Строки зберігання документів підприємством: що змінилося?

Що змінилося? У 2023 році строки зберігання первинних документів, установлені Податковим кодексом (далі – ПК), було змінено. Крім того, нещодавно набув чинності наказ Мін’юсту, яким було внесено зміни до підзаконного акта, що регламентує строки зберігання документів.

Про що стаття? Ми розглянемо, які саме зміни відбулися у законодавстві щодо строків зберігання документів, відповімо на запитання, що виникають на практиці у суб’єктів господарювання, та підкажемо, як можна самостійно визначити строк зберігання того чи іншого первинного документа.

Детальніше про зміни в ПК щодо строків зберігання документів ми писали в «Строки зберігання первинних документів збільшено: чи вплине це на строки давності для перевірок».

Що змінилося у законодавстві стосовно строків зберігання документів?

Мінімальні строки зберігання документів з метою оподаткування встановлені п. 44.3 ПК. До цього пункту було внесено зміни Законом від 20.03.2023 № 2970-IX (набув чинності з 28.04.2023).

Наприклад, строк зберігання в 1 825 днів (це приблизно 5 років) установлено для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, які складаються особами, визначеними п. 133.1 (юридичні особи-резиденти – платники податку на прибуток), пп. 133.2.2 (нерезиденти, які провадять господарську діяльність на території України) та п. 133.4 ПК (неприбуткові організації), а також юрособами, які мають спрощену систему оподаткування.

Для первинних документів, які необхідні для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 та 39² ПК (тобто стосуються трансфертного ціноутворення та КІК) застосовується строк зберігання у 2 555 днів (це приблизно 7 років) (пп. 44.3.1 ПК).

Для інших документів строк зберігання становить 1 095 днів (приблизно 3 роки).

Однак повторимо ще раз: строки, передбачені ПК, є мінімальними. У п. 44.3 ПК сказано, що документи мають зберігатися протягом визначених законодавством строків, «але не менше…1 825 днів… 2 555 днів… 1 095 днів».

Крім ПК існує також Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578).

До Переліку № 578 зміни були внесені наказом Мін’юсту від 04.01.2024 № 40/5 (набув чинності 10.02.2024). У результаті Перелік № 578 був приведений у відповідність з оновленими нормами ПК. Але все ж таки є кілька важливих моментів у Переліку № 578, на які ми хочемо звернути вашу увагу.

По суті це відповіді на запитання, які виникають на практиці, з приводу зберігання первинних документів.

1. З якого часу обчислювати строк зберігання документів (п. 2.10 Переліку № 578)?

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінзвітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової або іншої звітності, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності.

2. Як визначити строк зберігання документів, які були предметом перевірки (п. 2.11 Переліку № 578)?

Ідеться про документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспекції (ревізії) органу державного фінконтролю та/або адміністративним або судовим оскарженням прийнятого за її результатами рішення. Такі документи зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом:

• одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження рішення;
• одного року з дня набуття законної сили судовим рішенням, прийнятим у результаті оскарження рішення контролюючого органу;
• трьох місяців з дня набуття законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе (у разі оскарження самого судового рішення).

3. Чи можна знищити документи, якщо строк їх перевірки вже минув (п. 2.11 Переліку № 578)?

Документи підлягають знищенню, якщо одночасно виконуються дві умови:

• минув мінімальний строк їх зберігання;
• ці документи стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитися податкова перевірка, інспекція (ревізія).

Нагадаємо, що строки давності для проведення перевірок установлені ст. 102 ПК.

Докладніше про те, за який період може бути проведена документальна податкова перевірка, ми писали у «За який період може бути проведено документальну податкову перевірку?».

4. Чи змінилися строки зберігання фінансової звітності (ст. 311 Переліку № 578)?

Строки зберігання фінансової звітності тепер такі:

• консолідована та річна звітність – до ліквідації підприємства;
• квартальна звітність – 5 років (але за відсутності річної – до ліквідації підприємства);
• місячна – 1 рік (але за відсутності річної та квартальної – до ліквідації підприємства.

5. Чи поширюються ці вимоги на фізосіб-підприємців (п. 1.4 Переліку № 578)?

Перелік № 578 тепер поширюється і на фізосіб-підприємців, раніше вони застосовували його добровільно.

Так, строки зберігання документів, зазначених у цьому Переліку, застосовуються і фізособами-підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із сутї відносин.

Строки зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, для фізосіб-підприємців установлюються відповідно до норм ПК та становлять 3 роки.

Чи впливає на обчислення строків зберігання документів призупинення строків?

У п. 44.3 ПК зазначено: передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК. Тобто йдеться про строки давності.

Проте встановлені ПК строки продовжуються не лише на періоди, зазначені у п. 102.3 ПК, а й на періоди призупинення строків на час карантину та на період воєнного стану.

Так, строки, установлені ПК, у тому числі і для зберігання документів, були призупинені:

• на період карантину – з 18.03.2020 до 30.06.2023 (включно) на підставі п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПК;
• на період воєнного стану з 24.02.2022 по 31.07.2023 (включно) на підставі пп. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПК та п. 102.9 ПК, який діяв до 01.08.2023.

Як бачимо, зі строку зберігання документів ми фактично маємо «викинути» період, на який строки було призупинено: з 18.03.2020 по 31.07.2023 включно.

Як визначити строк зберігання документів?

Виходячи з усього вищесказаного пропонуємо скористатися алгоритмом, за допомогою якого ви зможете самостійно визначити строк зберігання того чи іншого документа. Вам потрібно з’ясувати:

1. Яким саме буде мінімальний строк зберігання документів відповідно до п. 44.3 ПК (1 095 днів, 1 825 днів чи 2 555 днів).
2. З якої дати слід обчислювати строк зберігання (відповідь ви знайдете у п. 2.10 Переліку № 578).
3. На які періоди перебіг строків було призупинено через карантин та воєнний стан?
4. Чи не є документи предметом уже проведеної перевірки? Якщо є, то обчислюємо строк їх зберігання з огляду на правила, установлені п. 2.11 Переліку № 578.
5. Чи оскаржувалися результати проведеної перевірки в судовому порядку? Якщо так, то обчислюємо строк зберігання документів згідно із правилами п. 2.11 Переліку № 578.
6. Чи минув строк для проведення перевірки за період, якого стосуються ці документи (нагадаємо, що строки давності для проведення перевірок також були призупинені на період дії карантину та воєнного стану).

І тільки після з’ясування всіх цих моментів можна приймати рішення, зберігати вам і далі ці документи чи їх можна знищити.