Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Підписатися

Нестача при постачанні товару: пред’являємо претензію

06.06.2019 2299 0 0


При постачанні товарів нерідко трапляються нестачі або пересортиця (одночасно нестача одного найменування товару та надлишки іншого). Як правильно скласти акт про нестачу та претензію відправнику в такій ситуації, щоб стягнути збиток, розповімо в консультації.


Загальні положення

Відповідно до ч. 1 ст. 687 ЦК перевірка дотримання продавцем (постачальником) умов договору купівлі-продажу (постачання) щодо кількості, асортименту, якості, комплектності та пакування товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ) здійснюється в порядку, установленому умовами укладеного договору (у пріоритеті) або актами цивільного законодавства.

Якщо порядок приймання товару (продукції) у договорі сторонами не встановлено, він регламентується Інструкцією № П-6, що нині діє на підставі Постанови № 1545.

Розглянемо порядок приймання товару та фіксації фактів нестачі та пересортиці, передбачений Інструкцією № П-6.

Згідно з п. 12 Інструкції № П-6 приймання ТМЦ за кількістю здійснюється за транспортними та супровідними документами (рахунок-фактура, специфікація, описи і т. д.) відправника (виготовлювача). При цьому відсутність (як повна, так і часткова) таких документів не служить підставою для припинення приймання ТМЦ. У такому випадку в акті про фактичну наявність продукції вказується на відсутність тих або інших документів.

Зверніть увагу! При прийманні продукції одиниці виміру її кількості повинні відповідати тим, що зазначені в супровідних документах (наприклад, за специфікацією поставляється 200 кг картоплі, а при прийманні в акті фіксують 5 ящиків, а це невідповідність одиниць виміру).

Порядок дій при виявленні нестачі/пересортиці в ході приймання товару такий.

1. Призупинення приймання ТМЦ. При виявленні нестачі отримувач зобов’язаний призупинити подальше приймання товару, забезпечити його схоронність і не допустити змішання з однорідними товарами.

2. Виклик представника відправника/виготовлювача (виконується одночасно із призупиненням приймання ТМЦ) (п. 17–21 Інструкції № П-6). Дані, які необхідно вказати в повідомленні про виклик представника, наведені в пп. «а» п. 17 Інструкції № П-6.

Представник відправника/виготовлювача повинен мати документ, що надає право участі в прийманні продукції. При неявці представника за викликом отримувача акт складається одним зі способів:

  • за участю представника іншого підприємства;
  • за участю представника громадськості підприємства-отримувача, призначеного керівником/заступником керівника підприємства;
  • підприємством-отримувачем за згодою відправника/виготовлювача на одностороннє приймання продукції.

3. Складання акта про нестачу/пересортицю продукції (ТМЦ). Акт складається в день виявлення нестачі й підписується особами, що приймали ТМЦ.

4. Пред’явлення претензії постачальнику.

Складання акта про нестачу (пересортицю)

При складанні акту можна скористатися типовою формою № М-7, затвердженою Наказом № 193.

Акт про нестачу ТМЦ повинен містити (п. 25 Інструкції № П-6):

  • найменування отримувача ТМЦ та його адресу;
  • дату та номер акта, місце приймання ТМЦ і складання акта, час початку та закінчення приймання ТМЦ (якщо строки приймання порушені, указується причина несвоєчасного приймання);
  • П. І. Б. осіб, які брали участь у прийманні ТМЦ і складанні акта, місце їх роботи із зазначенням посади, дату та номер документа про повноваження представника на участь у прийманні ТМЦ, вказівку, що дані особи ознайомлені із правилами приймання ТМЦ за кількістю;
  • найменування та адреси відправника (виготовлювача) і постачальника ТМЦ;
  • дату та номер телефонограми/телеграми про виклик представника відправника (виготовлювача);
  • дату та номер рахунка-фактури і транспортної накладної;
  • дату відправлення продукції зі станції відправлення або зі складу відправника;
  • дату та час прибуття продукції на станцію призначення/склад отримувача;
  • номер і дату комерційного акта, якщо такий був складений при отриманні від транспортної організації;
  • умови зберігання продукції на складі отримувача до приймання, а також вказівку на те, що кількість продукції визначалася на справних вагах або іншими вимірювальними приладами, перевіреними у встановленому порядку;
  • стан тари та упаковки в момент огляду продукції; дату розкриття тари;
  • якщо проводиться вибіркова перевірка продукції – порядок її відбору;
  • дані про те, за чиєю вагою/пломбами (відправника чи транспортної організації) відвантажена продукція; стан пломб; загальна вага продукції (фактична та за докумен­тами);
  • транспортне та відправницьке маркування місць (за документами і фактично), наявність або відсутність пакувальних ярликів, пломб на окремих місцях;
  • спосіб, яким визначена кількість продукції, якої не вистачає (зважування, обмір і т. д.);
  • інші дані, які можуть бути необхідні для підтвердження нестачі;
  • точна кількість продукції, якої не вистачає, із зазначенням її вартості;
  • висновок про причини та місце утворення нестачі.

До відома: у тому випадку, коли крім нестачі продукції при прийманні виявлено також надлишки, в акті робиться про це позначка.

Акт про нестачу складається у двох примірниках: один – для отримувача, другий – для відправника продукції. Його підписують усі особи, які брали участь у прийманні продукції. Якщо хтось із вищевказаних осіб не згодний зі змістом акта/його окремих частин, він підписує акт із застереженням про незгоду та викладає свою думку. Підписанти повинні бути ознайомлені з тим, що вони відповідають за підписання акта, який не відповідає дійсності, про що робиться відповідна позначка в акті.

Акт затверджується керівником/заступником керівника підприємства – отримувача продукції не пізніше наступного дня після його складання. Якщо ж приймання продукції здійснювалося у вихідний або святковий день, акт повинен бути затверджений у перший робочий день після такого дня.

Важливий момент! Якщо за результатами приймання продукції виявлено факти зловживань або розкрадань, керівник/заступник керівника підприємства-отримувача зобов’язаний повідомити про цей факт правоохоронні органи.

Документи, які необхідно додати до акта нестачі (п. 27 Інструкції № П-6):

  • копії супровідних документів до продукції;
  • пакувальні ярлики, які вкладені в кожне тарне місце;
  • квитанції станції призначення про перевірку ваги вантажу, якщо така проводилася;
  • пломби від тарних місць, у яких виявлено нестачу;
  • справжній транспортний документ (накладна);
  • документ, що засвідчує повноваження представника, який бере участь у прийманні;
  • документ, що містить дані відвагів та обміру, якщо кількість продукції визначалася шляхом зважування або обміру;
  • інші документи, які можуть свідчити про причини виникнення нестачі;
  • відомість подання та прибирання вагонів, пам’ятка прийомоздавача при вивантаженні вантажу засобами вантажоотримувачів у місцях загального користування – при прийманні швидкопсувної продукції.

Пред’явлення претензії

Претензії складаються відповідно до ст. 222 ГК і Рекомендацій № 35-14/7.

Претензія, у тому числі й за нестачею (пересортицею), повинна містити такі обов’язкові реквізити (ч. 3 ст. 222 ГК):

  • повне найменування юрособи/П. І. Б фізособи-підприємця, а також поштові реквізити (як заявника, так і сторони, якій направляється претензія);
  • дату пред’явлення та номер претензії;
  • виклад обставин, на підставі яких подається претензія, і докази, що підтверджують такі обставини;
  • вимоги заявника;
  • суму претензії, її розрахунок, а також платіжні реквізити заявника;
  • посилання на нормативно-правові акти, що регулюють дане питання;
  • перелік доданих документів і доказів (оригінали/ належним чином засвідчені копії).

Слід знати! Документи, які є в другої сторони, заявник може не додавати до претензії, але на їх наявність необхідно вказати в претензії.

До претензії в обов’язковому порядку додається акт про нестачу (див. вище).

Претензія підписується уповноваженою особою підприємства (або представником) і направляється другій стороні рекомендованим або цінним листом з описом вкладення або вручається під підпис.

При складанні претензії про нестачу отримувач продукції (покупець) має право (ст. 670 ЦК):

  • вимагати передачі кількості товару, якої не вистачає;
  • відмовитися від переданого товару та його оплати;
  • при оплатах товару – відмовитися від товару та вимагати повернення сплаченої за такий товар суми.

Розглянемо на прикладі, як скласти акт про нестачу та претензію.

Приклад

Між ТОВ «Сонце» (постачальник) і ТОВ «Луг» (покупець) укладено договір постачання товарів від 12.03.19 р. № 123-П. За умовами договору постачальник зобов’язується поставити покупцю товар – постільну білизну в асортименті окремими партіями, за замовленнями покупця, оформленими специфікаціями до договору.

Згідно зі специфікацією від 13.03.19 р. № 1 до договору постачальник повинен поставити покупцю товар на суму 10 000 грн. (20 комплектів постільної білизни «Ізабелла»), умови оплати – 100%-ва передоплата. Покупець виконав умови договору та здійснив передоплату в зазначеному розмірі 15.03.19 р. Постачальник у цей же день відправив партію товару. При отриманні товару на складі покупця 18.03.19 р. була виявлена нестача – замість 20 отримано 18 одиниць товару.

Покупець склав акт про нестачу (див. зразок 1) і претензію до постачальника (див. зразок 2) такого змісту.

Зразок 1

Найменування одержувача:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Луг»

(код за ЄДРПОУ 12345678)

Адреса: 49000, м. Дніпро, вул. Травнева, 143

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор ТОВ «Луг» Петров В. В.

20.03.19 р.

М. П.

Акт про нестачу товарів

від 19.03.19 р. № 1

1. Місце приймання товару: м. Дніпро, вул. Травнева, 143 (склад ТОВ «Луг»).

2. Місце складання акта про недостачу: м. Дніпро, вул. Травнева, 143 (склад ТОВ «Луг»).

3. Час початку приймання товару: 18.03.19 р., 10.15; час закінчення приймання товару: 18.03.19 р., 10.45.

4. Особи, які брали участь у прийманні товару:

  • Шаров Іван Іванович, завідувач складу ТОВ «Луг»; довіреність від 09.01.19 р. № 12;
  • Аксюта Дмитро Юрійович, комірник ТОВ «Луг»; довіренсть від 09.01.19 р. № 14;
  • Птиця Олексій Петрович, вантажник ТОВ «Луг»; довіреність від 09.01.19 р. № 16;
  • Маковецька Тамара Василівна, юрист ТОВ «Сонце»; довіреність від 26.02.19 р. № 12-д.

5. Особи, які брали участь у прийманні товару, ознайомлені з Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, затвердженою постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. № П-6.

6. Найменування та адреса відправника: Товариство з обмеженою відповідальністю «Сонце» (код за ЄДРПОУ 12365478); м. Київ, вул. Вишивана, 45.

7. Дата і номер телефонограми або телеграми про виклик представника відправника: 18.03.19 р., 11.45; № 1.

8. Дата і номер рахунка-фактури постачальника: від 15.03.19 р. № 12.

9. Дата і номер транспортної накладної: від 15.03.19 р. № 1.

10. Дата відправлення товару зі складу відправника: 15.03.19 р.

11. Дата та час прибуття товару на склад отримувача: 15.03.19 р., 10.00.

12. Умови зберігання вантажу на складі одержувача до його приймання: товар зберігати у складах закритого типу.

13. Стан тари та упаковки на момент огляду продукції: не порушено. Продукцію надіслано в упаковці відправника.

14. Продукцію відвантажено за пломбами відправника. Пломби не порушено.

15. Загальна вага продукції. За документами – 20 кг, фактична – 18 кг.

16. Яким способом визначено кількість продукції, якої не вистачає: зважуванням та підрахунком.

Кількість продукції, якої бракує: 2 (два) комплекти вартістю 1 000 (одна тисяча) грн.

18. Висновок про причини і місце утворення нестачі: нестача утворилась з вини відправника (відправлено неповний комплект замовлення).

19. Осіб, які беруть участь у прийманні продукції (товарів), попереджено про відповідальність за підписання акта, що містить дані, які не відповідають дійсності.

Шаров І. І. (підпис)

Аксюта Д. Ю. (підпис)

Птиця О. П. (підпис)

Маковецька Т. В. (підпис)

Зразок 2

Товариство з обмеженою відповідальністю «Луг»

(код за ЄДРПОУ 12345678)

Кому: Товариству з обмеженою відповідальністю «Сонце»

Код за ЄДРПОУ 12365478

м. Київ, вул. Вишивана, 45

Вих. № 14 від 20.03.19 р.

Претензія щодо нестачі отриманого товару

Між Товариством з обмеженою відповідальністю «Сонце» (далі – ТОВ «Сонце», Постачальник) і Товариством з обмеженою відповідальністю «Луг» (далі – ТОВ «Луг», Покупець) укладено договір поставки товару від 12.03.19 р. № 123-П (далі – Договір).

За умовами Договору ТОВ «Сонце» зобов’язується поставити ТОВ «Луг» постільну білизну в асортименті окремими партіями, відповідно до замовлень Покупця, які оформлені специфікаціями до Договору.

Згідно зі специфікацією від 13.03.19 р. № 1 до Договору ТОВ «Сонце» зобов’язане поставити ТОВ «Луг» товар на суму 10 000 грн., а саме комплекти постільної білизни «Ізабелла» в кількості 20 шт., на умовах 100%-вої передоплати.

ТОВ «Луг» виконало умови договору, здійснивши передоплату в зазначеному розмірі 15.03.19 р. Зі свого боку ТОВ «Сонце» того ж дня відправило партію товару.

18.03.19 р. ТОВ «Луг», отримуючи товар на своєму складі, виявило ​​нестачу – замість 20 було отримано 18 одиниць товару.

У зв’язку із цим фактом працівниками ТОВ «Луг» було складено акт про нестачу товарів від 19.03.19 р. № 1 (копія додається).

Виходячи з вищевикладеного та керуючись ст. 670 Цивільного кодексу, просимо передати відсутній товар, а саме 2 (два) комплекти постільної білизни «Ізабелла» на загальну суму 1 000 (одна тисяча) грн. у строк до 31 березня 2019 року.

Відсутній товар просимо надіслати на адресу ТОВ «Луг»: 49000, м. Дніпро, вул. Травнева, 143.

Усі необхідні документи для розгляду цієї претензії (Договір; специфікація № 1 до Договору), окрім акта про нестачу, що додається, ТОВ «Сонце» має.

У разі невиконання цієї вимоги ТОВ «Луг» буде вимушене звернутися до суду з позовними вимогами про стягнення з ТОВ «Сонце» вартості оплаченого та неотриманого товару, з урахуванням штрафних санкцій, судових витрат та збитків, заподіяних простроченням виконання умов укладеного договору.

Додаток: акт про нестачу від 19.03.19 р. № 1.

Генеральний директор ТОВ «Луг»    (підпис)         В. В. Петров

Висновки

При виявленні нестачі/пересортиці товарів необхідно:

  • призупинити приймання ТМЦ;
  • викликати представника відправника/виготовлювача;
  • скласти акт про нестачу/пересортицю товару;
  • підготувати претензію та направити її відправнику/виготовлювачу.
Зразок 1_Акт про нестачу товарів.docx
Завантажити
Зразок 2_Претензія щодо нестачі отриманого товару.docx
Завантажити

Коментарі до матеріалу

Оформити передплату на розділ «Агро»

Найповніша бібліотека безпечних рішень з бухобліку, податків та права для с/г галузі

4680 грн. / рік

Купити

Кращі матеріали