Відрядження скасували: як оформити та відобразити в обліку

У діяльності підприємств нерідко виникають ситуації, коли з будь-яких причин відрядження працівника потрібно скасувати (частково або повністю) чи перенести на більш пізній строк. Як правило, питання скасування відрядження, відкликання працівника з відрядження нормативними документами не регулюються. Але є загальні вимоги законодавства, у разі дотримання яких можна правильно оформити таке скасування, відобразити витрати (за їх наявності) на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку. Як це зробити, читайте в консультації.

Загальні положення

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструк-ція № 59), регулює тільки відрядження працівників органів державної влади та бюджетних установ. На комерційні підприємства її дія не поширюється. Тому ідеальним варіантом для небюджетних підприємств є затвердження свого внутрішнього документа – Положення про службові відрядження працівників підприємства – або включення відповідного розділу до колективного договору. У цьому документі буде визначено всі правила службових відряджень. А за основу можна взяти підходящі для конкретного підприємства норми Інструкції № 59.

Деякими з цих норм можна керуватися під час вирішення питань скасування відрядження. Так, із дозволу керівника підприємства працівнику може бути відшкодовано витрати, пов'язані з поверненням електронного проїзного/перевізного документа на поїзд, звісно, за наявності роздрукованих документів, що підтверджують суму таких витрат. У цьому випадку до звіту відрядженого працівника має додаватися (також роздрукований на папері) документ про повернення проїзних/перевізних документів (абзаци п'ятий, шостий і восьмий п. 12 розд. II, п. 11 розд. III Інструкції № 59). Інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна знайти на офіційному веб-сайті Укрзалізниці (www.uz.qov.ua).

Звертаємо увагу: витрати працівника, здійснені у зв'язку з поверненням квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути компенсовані з дозволу керівника підприємства за наявності поважних причин.

Причини скасування відрядження можуть бути різними:

• об'єктивними, не залежними від працівника (питання із партнером вирішили телефоном або від нього отримано повідомлення із проханням перенести переговори на більш пізню дату, сталося стихійне лихо, виникли інші надзвичайні ситуації в місці прибуття);
• суб'єктивними, залежними від працівника (хвороба, сімейні обставини, що не дозволяють йому виїхати у відрядження).
• У таких випадках керівник приймає рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо. А для обліку наслідків скасування поїздки працівника у відрядження важливо правильно оформити необхідні документи.

Оформлення скасування відрядження

Припустимо, що працівника направлено в службове відрядження, усі необхідні документи оформлено (наказ, службове завдання, посвідчення на відрядження, якщо прийнято оформляти), видано аванс, придбано квитки на проїзд (працівник до місця призначення, поки не виїхав). Проте підприємство змушено скасувати це відрядження.

Алгоритм дій у таких випадках прописується в Положенні про службові відрядження працівників підприємства. Але якщо такого документа немає або він є, але в ньому відсутні положення, що стосуються процедур скасування відрядження працівників, то порядок дій має бути таким:

складається службова (доповідна) записка на ім’я керівника підприємства з обґрунтуванням причини скасування відрядження (див. зразок 1 у кінці консультації). Залежно від причини скасування таку записку може бути підготовлено начальником структурного підрозділу, у якому трудиться відряджений, самим відрядженим або іншою відповідальною особою на підприємстві;

видається наказ про скасування відрядження (див. зразок 2 у кінці консультації) згідно з раніше виданим наказом, у якому зазначаються: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування і строк, протягом якого він зобов'язаний повернути до бухгалтерії підприємства отриманий аванс на відрядження. Із цим наказом працівника потрібно ознайомити під підпис;

вносяться записи про анулювання поїздки працівника до журналу реєстрації наказів про відрядження (за формою додатка до Інструк-ції № 59), складається працівником і подається до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845 (далі – авансовий звіт).

Якщо відрядження скасовується після від'їзду працівника до місця призначення, тоді теж видається наказ про його скасування і відкликання у зв'язку з цим працівника з відрядження. У наказі зазначаються: причини скасування відрядження, номер і дата попереднього наказу, прізвище та ініціали відрядженого, його обов'язок у встановлені строки відзвітувати щодо відрядження. Подальші дії будуть такими самими, як і за звичайного скасування відрядження.

Якщо було видано аванс і частину його витрачено на придбання проїзних документів, то в разі відкликання з відрядження такі витрати з дозволу керівника відшкодовуються працівнику (абзаци п'ятий і дев'ятий п. 12 розд. II, абзац перший п. 11 розд. III Інструкції № 59):

• на підставі наказу (рішення) про скасування відрядження з поважних причин (наприклад, зміна завдання);
• за наявності документів, що підтверджують вартість витрат (відповідний документ видається в разі повернення квитка). Якщо авіаквиток є нероздільним і частково використаним, до звіту додається складений компанією-продавцем лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка. У листі зазначаються: прізвище та ініціали відрядженого, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, засвідчена головним бухгалтером підприємства (абзац дев'ятий п. 12 розд. II, абзац другий п. 11 розд. III Інструкції № 59).

Облік витрат у разі скасування відрядження

У бухгалтерському обліку витрати на відрядження списуються на відповідні рахунки обліку витрат (Дт 91–94).

Згідно зі змінами, унесеними до Податкового кодексу (далі – ПК) Законом від 28.12.14 р. № 71-VIII, із 1 січня 2015 року в податковому обліку витрати відображаються за правилами бухгалтерського обліку. При цьому об'єктом обкладення податком на прибуток є фінансовий результат до оподаткування, розрахований за правилами бухобліку згідно з П(С)БО або МСБО і скоригований на різниці, визначені за правилами ПК. Обмеження щодо витрат на відрядження ПК не передбачено.

Платники податку на прибуток можуть включати до складу податкових витрати, пов'язані з господарською діяльністю підприємства (безпосередньо з отриманням доходів). До таких у складі інших належать і витрати на відрядження за умови їх документального підтвердження.

У разі скасування відрядження витрати за виданими та частково використаними коштами цілком логічно включити до витрат на відрядження (як правило, Дт 94 «Інші витрати операційної діяльності»).

Приклад

На підприємстві видано наказ про направлення у відрядження працівника відділу продажів для виконання виробничого завдання. Через несприятливі погодні умови розпорядженням директора відрядження скасовано.

У бухгалтерському обліку такі операції буде відображено так:

(грн.)

У нашому випадку витрати (70 грн.), здійснені у зв'язку з поверненням квитка на поїзд із поважної причини (скасування відрядження), документально підтверджені, можуть уважатися пов'язаними з госпдіяльністю підприємства і підлягають включенню до складу податкових. Під час визначення об'єкта обкладення податком на прибуток (від суми фінансового результату до оподаткування, розрахованого за правилами бух-обліку) за такими витратами коригування на різниці ПК не передбачено.

Скасування відрядження працівника оформляється наказом керівника підприємства, незалежно від того, на якому етапі це відбувається (до чи після від'їзду працівника). Наказ про скасування (перенесення) відрядження має містити:

• посилання на раніше виданий наказ про відрядження;
• причини його скасування (перенесення), строки повернення працівника з відрядження (у разі відкликання з нього), строки повернення отриманого на відрядження авансу або невитраченої суми авансу (якщо було здійснено попередні витрати).

Для правильного оформлення та відображення в обліку таких операцій на підприємстві має бути розроблено й затверджено Положення про службові відрядження працівників підприємства.

ЗРАЗОК 1

Директору ТОВ «Рукавичка» Журавльову В. Б.

Начальника транспортного відділу Шинкаренка Д. Ф.

Доповідна записка від 08.01.15 р. № 1

Згідно з наказом від 05.01.15 р. № 1 водія-експедитора Петрусевича К. Д. направлено з 08.01.15 р. у відрядження до м. Харкова для отримання товару в ТОВ «Олівець». У зв'язку з несприятливими погодними умовами (сильний снігопад і занесення на дорогах) прошу скасувати зазначене відрядження водія-експедитора Петрусевича К. Д.

Начальник транспортного відділу (підпис) Д. Ф. Шинкаренко

ЗРАЗОК 2

Товариство з обмеженою відповідальністю «Рукавичка»

Наказ (розпорядження) № 2

08.01.15 р. м. Дніпропетровськ

Про скасування відрядження

1. У зв'язку з несприятливими погодними умовами (сильний снігопад і занесення на дорогах) скасувати відрядження водія-експедитора Петрусевича К. Д. до м. Харкова для отримання товару в ТОВ «Олівець» згідно з наказом від 05.01.15 р. № 1.

2. Головному бухгалтерові (Родзянко Н. Р.) забезпечити проведення розрахунків з водієм-експедитором Петрусевичем К. Д. за виданим на відрядження авансом у встановлені законодавством строки.

Підстава: доповідна записка від 08.01.15 р. № 1 начальника транспортного відділу Шинкарен-ка Д. Ф.

Директор (підпис) В. Б. Журавльов

З наказом ознайомлені: (підпис) К. Д. Петрусевич

(підпис) Н. Г. Родзянко

На додаток до вищенаведених зразків наведемо в таблиці формулювання доповідної записки та наказу про скасування відрядження з найбільш поширених причин.