Директор ТОВ: особливий статус і нюанси взаємовідносин із товариством

ТОВ по-новому: як діяти, що в обліку

У Законі № 2275 детально прописано правовий статус виконавчого органу ТОВ – директора. У консультації розповімо про особливості взаємодії директора з ТОВ, про процедуру його прийняття на роботу та звільнення, делегування повноважень директора на час його відсутності і т. д.

Функції виконавчого органу ТОВ

Згідно із ч. 2 ст. 39 Закону № 2275 до компетенції виконавчого органу товариства відноситься вирішення всіх питань, пов'язаних з управлінням поточною діяльністю товариства, за винятком питань, що відносяться до виняткової компетенції загальних зборів учасників і наглядової ради товариства (у випадку створення).

Виконавчий орган може бути:

• одноосібним (директор). У статуті можна передбачити й іншу назву залежно від специфіки діяльності ТОВ. Наприклад, якщо йдеться про приватну клініку, то це може бути головний лікар;
• колегіальним (дирекція на чолі з генеральним директором). Закон установлює, що назва виконавчого органа може бути іншою і повинна бути зафіксована в статуті товариства. Наприклад, його можна назвати рада директорів або правління.

Якщо в ТОВ буде функціонувати колегіальний орган, то в статуті ТОВ слід відобразити кількісний склад, а також порядок обрання його членів і голови.

Чи встановлені будь-які обмеження або заборони для директора ТОВ?

Так, установлені Законом № 2275:

1) фізособа, яка є членом колегіального виконавчого органу товариства (наприклад, член ради директорів) або діє як одноосібний виконавчий орган (наприклад, директор), не може бути членом наглядової ради цього товариства (ч. 9 ст. 39);

2) член виконавчого органу товариства не може без згоди загальних зборів учасників або наглядової ради товариства (ч. 5 ст. 40):

• провадити госпдіяльність як фізособа-підприємець у тій самій сфері, що й товариство;
• бути учасником повного товариства або повним учасником командитного товариства, яке провадить діяльність у тій самій сфері, що й товариство;
• бути членом виконавчого органу або наглядової ради іншого суб'єкта господарювання, який провадить діяльність у тій самій сфері, що й товариство.

Чи встановлені ще будь-які обов’язки для директора ТОВ?

Так, при обранні на посаду директор зобов'язаний подати ТОВ перелік своїх афілійованих осіб (ч. 4 ст. 42 Закону № 2275).

Хто вважається афілійованими особами директора?

Відповідь треба шукати в п. 1 ч. 1 ст. 2 Закону № 514. Саме до цієї норми нас відсилає ч. 9 ст. 42 Закону № 2275. Зокрема, до афілійованих осіб директора можуть відноситися:

• члени його сім’ї – чоловік (дружина), а також батьки (усиновителі), опікуни (піклувальники), брати, сестри, діти та їх чоловіки (дружини);
• юрособи, контрольовані директором або членами його сім’ї. Поняття «контроль юрособи» роз'яснюється в ст. 1 Закону № 2664. Зокрема, контроль над юрособою передбачає, що фізособа може впливати на управління та/або діяльність юрособи шляхом прямого та/або опосередкованого володіння однією особою самостійно або разом з іншими особами часток у юрособі. Розмір такої частки повинен становити 50 або більше відсотків СК.

У разі зміни складу афілійованих осіб (наприклад, якщо в директора нова дружина (чоловік) або одружився його (її) син чи вийшла заміж дочка) директор протягом 5 днів із дня, коли йому стало відомо про таку зміну, зобов'язаний повідомити про це ТОВ.

Установленої форми повідомлення про перелік афілійованих осіб або його зміну, як і самого порядку повідомлення, немає. Це значить, що подати таку заяву директор може в довільній формі, навівши в ньому перелік афілійованих осіб.

Призначаємо директора ТОВ

Розглянемо процедуру призначення директора покроково.

Крок 1. Прийняття рішення про обрання директора

Згідно з п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону № 2275 питання про обрання директора та встановлення розміру його винагороди стосується компетенції загальних зборів учасників. Оформити таке рішення слід протоколом загальних зборів.

Зразок протоколу:

Крок 2. Унесення відомостей до ЄДР

Документи для держреєстрації ТОВ подає засновник (засновники) або уповноважені ним (ними) особи. Дані про директора вносяться до форми 1 (якщо створюється підприємство) або форми 3 (якщо змінюється директор на вже діючому підприємстві), які затверджені Наказом № 3268/5.

Крок 3. Укладення трудового договору (контракту)

У Законі № 2275 не конкретизовано, як оформляти відносини з директором ТОВ. У ч. 1 ст. 42 цього Закону лише згадується, що члени виконавчого органу є посадовими особами госптовариства та ніяких інших вказівок щодо цього він більше не містить. Тому в даному випадку слід виходити з норми ч. 4 ст. 65 ГК: із найманим керівником укладається трудовий договір (контракт).

Звідси можна зробити висновок, що з директором ТОВ потрібно укласти трудовий договір (контракт). При цьому порядок оформлення відносин із членами виконавчого органу (на яких умовах з ними укладається трудовий договір, розмір оплати, додаткові пільги і т. д.) бажано передбачити в статуті.

Крок 4. Повідомлення органу ДФС про прийняття директора

Оскільки директор є найманим працівником, згідно зі ст. 24 КЗпП він не може бути допущений до роботи без подання до органу ДФС повідомлення за формою додатка до Постанови № 413 (далі – повідомлення). На цьому акцентує увагу й ДФС у своєму Листі выд 02.10.15 р. № 20929/6/99-99-17-03-03-15.

Крок 5. Оформлення кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП)

Нагадаємо, з 07.11.18 р. діє Закон № 2155, який оперує поняттям КЕП, а не ЕЦП. Щоб отримати КЕП для директора, необхідно звернутися до акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК), наприклад до АЦСК інформаційно-довідкового центру ДФС, АЦСК органів юстиції і т. д. КЕП оформляється за правилами, установленими Законом № 2155.

Крок 6. Оформлення права на розпорядження поточними рахунками в банку

Щоб директор мав повноваження на підписання фінансових документів, дані про нього треба включити до переліку розпорядників рахунком ТОВ.

Чи потрібно оформляти довіреність на директора або голову колегіального органу?

Не потрібно. Одноосібний виконавчий орган (або голова колегіального органу) може діяти від імені товариства без довіреності. Крім того, статутом можна передбачити, що кожний (або окремі) член колегіального органу має право діяти від імені товариства без довіреності (ч. 10 ст. 39 Закону № 2275).

Заміщення тимчасово відсутнього директора

Це питання в законодавстві чітко не врегульоване. Тому в статуті ТОВ бажано прописати, хто буде тимчасово виконувати обов'язки (далі – тво) директора під час його відсутності (відрядження, відпустка, лікарняний і т. д.) та який обсяг його повноважень.

Як оформити передачу повноважень тво директора?

Існує три варіанти оформлення такого призначення директором.

Варіант 1. Видати наказ про тимчасове заступництво (заміщення) (п. 1 Роз'яснення № 30/39). У такому випадку тво директора звільняється від своєї основної роботи й виконує тільки обов'язки директора. Заступнику виплачується різниця між його фактичним окладом і посадовим окладом директора.

Варіант 2. Видати наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП). Тоді співробітник буде виконувати обов'язки директора без звільнення від своєї основної роботи. Розмір доплати за таку роботу треба встановити в колдоговорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законом (ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону № 108) і зафіксувати в наказі.

Варіант 3. Прописати в посадовій інструкції співробітника (наприклад, заступника директора, головного бухгалтера, іншого співробітника), що він буде виконувати крім своїх основних обов'язків ще й обов'язки директори під час його відсутності. Оскільки йдеться про розширення кола трудових обов'язків працівника, додатково можна не видавати наказ і нараховувати доплату не потрібно.

Який саме варіант обрати, ТОВ вирішує самостійно.

Чи потрібно повідомляти про призначення тво директора держреєстратора?

Ні, закон цього не вимагає. Уносити дані до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР) потрібно, тільки якщо старий директор звільняється та призначається новий. А якщо це тимчасова заміна, то дані про тво директора вносити до ЄДР не обов'язково. Водночас підприємство може за своїм бажанням внести до ЄДР відомості про осіб, які можуть вчиняти юридичні дії від імені юрособи, у тому числі й підписувати договори (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закону № 755).

Чи потрібно видавати довіреність тво директора?

Так, якщо в цьому є необхідність. Директор повинен видати довіреність, щоб тво директора міг діяти від імені підприємства. Виняток: якщо йдеться про колегіальний виконавчий орган, то статутом може бути передбачено, що член (члени) колегіального органу (наприклад, виконавчий директор) діє без довіреності (ч. 10 ст. 39 Закону № 2275). Тоді довіреність можна не оформляти.

Чи потрібно отримувати КЕП для тво директора?

Якщо тво директора буде підписувати податкову звітність, для нього необхідно отрмати окрему КЕП. Адже звітність в електронному вигляді скріплюється електронним підписом директора. Значить, у тво директора теж повинен бути особистий КЕП. Для надання права підпису тво директора підприємству слід отримати ще один ключ.

Для цього достатньо направити до органу ДФС в електронному вигляді повідомлення про новий сертифікат відкритих ключів для тво директора (п. 11 розд. III Порядку № 557). Форму такого повідомлення наведено в додатку 2 до Порядку № 557.

Чи потрібно тво директора надати право розпорядження банківським рахунком?

Так, потрібно, за умови, що він буде підписувати банківські документи. А от подавати картку зі зразком підпису тво директора не треба. До обслуговуючого банку слід подати перелік розпорядників рахунка (у т. ч. і тво директора) і документи, що підтверджують їх повноваження (п. 9 розд. I Інструкції № 492 у редакції Постанови від 01.04.19 р. № 56).

Особливості звільнення директора ТОВ

Повноваження одноосібного виконавчого органу (директора) або голови колегіального виконавчого органу можуть бути припинені тільки шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу або голови колегіального виконавчого органу (або тимчасово виконуючих їх обов'язки) (ч. 13 ст. 39 Закону № 2275). Тобто при звільненні директора ТОВ йому відразу ж потрібно знайти заміну – нового директора або особу, яка буде тимчасово виконувати його обов'язки.

Бажано визначитися з кандидатурою тво директора відразу після подання директором заяви про звільнення. Водночас якщо старий директор буде звільнений без призначення нового директора, ніяких штрафів не буде. Однак якщо ТОВ залишиться без керівника, це ускладнить роботу товариства. Адже нікому буде підписувати податкову звітність, касові документи, накази та інші документи. Тому, якщо якийсь час ТОВ не планує призначати постійного директора, необхідно призначити тво директора. Про це сказано в ч. 13 ст. 39 Закону № 2275.

Як діяти при звільненні директора?

1. Прийняти рішення загальних зборів учасників. Звільнення старого директора та призначення нового (або тво директора) можна відобразити в одному протоколі. Водночас оформлення таких рішень у двох протоколах не вважається порушенням.
2. Видати наказ про звільнення директора. Цей наказ може підписати і сам директор, адже день звільнення – його останній робочий день.
3. Видати трудову книжку та виплатити всі належні директору суми в день звільнення згідно зі ст. 117 КЗпП.
4. Внести зміни до ЄДР. Оскільки дані про директора містяться в ЄДР, держреєстратора потрібно повідомити про звільнення директора та призначення нового за формою 3, затвердженою Наказом № 3268/5.
   У Законі № 755 нічого не сказано про необхідність внесення до ЄДР відомостей про тво директора, але ми вважаємо, що це зробити треба виходячи із ч. 13 ст. 39 Закону № 2275. Згідно із цією нормою повноваження директора припиняються тільки шляхом обрання нового директора або тво директора. Виходить, у ТОВ є законні підстави для внесення до ЄДР відомостей про тво директора.
5. Скасувати виданий для директора посилений сертифікат відкритого ключа. А якщо КЕП був отриманий за новим Законом № 2155, скасувати кваліфікований сертифікат відкритого ключа (ст. 25 Закону № 2155) й отримати новий ключ при прийнятті на роботу нового директора. Для цього слід звернутися до сервісного центру, з яким у підприємства укладено договір.
   Крім того, ТОВ необхідно переукласти з органом ДФС договір про визнання електронних документів. Спочатку треба подати заяву про припинення дії старого договору (додаток 3 до Порядку № 557) і потім укласти новий договір (додаток 1 до Порядку № 557).
6. Повідомити обслуговуючий банк. При звільненні директора до обслуговуючого банку потрібно подати оновлений перелік розпорядників рахунка та документи, що підтверджують їх повноваження (п. 9 розд. I Інструкції № 492 у редакції Постанови від 01.04.19 р. № 56).

Висновки

Виконавчий орган ТОВ управляє поточною діяльністю товариства. Такий орган може бути одноосібним (директор) або колегіальним (дирекція на чолі з генеральним директором).

При призначенні та звільненні директора ТОВ необхідно дотримуватися правил, установлених Законом № 2275 і трудовим законодавством.