Нестача при постачанні товару: пред’являємо претензію

Збитки підприємства: як розрахувати, відобразити в обліку та скоротити

При постачанні товарів нерідко трапляються нестачі або пересортиця (одночасно нестача одного найменування товару та надлишки іншого). Як правильно скласти акт про нестачу та претензію відправнику в такій ситуації, щоб стягнути збиток, розповімо в консультації.

Загальні положення

Відповідно до ч. 1 ст. 687 ЦК перевірка дотримання продавцем (постачальником) умов договору купівлі-продажу (постачання) щодо кількості, асортименту, якості, комплектності та пакування товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ) здійснюється в порядку, установленому умовами укладеного договору (у пріоритеті) або актами цивільного законодавства.

Якщо порядок приймання товару (продукції) у договорі сторонами не встановлено, він регламентується Інструкцією № П-6, що нині діє на підставі Постанови № 1545.

Розглянемо порядок приймання товару та фіксації фактів нестачі та пересортиці, передбачений Інструкцією № П-6.

Згідно з п. 12 Інструкції № П-6 приймання ТМЦ за кількістю здійснюється за транспортними та супровідними документами (рахунок-фактура, специфікація, описи і т. д.) відправника (виготовлювача). При цьому відсутність (як повна, так і часткова) таких документів не служить підставою для припинення приймання ТМЦ. У такому випадку в акті про фактичну наявність продукції вказується на відсутність тих або інших документів.

Порядок дій при виявленні нестачі/пересортиці в ході приймання товару такий.

1. Призупинення приймання ТМЦ. При виявленні нестачі отримувач зобов’язаний призупинити подальше приймання товару, забезпечити його схоронність і не допустити змішання з однорідними товарами.

2. Виклик представника відправника/виготовлювача (виконується одночасно із призупиненням приймання ТМЦ) (п. 17–21 Інструкції № П-6). Дані, які необхідно вказати в повідомленні про виклик представника, наведені в пп. «а» п. 17 Інструкції № П-6.

Представник відправника/виготовлювача повинен мати документ, що надає право участі в прийманні продукції. При неявці представника за викликом отримувача акт складається одним зі способів:

• за участю представника іншого підприємства;
• за участю представника громадськості підприємства-отримувача, призначеного керівником/заступником керівника підприємства;
• підприємством-отримувачем за згодою відправника/виготовлювача на одностороннє приймання продукції.

3. Складання акта про нестачу/пересортицю продукції (ТМЦ). Акт складається в день виявлення нестачі й підписується особами, що приймали ТМЦ.

4. Пред’явлення претензії постачальнику.

Складання акта про нестачу (пересортицю)

При складанні акту можна скористатися типовою формою № М-7, затвердженою Наказом № 193.

Акт про нестачу ТМЦ повинен містити (п. 25 Інструкції № П-6):

• найменування отримувача ТМЦ та його адресу;
• дату та номер акта, місце приймання ТМЦ і складання акта, час початку та закінчення приймання ТМЦ (якщо строки приймання порушені, указується причина несвоєчасного приймання);
• П. І. Б. осіб, які брали участь у прийманні ТМЦ і складанні акта, місце їх роботи із зазначенням посади, дату та номер документа про повноваження представника на участь у прийманні ТМЦ, вказівку, що дані особи ознайомлені із правилами приймання ТМЦ за кількістю;
• найменування та адреси відправника (виготовлювача) і постачальника ТМЦ;
• дату та номер телефонограми/телеграми про виклик представника відправника (виготовлювача);
• дату та номер рахунка-фактури і транспортної накладної;
• дату відправлення продукції зі станції відправлення або зі складу відправника;
• дату та час прибуття продукції на станцію призначення/склад отримувача;
• номер і дату комерційного акта, якщо такий був складений при отриманні від транспортної організації;
• умови зберігання продукції на складі отримувача до приймання, а також вказівку на те, що кількість продукції визначалася на справних вагах або іншими вимірювальними приладами, перевіреними у встановленому порядку;
• стан тари та упаковки в момент огляду продукції; дату розкриття тари;
• якщо проводиться вибіркова перевірка продукції – порядок її відбору;
• дані про те, за чиєю вагою/пломбами (відправника чи транспортної організації) відвантажена продукція; стан пломб; загальна вага продукції (фактична та за докумен­тами);
• транспортне та відправницьке маркування місць (за документами і фактично), наявність або відсутність пакувальних ярликів, пломб на окремих місцях;
• спосіб, яким визначена кількість продукції, якої не вистачає (зважування, обмір і т. д.);
• інші дані, які можуть бути необхідні для підтвердження нестачі;
• точна кількість продукції, якої не вистачає, із зазначенням її вартості;
• висновок про причини та місце утворення нестачі.

Акт про нестачу складається у двох примірниках: один – для отримувача, другий – для відправника продукції. Його підписують усі особи, які брали участь у прийманні продукції. Якщо хтось із вищевказаних осіб не згодний зі змістом акта/його окремих частин, він підписує акт із застереженням про незгоду та викладає свою думку. Підписанти повинні бути ознайомлені з тим, що вони відповідають за підписання акта, який не відповідає дійсності, про що робиться відповідна позначка в акті.

Акт затверджується керівником/заступником керівника підприємства – отримувача продукції не пізніше наступного дня після його складання. Якщо ж приймання продукції здійснювалося у вихідний або святковий день, акт повинен бути затверджений у перший робочий день після такого дня.

Документи, які необхідно додати до акта нестачі (п. 27 Інструкції № П-6):

• копії супровідних документів до продукції;
• пакувальні ярлики, які вкладені в кожне тарне місце;
• квитанції станції призначення про перевірку ваги вантажу, якщо така проводилася;
• пломби від тарних місць, у яких виявлено нестачу;
• справжній транспортний документ (накладна);
• документ, що засвідчує повноваження представника, який бере участь у прийманні;
• документ, що містить дані відвагів та обміру, якщо кількість продукції визначалася шляхом зважування або обміру;
• інші документи, які можуть свідчити про причини виникнення нестачі;
• відомість подання та прибирання вагонів, пам’ятка прийомоздавача при вивантаженні вантажу засобами вантажоотримувачів у місцях загального користування – при прийманні швидкопсувної продукції.

Пред’явлення претензії

Претензії складаються відповідно до ст. 222 ГК і Рекомендацій № 35-14/7.

Претензія, у тому числі й за нестачею (пересортицею), повинна містити такі обов’язкові реквізити (ч. 3 ст. 222 ГК):

• повне найменування юрособи/П. І. Б фізособи-підприємця, а також поштові реквізити (як заявника, так і сторони, якій направляється претензія);
• дату пред’явлення та номер претензії;
• виклад обставин, на підставі яких подається претензія, і докази, що підтверджують такі обставини;
• вимоги заявника;
• суму претензії, її розрахунок, а також платіжні реквізити заявника;
• посилання на нормативно-правові акти, що регулюють дане питання;
• перелік доданих документів і доказів (оригінали/ належним чином засвідчені копії).

До претензії в обов’язковому порядку додається акт про нестачу (див. вище).

Претензія підписується уповноваженою особою підприємства (або представником) і направляється другій стороні рекомендованим або цінним листом з описом вкладення або вручається під підпис.

При складанні претензії про нестачу отримувач продукції (покупець) має право (ст. 670 ЦК):

• вимагати передачі кількості товару, якої не вистачає;
• відмовитися від переданого товару та його оплати;
• при оплатах товару – відмовитися від товару та вимагати повернення сплаченої за такий товар суми.

Розглянемо на прикладі, як скласти акт про нестачу та претензію.

Приклад

Між ТОВ «Сонце» (постачальник) і ТОВ «Луг» (покупець) укладено договір постачання товарів від 12.03.19 р. № 123-П. За умовами договору постачальник зобов’язується поставити покупцю товар – постільну білизну в асортименті окремими партіями, за замовленнями покупця, оформленими специфікаціями до договору.

Згідно зі специфікацією від 13.03.19 р. № 1 до договору постачальник повинен поставити покупцю товар на суму 10 000 грн. (20 комплектів постільної білизни «Ізабелла»), умови оплати – 100%-ва передоплата. Покупець виконав умови договору та здійснив передоплату в зазначеному розмірі 15.03.19 р. Постачальник у цей же день відправив партію товару. При отриманні товару на складі покупця 18.03.19 р. була виявлена нестача – замість 20 отримано 18 одиниць товару.

Покупець склав акт про нестачу (див. зразок 1) і претензію до постачальника (див. зразок 2) такого змісту.

Зразок 1

Зразок 2

Висновки

При виявленні нестачі/пересортиці товарів необхідно:

• призупинити приймання ТМЦ;
• викликати представника відправника/виготовлювача;
• скласти акт про нестачу/пересортицю товару;
• підготувати претензію та направити її відправнику/виготовлювачу.