Как списать горючее при утере чека

Практическая ситуация

Водитель потерял фискальный чек на горючее. Будет ли считаться безосновательным списание горючего и что делать в таком случае?

Изучаем обстоятельства

Прежде всего, следует отметить, что отсутствие фискального чека на приобретение горючего свидетельствует о том, что СХ такого товара не приобретал, то есть нечего списывать. В то же время такому работнику нельзя возвращать израсходованные для нужд СХ деньги.

В соответствии с предписаниями ст. 9 Закона № 996-XIV основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы.

А в соответствии с правовым выводом ВАСУ (решение ВАСУ принимает во внимание и новый ВСУ), в постановлении от 20.07.15 г. по делу № К/9991/42783/12 было определено, что фискальный чек считается первичным документом.

В п. 44.5 Налогового кодекса (далее – НК) предусмотрено, что в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном НК для представления налоговой отчетности. Налогоплательщик обязан восстановить потерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

Таким образом, СХГ нужно восстановить утерянный чек, что сделать будет трудно, поскольку выдача дубликата фискального чека на сегодняшний день не предусмотрена.

Поэтому следующие действия зависят от стоимости горючего:

• или забыть о расходах;
• или попробовать договориться с продавцом о предоставлении подтверждающих документов;
• или искать свой фискальный чек на сайте ГФС, хотя, не зная его порядкового номера, это будет трудно сделать.

План действий

Если СХ все же решил подтвердить приобретение горючего водителем, нужно выполнить следующие действия.

1. Прежде всего, водитель должен написать объяснительную записку с изложением обстоятельств утери фискального чека (если он поймет, что деньги на приобретение горючего ему не вернут, то согласится написать такую записку).
2. Уведомить свою налоговую инспекцию об утере документов.
3. Провести переговоры с пользователем АЗС (еще лучше – сначала связаться с ним, чтобы знать, есть ли вероятность позитивного результата). Если он пойдет навстречу СХ-покупателю, то сделает копию фискального чека, которую заверит надписью «согласно оригиналу», заверит печатью (при наличии) и подписью уполномоченного лица, обязательно нужно проставить дату.

Лучше всего – если бы продавец выдал расходную накладную. Но вряд ли он согласится.

Затем бухгалтер СХ-покупателя приобщит объяснительную записку, копию фискального чека и Бухгалтерскую справку, в которой будут описаны обстоятельства дела, к своим первичным документам.

Есть вероятность, что при проверке ревизоры не согласятся, что это является надлежащими первичными документами. Тогда нужно сослаться на ст. 4 Закона № 996, в соответствии с которой бухгалтерский учет и финансовая отчетность основываются на принципе превалирования сущности над формой – операции учитываются в соответствии с их сущностью, а не только исходя из юридической формы. То есть СХ действительно получил горючее и использовал его в своей хозяйственной деятельности, а ненадлежащий вид реального фискального чека не может быть основанием для лишения СХ расходов. В худшем случае дело дойдет до суда, где обстоятельства дела устанавливаются, в частности, показаниями свидетелей, то есть водителя.