Як списати пальне, якщо загублено чек

Практична ситуація

Водій втратив фіскальний чек на пальне. Чи вважатиметься безпідставним списання пального і що робити в такому разі?

Вивчаємо обставини

Передусім слід зазначити, що відсутність фіскального чека на придбання пального свідчить про те, що СГ такого товару не придбавав, тобто немає чого списувати. Водночас такому працівникові не можна повертати витрачені для потреб СГ гроші.

Відповідно до приписів ст. 9 Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

А відповідно до правового висновку ВАСУ (рішення ВАСУ бере до уваги і новий ВСУ), в ухвалі від 20.07.15 р. у справі № К/9991/42783/12 було визначено, що фіскальний чек є первинним документом.

У п. 44.5 Податкового кодексу (далі – ПК) передбачено, що в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, установленому ПК для подання податкової звітності. Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Отже, СГ потрібно відновити втрачений чек, що зробити буде важко, оскільки видачі дубліката фіскального чека на сьогодні не передбачено.

Тому подальші дії залежать від вартості пального:

• або забути про витрати;
• або спробувати домовитися із продавцем про надання підтверджувальних документів;
• або шукати свій фіскальний чек на сайті ДФС, хоча, не знаючи його порядкового номера, це буде важко зробити.

План дій

Якщо СГ все ж вирішив підтвердити придбання пального водієм, потрібно виконати такі дії.

1. Передусім водій має написати пояснювальну записку з викладенням обставин загублення фіскального чека (якщо він зрозуміє, що гроші на придбання пального йому не повернуть, то погодиться таку записку написати).
2. Повідомити свою податкову інспекцію про втрачені документи.
3. Провести перемовини з користувачем АЗС (ще краще – спочатку зв’язатися з ним, щоб знати, чи є ймовірність позитивного результату). Якщо вын піде назустріч СГ-покупцю, то зробить копію фіскального чека, яку завірить написом «згідно з оригіналом», завірить печаткою (за наявності) та підписом уповноваженої особи. І обов’язково потрібно проставити дату.

Найкраще – якби продавець видав видаткову накладну. Але навряд чи він погодиться.

Потім бухгалтер СГ-покупця долучить пояснювальну записку, копію фіскального чека та Бухгалтерську довідку, в якій буде описано обставини справи, до своїх первинних документів.

Є ймовірність, що під час перевірки ревізори не погодяться, що це є належними первинними документами. Тоді треба послатися на ст. 4 Закону № 996, відповідно до якої бухгалтерський облік та фінансова звітність ґрунтуються на принципі превалювання сутності над формою – операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми. Тобто СГ, дійсно, отримав пальне та використав його в своїй господарській діяльності, а неналежний вигляд реального фіскального чека не може бути підставою для позбавлення СГ витрат. У найгіршому разі справа дійде до суду, де обставини справи встановлюються, зокрема, показаннями свідків, тобто водія.