У документах постачальників різні назви одного товару: як відобразити в обліку?

У чому проблема: як оприбутковувати аналогічний товар, найменування якого у різних постачальників розрізнюється.

Є рішення: передбачити в обліковій політиці можливість створювати групи однорідних матеріалів і присвоювати власні найменування номенклатур.

Ситуація

У прибуткових документах постачальника товар іменується «Рюкзак підлітковий». В аналітичному обліку у підприємства-покупця числиться аналогічний за своїми ознаками товар, але в картці цей товар має найменування «Ранець».

Запитання: що робити підприємству? Відкрити новий номенклатурний номер у довіднику номенклатур і нову картку складського обліку матеріалів? Чи можна товари об'єднати під одним номером в одну назву?

Аналіз ситуації та висновки

У довіднику номенклатур, створеному підприємством, є певний товар, але в прибуткових документах постачальника він називається інакше. А буває, що у різних постачальників – свої назви одного і того ж товару. Такі ситуації нерідкі.

Що робити? Виділяти «новий товар» в окрему номенклатуру? Але це призводить до того, що збільшується довідник номенклатур, стає більш важким пошук товару.

На жаль, це питання нечасто висвітлюється в роз'яс­неннях, тому підприємства змушені приймати рішення самостійно. Проте певні висновки з різних джерел можна зробити.

Почнемо з головного нормативного акта з бухгалтерського обліку – Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV. Згідно із ч. 2 ст. 9 цього Закону, од-ним з обов'яз­кових реквізитів первинних документів є зміст, обсяг та одиниця виміру госп-операції. Для товарів це буде їх найменування, кількість та їх одиниця виміру. Тобто постачальник при продажу товару повинен чітко зазначити його найменування. Виходить, що покупець нічого в себе в обліку змінити не може, адже у нього є первинний документ?

Давайте подивимося, що нам скажуть із цього приводу інші нормативні документи.

Основним документом, що регламентує облік запасів на підприємстві, є П(С)БО 9 «Запаси». Зокрема, у п. 7 стандарту передбачено, що одиницею бухобліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид). Тобто П(С)БО дозволяє вибирати, що зручніше для обліку.

Є ще Методичні рекомендації, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.07 р. № 2. І там у п. 1.4 сказано, що в цілях організації бухобліку запасів розпорядчим документом, затвердженим власником підприємства, визначаються:

• правила документообігу і технологія обробки облікової інформації, порядок контролю за рухом запасів і відповідальність посадових осіб;
• порядок аналітичного обліку запасів;
• одиниця натурального виміру запасів для кожної одиниці бухобліку.

Тобто порядок формування одиниці обліку матеріалів повинен бути прописаний у розпорядчому документі. Наприклад, у наказі про облікову політику. Саме в обліковій політиці підприємство фіксує всі властиві йому особливості обліку госпоперацій, для яких може бути декілька варіантів відображення.

Ще є один старий лист Мінфіну СРСР від 30.04.74 р. № 103, з якого випливає, що номенклатури матеріалів створюють за найменуванням або за однорідною взаємозамінною групою. У п. 7 розд. І додатка до цього листа Мінфін зазначив, що для поліпшення обліку доцільно визначити належну кількість облікових груп матеріалів, уникаючи при цьому надмірного їх укрупнення. Проте в окремих випадках укрупнення номенклатурних номерів може допускатися шляхом об'єднання в один номенклатурний номер декількох розмірів, сортів видів однорідних матеріалів. Тобто для правильної та раціональної організації обліку матеріалів необхідно застосовувати номенклатури, які розроблені для групи матеріалів.

Отже, виходячи з аналізу нормативних актів і листів, ми з'ясували, що присвоювати товарно-матеріальним цінностям власне найменування – можливо.

Пропонуємо рішення

Як присвоїти придбаному матеріалу власне найменування? Рекомендуємо такий алгоритм дій:

1. Зафіксувати порядок формування одиниці обліку запасів в обліковій політиці (див. зра-зок 1).

2. Розробити як додаток до наказу про облікову політику таблицю, у якій працівники підприємства зможуть відображати та об'єднувати в групи отримані від постачальників товари з різними найменуваннями. Назвіть такий документ, наприклад, «Таблиця відповідності найменувань» (див. зразок 2):

3. У міру необхідності вносьте зміни до Таблиці. Цей документ, затверджений керівником підприємства, і буде підставою для присвоєння власних найменувань товарам (матеріалам), придбаним у постачальника. Наприклад, у цій ситуації до Таблиці буде внесена така інформація (див. зразок 3).

Зразок 1

<...>

2.3. Одиницею обліку запасів є їх найменування або група однорідних запасів. Групи створюються у разі придбання аналогічних за своїми ознаками ТМЦ із різними найменуваннями. З метою упорядкувати відображення ТМЦ, що придбаваються, відповідно до довідника номенклатур та об'єднати такі матеріали в групи – фіксувати інформацію про присвоєння власних найменувань у Таблиці відповідності номенклатур за затвердженою формою (додаток 3).

<...>

Зразок 2

<...>

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Директор ТОВ «Квітка»

_________________________

М. П.

Таблиця відповідності найменувань

<...>

Зразок 3

<...>

<...>

Може виникнути запитання:

Як заповнити документи у разі повернення товару?

У такій ситуації доведеться зазначити в документах те найменування, яке було зазначене спочатку в накладній і рахунку-фактурі постачальника. Якщо ви користуєтеся бухгалтерською програмою, то до картки товару можна за-нести примітку з найменуванням товару згідно з первісними документами постачальника. Або ж скористатися заповненою Таблицею відповідностей.

За необхідності підприємство-покупець може оприбуткувати ТМЦ за найменуванням іншим, ніж зазначене у документах постачальника, виходячи зі свого єдиного довідника номенклатур. Для цього рекомендуємо скласти, наприклад, Таблицю відповідності найменувань (як додаток до наказу про облікову політику). Таблиця дозволить зробити висновок про тотожність найменувань ТМЦ. Тоді у фіскальних органів не буде претензій.