Накази щодо основної діяльності: правила оформлення і строки зберігання

Акценти цієї статті:

• які існують вимоги до складання наказів щодо основної діяльності;
• як правильно зареєструвати такі накази;
• протягом якого строку та як необхідно зберігати накази щодо основної діяльності;
• який порядок внесення змін до таких наказів та їх скасування.

Накази щодо основної діяльності веде кожне підприємство. Правильно оформлений наказ допоможе уникнути штрафних санкцій та оптимізувати фінансові результати. У цій консультації розглянемо нюанси оформлення, зберігання, реєстрації, внесення змін і скасування наказів.

Що таке наказ?

Поняття «наказ» законодавством не визначене. На практиці під наказом розуміють розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, організації, установи в рамках його компетенції. Разом з тим законодавством не встановлено, які види наказів повинні вести комерційні підприємства.

У ст. 16 розд. I Переліку типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), виділено три групи наказів:

• щодо основної діяльності;
• з кадрових питань;
• з адміністративно-господарських питань.

За основу береться такий критерій, як строк зберігання документів. Водночас не заборонено групувати накази за видами з огляду на особливості конкретного підприємства. Наприклад, на підприємстві можуть вестися два види наказів: кадрові та щодо основної діяльності. Зупинимося докладніше на останніх.

З яких питань видаються накази щодо основної діяльності?

Накази щодо основної діяльності – це документи, якими оформляють рішення керівника щодо організації роботи підприємства в цілому або роботи його структурних підрозділів.

Накази щодо основної діяльності видають з питань:

• створення, реорганізації, ліквідації, перейменування;
• зміни виду діяльності;
• затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, структури, штатного розпису;
• унесення змін до внутрішніх нормативно-правових документів;
• проведення заходів щодо роботи з персоналом;
• ціноутворення;
• охорони праці;
• проведення рекламних акцій;
• нормування витрат тощо.

Як оформити наказ щодо основної діяльності?

Законодавством не затверджена форма наказу щодо основної діяльності. У цілому при оформленні наказів, у тому числі і зазначеного, необхідно керуватися Національним стандартом України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

Наказ щодо основної діяльності має, зокрема, містити (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

• найменування підприємства відповідно до установчих документів;
• назву виду документа – наказ;
• дату складання – зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, «08.10.2017»). Водночас стандартом дозволено зазначати дату і в зворотній послідовності («2017.10.08»);
• реєстраційний індекс (номер) – порядковий номер, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця тощо. Наприклад, накази щодо основної діяльності можуть бути з літерами «ос» (наприклад, «Наказ № 44/ос»);
• заголовок наказу. Цей реквізит повинен відповідати на запитання: «Про що видається наказ?» (наприклад, «Про внесення змін до штатного розпису»);
• текст наказу. Він повинен містити інформацію, заради якої видавався. Її потрібно висловлювати стисло, зрозуміло і без вживання фраз, які не несуть ніякого смислового навантаження. Наказ може бути оформлений у вигляді суцільного тексту або розбитий на декілька пунктів, якщо частини тексту мають різні смислові навантаження або потрібно викласти декілька рішень. Наказ може складатися з двох частин: описової (опис обставин, що послужили підставою для видання наказу) і розпорядчої, де зазначається, що потрібно зробити: «Призначити», «Провести» тощо;
• підпис. Цей реквізит повинен складатися з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка його підписує.

Наказ може мати додатки, у такому разі на це необхідно вказати. Сам додаток теж повинен мати посилання на реквізити наказу, наприклад: «Додаток 1 до наказу від 27.10.17 р. № 55/ос».

Як правило, перед підписанням накази візуються відповідними службами (наприклад, фінансовою, юридичною). Порядок візування рекомендуємо прописати в інструкції з діловодства підприємства. У цьому випадку в наказі має бути реквізит про візи. Наприклад, це можна оформити позначкою: «Узгоджено» із зазначенням посади, ініціалів і прізвища осіб, які його завізували, і дат проставляння віз.

Як затвердити або ознайомити з наказом зацікавлених осіб?

Право підпису наказів надане керівникові підприємства установчими документами. Проте внутрішніми документами підприємства і посадовими інструкціями таким правом можуть бути наділені й інші посадові особи (наприклад, заступник директора, директор філії тощо).

З наказом необхідно ознайомити зацікавлених осіб під підпис з таким формулюванням: «З наказом ознайомлені», зазначивши їх посади, ініціали та прізвища, а також дату ознайомлення.

Як реєструються накази щодо основної діяльності?

Оригінали виданих і підписаних керівником наказів формують у справи в рамках календарного року. Тобто якщо юрособа веде два види наказів, то щороку на підприємстві має бути сформовано дві справи з наказами. Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Накази щодо основної діяльності повинні реєструватися у «своєму» журналі.

Крім того, на підприємстві має бути журнал реєстрації наказів з кадрових питань. Журналів може бути і більше, залежно від внутрішньої класифікації.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Реєстрація наказів ведеться протягом календарного року.

У грудні можна підготувати реєстраційні журнали на наступний рік. Проте якщо в журналі достатньо місця для продовження реєстрації наказів, продовжувати реєструвати у ньому не заборонено. Проте нумерація з початку року повинна починатися з № 1. Журнал можна вести в елект­ронній формі, але тоді доведеться дублювати записи в паперовій формі (п. 4 Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5).

Завважимо, що типових форм журналів реєстрації наказів немає.

Скільки часу зберігаються накази щодо основної діяльності?

Строки зберігання наказів щодо основної діяльності визначені в ст. 16 Переліку № 578/5. Проте в цій статті йдеться про строки зберігання для центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів та організацій. Про комерційні підприємства тут не згадується. В інших статтях Переліку № 578/5 окремі строки зберігання для комерційних підприємств теж не встановлені. Тому вони можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5, згідно з якою накази щодо основної діяльності повинні зберігатися до ліквідації підприємства, тобто безстроково.

Журнали реєстрації наказів щодо основної діяльності теж зберігаються постійно, як і відповідні справи з наказами. У разі ліквідації підприємства документи підлягають повторній експертизі цінностей. Ті накази, які стосуються прав громадян, передаються на зберігання за описом справ до місцевих архівних установ. А якщо таких архівів немає, документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578/5).

Комерційні підприємства мають право встановлювати в локальних документах інші строки зберігання наказів щодо основної діяльності. При визначенні цих строків можна дотримуватися таких правил:

• усі накази щодо основної діяльності зберігати до завершення перевірки ДФС з питань дотримання податкового законодавства;
• після перевірки провести аналіз документів і вирішити, які накази слід зберегти (наприклад, накази, які мають тривале практичне значення), а які – вилучити для знищення (наприклад, накази зі строком дії, що минув, які не мають тривалого практичного значення).

Які можливі помилки в наказах?

При оформленні наказів щодо основної діяльності можуть виникати різні помилки. Найчастіше це:

• відсутність якогось обов'язкового реквізиту;
• неправильне зазначення реквізиту (наприклад, номера наказу або дати);
• помилки у змісті (наприклад, відсутність описової частини);
• підписання наказу директором з перевищенням повноважень тощо.

Чи можна скасувати або виправити наказ щодо основної діяльності?

За необхідності дозволяється вносити зміни до наказу щодо основної діяльності. Така необхідність може виникнути у випадку:

• прийняття нового закону України та іншого нормативно-правового акта;
• внесення змін до законів України та інших нормативно-правових актів;
• зміни локальних документів;
• втрати актуальності частини завдань, зазначених у наказі, тощо.

Унесення змін до наказу оформляється окремим документом. У його описовій частині наводять підстави для внесення змін до раніше виданого наказу, а в розпорядчій – які конкретно зміни вносяться (див. зразок 1).

За необхідності наказ щодо основної діяльності можна скасувати. Підставами для такого скасування можуть служити:

• невідповідність положень наказу Конституції або законам України, іншим нормативно-правовим актам;
• видання наказу посадовою особою з перевищенням повноважень;
• рішення суду тощо.

Для цього треба видати новий наказ, зазначивши в ньому підставу для скасування старого наказу і дату, з якої його дія припиняється (див. зразок 2).

Порядок оформлення, затвердження, скасування і внесення змін до наказів рекомендуємо викласти в локальних документах, наприклад в інструкції з діловодства. У такому документі можна навести декілька прикладів правильного оформлення наказів щодо основної діяльності та інших видів наказів.

Висновки

Накази щодо основної діяльності видаються з метою оформлення рішення керівника щодо організації роботи підприємства в цілому або роботи його структурних підрозділів.

При складанні таких наказів необхідно керуватися ДСТУ 4163-2003.

При визначенні строків зберігання наказів щодо основної діяльності комерційні підприємства можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5 або встановити свої строки в локальному документі. Проте при самостійному визначенні строків слід зважити на те, що такі накази не можна знищувати до завершення перевірки ДФС з питань дотримання податкового законодавства.

Порядок оформлення, затвердження, ознайомлення зацікавлених осіб, унесення змін, скасування наказів щодо основної діяльності підприємство може встановити в локальному документі (наприклад, в інструкції з діловодства).