Недостача при поставке товара: предъявляем претензию

Убытки предприятия: как рассчитать, отразить в учете и сократить

При поставке товаров нередко случаются недостачи либо пересортица (одновременно недостача одного наименования товара и излишки другого). Как правильно составить акт о недостаче и претензию отправителю в такой ситуации, чтобы взыскать ущерб, расскажем в консультации.

Общие положения

В соответствии с ч. 1 ст. 687 ГК проверка соблюдения продавцом (поставщиком) условий договора купли-продажи (поставки) относительно количества, ассортимента, качества, комплектности и упаковки товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) осуществляется в порядке, установленном условиями заключенного договора (в приоритете) либо актами гражданского законодательства.

Если порядок приемки товара (продукции) в договоре сторонами не установлен, он регламентируется Инструкцией № П-6, ныне действующей на основании Постановления № 1545.

Рассмотрим порядок приемки товара и фиксации фактов недостачи и пересортицы, предусмотренный Инструкцией № П-6.

Согласно п. 12 Инструкции № П-6 приемка ТМЦ по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счет-фактура, спецификация, описи и т. д.) отправителя (изготовителя). При этом отсутствие (как полное, так и частичное) таких документов не служит основанием для приостановки приемки ТМЦ. В таком случае в акте о фактическом наличии продукции указывается на отсутствие тех или иных документов.

Порядок действий при обнаружении недостачи/пересортицы в ходе приемки товара следующий.

1. Приостановка приемки ТМЦ. При выявлении недостачи получатель обязан приостановить дальнейшую приемку товара, обеспечить его сохранность и не допустить смешения с однородными товарами.

2. Вызов представителя отправителя/изготовителя (выполняется одновременно с приостановкой приемки ТМЦ) (п. 17–21 Инструкции № П-6). Данные, которые необходимо указать в уведомлении о вызове представителя, приведены в пп. «а» п. 17 Инструкции № П-6.

Представитель отправителя/изготовителя должен иметь документ, предоставляющий право участия в приемке продукции. При неявке представителя по вызову получателя акт составляется одним из способов:

• при участии представителя другого предприятия;
• при участии представителя общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем/заместителем руководителя предприятия;
• предприятием-получателем с согласия отправителя/изготовителя на одностороннюю приемку продукции.

3. Составление акта о недостаче/пересортице продукции (ТМЦ). Акт составляется в день выявления недостачи и подписывается лицами, принимавшими ТМЦ.

4. Предъявление претензии поставщику.

Составление акта о недостаче (пересортице)

При составлении акта можно использовать типовую форму № М-7, утвержденную Приказом № 193.

Акт о недостаче ТМЦ должен содержать (п. 25 Инструкции № П-6):

• наименование получателя ТМЦ и его адрес;
• дату и номер акта, место приемки ТМЦ и составления акта, время начала и окончания приемки ТМЦ (если сроки приемки нарушены, указывается причина несвоевременной приемки);
• Ф. И. О. лиц, принимавших участие в приемке ТМЦ и составлении акта, место их работы с указанием должности, дату и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке ТМЦ, указание, что данные лица ознакомлены с правилами приемки ТМЦ по количеству;
• наименование и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика ТМЦ;
• дату и номер телефонограммы/телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
• дату и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
• дату отправки продукции со станции отправления или со склада отправителя;
• дату и время прибытия продукции на станцию назначения/склад получателя;
• номер и дату коммерческого акта, если таковой был составлен при получении от транспортной организации;
• условия хранения продукции на складе получателя до приемки, а также указание на то, что количество продукции определялось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке;
• состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции; дату вскрытия тары;
• если проводится выборочная проверка продукции – порядок ее отбора;
• данные о том, за чьим весом/пломбами (отправителя или транспортной организации) отгружена продукция; состояние пломб; общий вес продукции (фактический и по документам);
• транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
• способ, которым определено количество недостающей продукции (взвешивание, обмер и т. д.);
• другие данные, которые могут быть необходимы для подтверждения недостачи;
• точное количество недостающей продукции с указанием ее стоимости;
• заключение о причинах и месте образования недостачи.

Акт о недостаче составляется в двух экземплярах: один – для получателя, второй – для отправителя продукции. Его подписывают все лица, которые участвовали в приемке продукции. Если кто-то из вышеуказанных лиц не согласен с содержанием акта/его отдельных частей, он подписывает акт с оговоркой о несогласии и излагает свое мнение. Подписанты должны быть ознакомлены с тем, что они несут ответственность за подписание акта, который не соответствует действительности, о чем делается соответствующая пометка в акте.

Акт утверждается руководителем/заместителем руководителя предприятия – получателя продукции не позднее чем на следующий день после его составления. Если же приемка продукции производилась в выходной или праздничный день, акт должен быть утвержден в первый рабочий день после такого дня.

Документы, которые необходимо приложить к акту недостачи (п. 27 Инструкции № П-6):

• копии сопроводительных документов к продукции;
• упаковочные ярлыки, которые вложены в каждое тарное место;
• квитанции станции назначения о проверке веса груза, если таковая проводилась;
• пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
• подлинный транспортный документ (накладная);
• документ, удостоверяющий полномочия представителя, который участвует в приемке;
• документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;
• другие документы, которые могут свидетельствовать о причинах возникновения недостачи;
• ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика при выгрузке груза средствами грузополучателей в местах общего пользования – при приемке скоропортящейся продукции.

Предъявление претензии

Претензии составляются в соответствии со ст. 222 ХК и Рекомендациями № 35-14/7.

Претензия, в том числе и по недостаче (пересортице), должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 3 ст. 222 ХК):

• полное наименование юрлица/Ф. И. О физлица-предпринимателя, а также почтовые реквизиты (как заявителя, так и стороны, которой направляется претензия);
• дату предъявления и номер претензии;
• изложение обстоятельств, на основании которых подается претензия, и доказательства, подтверждающие такие обстоятельства;
• требования заявителя;
• сумму претензии, ее расчет, а также платежные реквизиты заявителя;
• ссылки на нормативно-правовые акты, регулирующие данный вопрос;
• перечень прилагаемых документов и доказательств (оригиналы/надлежащим образом заверенные копии).

К претензии в обязательном порядке прилагается акт о недостаче (см. выше).

Претензия подписывается уполномоченным лицом предприятия (либо представителем) и направляется другой стороне заказным или ценным письмом с описью вложения либо вручается под подпись.

При составлении претензии о недостаче получатель продукции (покупатель) имеет право (ст. 670 ГК):

• требовать передачи недостающего количества товара;
• отказаться от переданного товара и его оплаты;
• при оплате товара – отказаться от товара и требовать возврата уплаченной за такой товар суммы.

Рассмотрим на примере, как составить акт о недостаче и претензию.

Пример

Между ООО «Солнце» (поставщик) и ООО «Луг» (покупатель) заключен договор поставки товаров от 12.03.19 г. № 123-П. По условиям договора поставщик обязуется поставить покупателю товар – постельное белье в ассортименте отдельными партиями, по заказам покупателя, оформленным спецификациями к договору.

Согласно спецификации от 13.03.19 г. № 1 к договору поставщик должен поставить покупателю товар на сумму 10 000 грн. (20 комплектов постельного белья «Изабелла»), условия оплаты – 100%-ная предоплата. Покупатель выполнил условия договора и произвел предоплату в указанном размере 15.03.19 г. Поставщик в этот же день отправил партию товара. При получении товара на складе покупателя 18.03.19 г. была выявлена недостача – вместо 20 получено 18 единиц товара.

Покупатель составил акт о недостаче (см. образец 1) и претензию к поставщику (см. образец 2) следующего содержания.

Образец 1

Образец 2

Выводы

При выявлении недостачи/пересортицы товаров необходимо:

• приостановить приемку ТМЦ;
• вызвать представителя отправителя/изготовителя;
• составить акт о недостаче/пересортице товара;
• подготовить претензию и направить ее отправителю/изготовителю.