пользуется арендуемым помещением и имуществом, а также имуществом, которое находится в общем пользовании арендатора и арендодателя.