Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Подписаться

Недостача при поставке товара: предъявляем претензию

06.06.2019 2299 0 0


При поставке товаров нередко случаются недостачи либо пересортица (одновременно недостача одного наименования товара и излишки другого). Как правильно составить акт о недостаче и претензию отправителю в такой ситуации, чтобы взыскать ущерб, расскажем в консультации.


Общие положения

В соответствии с ч. 1 ст. 687 ГК проверка соблюдения продавцом (поставщиком) условий договора купли-продажи (поставки) относительно количества, ассортимента, качества, комплектности и упаковки товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) осуществляется в порядке, установленном условиями заключенного договора (в приоритете) либо актами гражданского законодательства.

Если порядок приемки товара (продукции) в договоре сторонами не установлен, он регламентируется Инструкцией № П-6, ныне действующей на основании Постановления № 1545.

Рассмотрим порядок приемки товара и фиксации фактов недостачи и пересортицы, предусмотренный Инструкцией № П-6.

Согласно п. 12 Инструкции № П-6 приемка ТМЦ по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счет-фактура, спецификация, описи и т. д.) отправителя (изготовителя). При этом отсутствие (как полное, так и частичное) таких документов не служит основанием для приостановки приемки ТМЦ. В таком случае в акте о фактическом наличии продукции указывается на отсутствие тех или иных документов.

Обратите внимание! При приемке продукции единицы измерения ее количества должны соответствовать тем, что указаны в сопроводительных документах (например, по спецификации поставляется 200 кг картофеля, а при приемке в акте фиксируют 5 ящиков, а это несоответствие единиц измерения).

Порядок действий при обнаружении недостачи/пересортицы в ходе приемки товара следующий.

1. Приостановка приемки ТМЦ. При выявлении недостачи получатель обязан приостановить дальнейшую приемку товара, обеспечить его сохранность и не допустить смешения с однородными товарами.

2. Вызов представителя отправителя/изготовителя (выполняется одновременно с приостановкой приемки ТМЦ) (п. 17–21 Инструкции № П-6). Данные, которые необходимо указать в уведомлении о вызове представителя, приведены в пп. «а» п. 17 Инструкции № П-6.

Представитель отправителя/изготовителя должен иметь документ, предоставляющий право участия в приемке продукции. При неявке представителя по вызову получателя акт составляется одним из способов:

  • при участии представителя другого предприятия;
  • при участии представителя общественности предприятия-получателя, назначенного руководителем/заместителем руководителя предприятия;
  • предприятием-получателем с согласия отправителя/изготовителя на одностороннюю приемку продукции.

3. Составление акта о недостаче/пересортице продукции (ТМЦ). Акт составляется в день выявления недостачи и подписывается лицами, принимавшими ТМЦ.

4. Предъявление претензии поставщику.

Составление акта о недостаче (пересортице)

При составлении акта можно использовать типовую форму № М-7, утвержденную Приказом № 193.

Акт о недостаче ТМЦ должен содержать (п. 25 Инструкции № П-6):

  • наименование получателя ТМЦ и его адрес;
  • дату и номер акта, место приемки ТМЦ и составления акта, время начала и окончания приемки ТМЦ (если сроки приемки нарушены, указывается причина несвоевременной приемки);
  • Ф. И. О. лиц, принимавших участие в приемке ТМЦ и составлении акта, место их работы с указанием должности, дату и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке ТМЦ, указание, что данные лица ознакомлены с правилами приемки ТМЦ по количеству;
  • наименование и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика ТМЦ;
  • дату и номер телефонограммы/телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
  • дату и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
  • дату отправки продукции со станции отправления или со склада отправителя;
  • дату и время прибытия продукции на станцию назначения/склад получателя;
  • номер и дату коммерческого акта, если таковой был составлен при получении от транспортной организации;
  • условия хранения продукции на складе получателя до приемки, а также указание на то, что количество продукции определялось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке;
  • состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции; дату вскрытия тары;
  • если проводится выборочная проверка продукции – порядок ее отбора;
  • данные о том, за чьим весом/пломбами (отправителя или транспортной организации) отгружена продукция; состояние пломб; общий вес продукции (фактический и по документам);
  • транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
  • способ, которым определено количество недостающей продукции (взвешивание, обмер и т. д.);
  • другие данные, которые могут быть необходимы для подтверждения недостачи;
  • точное количество недостающей продукции с указанием ее стоимости;
  • заключение о причинах и месте образования недостачи.

К сведению: в том случае, когда помимо недостачи продукции при приемке выявлены также излишки, в акте делается об этом пометка.

Акт о недостаче составляется в двух экземплярах: один – для получателя, второй – для отправителя продукции. Его подписывают все лица, которые участвовали в приемке продукции. Если кто-то из вышеуказанных лиц не согласен с содержанием акта/его отдельных частей, он подписывает акт с оговоркой о несогласии и излагает свое мнение. Подписанты должны быть ознакомлены с тем, что они несут ответственность за подписание акта, который не соответствует действительности, о чем делается соответствующая пометка в акте.

Акт утверждается руководителем/заместителем руководителя предприятия – получателя продукции не позднее чем на следующий день после его составления. Если же приемка продукции производилась в выходной или праздничный день, акт должен быть утвержден в первый рабочий день после такого дня.

Важный момент! Если по результатам приемки продукции выявлены факты злоупотреблений либо хищений, руководитель/заместитель руководителя предприятия-получателя обязан сообщить об этом факте в правоохранительные органы.

Документы, которые необходимо приложить к акту недостачи (п. 27 Инструкции № П-6):

  • копии сопроводительных документов к продукции;
  • упаковочные ярлыки, которые вложены в каждое тарное место;
  • квитанции станции назначения о проверке веса груза, если таковая проводилась;
  • пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
  • подлинный транспортный документ (накладная);
  • документ, удостоверяющий полномочия представителя, который участвует в приемке;
  • документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;
  • другие документы, которые могут свидетельствовать о причинах возникновения недостачи;
  • ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика при выгрузке груза средствами грузополучателей в местах общего пользования – при приемке скоропортящейся продукции.

Предъявление претензии

Претензии составляются в соответствии со ст. 222 ХК и Рекомендациями № 35-14/7.

Претензия, в том числе и по недостаче (пересортице), должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 3 ст. 222 ХК):

  • полное наименование юрлица/Ф. И. О физлица-предпринимателя, а также почтовые реквизиты (как заявителя, так и стороны, которой направляется претензия);
  • дату предъявления и номер претензии;
  • изложение обстоятельств, на основании которых подается претензия, и доказательства, подтверждающие такие обстоятельства;
  • требования заявителя;
  • сумму претензии, ее расчет, а также платежные реквизиты заявителя;
  • ссылки на нормативно-правовые акты, регулирующие данный вопрос;
  • перечень прилагаемых документов и доказательств (оригиналы/надлежащим образом заверенные копии).

Следует знать! Документы, которые есть у другой стороны, заявитель может не прилагать к претензии, но на их наличие необходимо указать в претензии.

К претензии в обязательном порядке прилагается акт о недостаче (см. выше).

Претензия подписывается уполномоченным лицом предприятия (либо представителем) и направляется другой стороне заказным или ценным письмом с описью вложения либо вручается под подпись.

При составлении претензии о недостаче получатель продукции (покупатель) имеет право (ст. 670 ГК):

  • требовать передачи недостающего количества товара;
  • отказаться от переданного товара и его оплаты;
  • при оплате товара – отказаться от товара и требовать возврата уплаченной за такой товар суммы.

Рассмотрим на примере, как составить акт о недостаче и претензию.

Пример

Между ООО «Солнце» (поставщик) и ООО «Луг» (покупатель) заключен договор поставки товаров от 12.03.19 г. № 123-П. По условиям договора поставщик обязуется поставить покупателю товар – постельное белье в ассортименте отдельными партиями, по заказам покупателя, оформленным спецификациями к договору.

Согласно спецификации от 13.03.19 г. № 1 к договору поставщик должен поставить покупателю товар на сумму 10 000 грн. (20 комплектов постельного белья «Изабелла»), условия оплаты – 100%-ная предоплата. Покупатель выполнил условия договора и произвел предоплату в указанном размере 15.03.19 г. Поставщик в этот же день отправил партию товара. При получении товара на складе покупателя 18.03.19 г. была выявлена недостача – вместо 20 получено 18 единиц товара.

Покупатель составил акт о недостаче (см. образец 1) и претензию к поставщику (см. образец 2) следующего содержания.

Образец 1

Найменування одержувача:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Луг»

(код за ЄДРПОУ 12345678)

Адреса: 49000, м. Дніпро, вул. Травнева, 143

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор ТОВ «Луг» Петров В. В.

20.03.19 р.

М. П.

Акт про нестачу товарів

від 19.03.19 р. № 1

1. Місце приймання товару: м. Дніпро, вул. Травнева, 143 (склад ТОВ «Луг»).

2. Місце складання акта про недостачу: м. Дніпро, вул. Травнева, 143 (склад ТОВ «Луг»).

3. Час початку приймання товару: 18.03.19 р., 10.15; час закінчення приймання товару: 18.03.19 р., 10.45.

4. Особи, які брали участь у прийманні товару:

  • Шаров Іван Іванович, завідувач складу ТОВ «Луг»; довіреність від 09.01.19 р. № 12;
  • Аксюта Дмитро Юрійович, комірник ТОВ «Луг»; довіренсть від 09.01.19 р. № 14;
  • Птиця Олексій Петрович, вантажник ТОВ «Луг»; довіреність від 09.01.19 р. № 16;
  • Маковецька Тамара Василівна, юрист ТОВ «Сонце»; довіреність від 26.02.19 р. № 12-д.

5. Особи, які брали участь у прийманні товару, ознайомлені з Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, затвердженою постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. № П-6.

6. Найменування та адреса відправника: Товариство з обмеженою відповідальністю «Сонце» (код за ЄДРПОУ 12365478); м. Київ, вул. Вишивана, 45.

7. Дата і номер телефонограми або телеграми про виклик представника відправника: 18.03.19 р., 11.45; № 1.

8. Дата і номер рахунка-фактури постачальника: від 15.03.19 р. № 12.

9. Дата і номер транспортної накладної: від 15.03.19 р. № 1.

10. Дата відправлення товару зі складу відправника: 15.03.19 р.

11. Дата та час прибуття товару на склад отримувача: 15.03.19 р., 10.00.

12. Умови зберігання вантажу на складі одержувача до його приймання: товар зберігати у складах закритого типу.

13. Стан тари та упаковки на момент огляду продукції: не порушено. Продукцію надіслано в упаковці відправника.

14. Продукцію відвантажено за пломбами відправника. Пломби не порушено.

15. Загальна вага продукції. За документами – 20 кг, фактична – 18 кг.

16. Яким способом визначено кількість продукції, якої не вистачає: зважуванням та підрахунком.

Кількість продукції, якої бракує: 2 (два) комплекти вартістю 1 000 (одна тисяча) грн.

18. Висновок про причини і місце утворення нестачі: нестача утворилась з вини відправника (відправлено неповний комплект замовлення).

19. Осіб, які беруть участь у прийманні продукції (товарів), попереджено про відповідальність за підписання акта, що містить дані, які не відповідають дійсності.

Шаров І. І. (підпис)

Аксюта Д. Ю. (підпис)

Птиця О. П. (підпис)

Маковецька Т. В. (підпис)

Образец 2

Товариство з обмеженою відповідальністю «Луг»

(код за ЄДРПОУ 12345678)

Кому: Товариству з обмеженою відповідальністю «Сонце»

Код за ЄДРПОУ 12365478

м. Київ, вул. Вишивана, 45

Вих. № 14 від 20.03.19 р.

Претензія щодо нестачі отриманого товару

Між Товариством з обмеженою відповідальністю «Сонце» (далі – ТОВ «Сонце», Постачальник) і Товариством з обмеженою відповідальністю «Луг» (далі – ТОВ «Луг», Покупець) укладено договір поставки товару від 12.03.19 р. № 123-П (далі – Договір).

За умовами Договору ТОВ «Сонце» зобов’язується поставити ТОВ «Луг» постільну білизну в асортименті окремими партіями, відповідно до замовлень Покупця, які оформлені специфікаціями до Договору.

Згідно зі специфікацією від 13.03.19 р. № 1 до Договору ТОВ «Сонце» зобов’язане поставити ТОВ «Луг» товар на суму 10 000 грн., а саме комплекти постільної білизни «Ізабелла» в кількості 20 шт., на умовах 100%-вої передоплати.

ТОВ «Луг» виконало умови договору, здійснивши передоплату в зазначеному розмірі 15.03.19 р. Зі свого боку ТОВ «Сонце» того ж дня відправило партію товару.

18.03.19 р. ТОВ «Луг», отримуючи товар на своєму складі, виявило ​​нестачу – замість 20 було отримано 18 одиниць товару.

У зв’язку із цим фактом працівниками ТОВ «Луг» було складено акт про нестачу товарів від 19.03.19 р. № 1 (копія додається).

Виходячи з вищевикладеного та керуючись ст. 670 Цивільного кодексу, просимо передати відсутній товар, а саме 2 (два) комплекти постільної білизни «Ізабелла» на загальну суму 1 000 (одна тисяча) грн. у строк до 31 березня 2019 року.

Відсутній товар просимо надіслати на адресу ТОВ «Луг»: 49000, м. Дніпро, вул. Травнева, 143.

Усі необхідні документи для розгляду цієї претензії (Договір; специфікація № 1 до Договору), окрім акта про нестачу, що додається, ТОВ «Сонце» має.

У разі невиконання цієї вимоги ТОВ «Луг» буде вимушене звернутися до суду з позовними вимогами про стягнення з ТОВ «Сонце» вартості оплаченого та неотриманого товару, з урахуванням штрафних санкцій, судових витрат та збитків, заподіяних простроченням виконання умов укладеного договору.

Додаток: акт про нестачу від 19.03.19 р. № 1.

Генеральний директор ТОВ «Луг»    (підпис)         В. В. Петров

Выводы

При выявлении недостачи/пересортицы товаров необходимо:

  • приостановить приемку ТМЦ;
  • вызвать представителя отправителя/изготовителя;
  • составить акт о недостаче/пересортице товара;
  • подготовить претензию и направить ее отправителю/изготовителю.
Зразок 1_Акт про нестачу товарів.docx
Скачать
Зразок 2_Претензія щодо нестачі отриманого товару.docx
Скачать

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Агро»

Самая полная библиотека безопасных решений по бухучету, налогам и праву для с/х отрасли

4680 грн. / год

Купить

Лучшие материалы