Оренда приміщення: оформлюємо документи правильно

Акценти цієї статті:

• найважливіший документ при оренді майна – акт приймання-передачі. Це підтверджує і суд, рішення якого наведено у статті;
• усі обов’язкові реквізити повинні бути присутніми в актах. Зверніть увагу на дати складання та підписання, а також на наявність інформації щодо розміру орендної плати в актах виконаних робіт (наданих послуг).

Документи при оренді приміщення і мета їх складання

Законодавство вимагає, щоб усі господарські операції були підтверджені первинними документами. І операції при оренді майна – не виняток. Обов'язок складати первинні документи при оренді встановлено законом, про це йдеться і в роз'ясненнях різних держорганів.

Основним документом, що підтверджує факт передачі майна в оренду і початок строку оренди, є акт приймання-передачі майна в оренду (ст. 795 Цивільного кодексу). Цей акт ще й підтверджує згоду орендаря узяти майно в оренду у стані, задовільному на момент передачі. При поверненні майна складається акт приймання-передачі майна з оренди, його оформлення свідчитиме про закінчення строку оренди.

Факт користування об'єктом оренди також підтверджується первинним документом. Як правило, оформляється акт виконаних робіт (наданих послуг), який підписується орендодавцем та орендарем. При цьому, якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який є підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то складається первинний документ, визначений таким договором (див. лист Мінфіну від 30.05.16 р. № 31-11410-09-10/15182 на с. 15 цього номера, далі – Лист № 15182; лист ДФС від 19.01.16 р. № 919/6/99-99-19-03-02-15, далі – Лист № 919). У такому первинному документі зазначається розмір орендної плати. Крім акта потрібні платіжні документи, які підтвердять, що послуги оренди поставлені та оплачені (на це вказує ДФС у Листі № 919).

При оренді нерухомого майна (будівель, приміщень) договором може бути передбачено, що орендар відшкодовує орендодавцеві вартість комунальних послуг. Для підтвердження їх вартості орендодавець може надати орендареві копії документів, оформлених постачальниками – комунальними підприємствами, і навести перелік таких послуг в акті виконаних робіт (наданих послуг) з оренди або ж додатково оформити акт приймання-передачі послуг, вартість яких відшкодовується.

Мета складання всіх цих документів одна – підтвердити орендні взаємовідносини між сторонами (зокрема, здійснені при цьому витрати).

Що буде, якщо документи не оформлено

Наприклад, при укладенні договору оренди будівлі сторони зазначили, що будівля передається в оренду протягом трьох днів після підписання договору – на підставі акта приймання-передачі, підписаного обома сторонами. Проте акт з якихось причин так і не був підписаний, тобто потрібний документ не оформлено.

Чи може орендар користуватися цією будівлею? А якщо він користується, чи може він не платити орендну плату?

Із цього приводу є цікава судова практика. Зокрема, у постанові від 29.10.13 р. у справі № 5017/ 2266/2012 (ішлося про договір суборенди) ВГСУ зазначив: аналіз законодавства свідчить про те, що тільки підписання сторонами акта приймання-передачі є підтвердженням того, що суборендар прийняв будівлю у фактичне користування в задовільному стані. У результаті суд установив, що в суборендаря відсутні підстави сплачувати плату за суборенду, оскільки у зв'язку з відсутністю акта приймання-передачі у нього не виникло законних підстав для її сплати.

Як бачите, неоформлений (не підписаний обома сторонами) акт приймання-передачі майна в оренду або його відсутність можуть зіграти злий жарт з орендодавцем.

Відсутність же документів, що підтверджують факт оренди, може бути розцінена як порушення ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV та п. 1.2 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88). У них сказано про необхідність складання первинних документів як підстави для ведення бухобліку. А якщо немає первинних документів, то орган ДФС не визнає і витрати, які брали участь у розрахунку оподатковуваного прибутку.

Найголовніші реквізити документів

Перелік обов'язкових реквізитів, які повинен містити будь-який первинний документ, наведено у п. 2.4 Положення № 88. Нижче ми розповімо, відсутність яких саме реквізитів або їх неправильне заповнення є найбільш штрафонебезпечною.

1. Дата складання. Мінфін у Листі № 15182 зазначив, що датою складання акта приймання-передачі майна є дата підписання акта. Рекомендуємо зважати на цей момент, оскільки дата складання підтверджує фактичну передачу майна в оренду, з якої починається строк оренди. Дата складання акта виконаних робіт (наданих послуг) зазвичай припадає на останній день звітного періоду (місяця, кварталу тощо), у якому об'єкт перебував в оренді. Наприклад, такий акт за серпень може бути датований 31 серпня (але не вереснем, навіть якщо в договорі зазначено, що акт подається протягом установленої кількості днів після закінчення звітного періоду).

2. Розмір орендної плати за певний період. На думку Мінфіну, цю інформацію обов'язково повинен містити документ, що підтверджує факт оренди об'єкта протягом певного періоду (акт виконаних робіт/наданих послуг).

Як виправити помилку

Наприклад, орендодавець помилився і зазначив в акті виконаних робіт (наданих послуг) неправильну площу приміщення, що здавалося в оренду. У договорі оренди і в акті приймання-передачі – одна площа, а в акті виконаних робіт (наданих послуг) – інша, хоча приміщення одне й те саме. Треба виправити неточність? Треба.

Для цього необхідно скористатися нормами п. 4.2 та 4.4 Положення № 88, виправивши помилку в акті шляхом закреслення і проставляння правильного запису і дати виправлення, а також завіривши виправлення підписом осіб, які підписали акт. Такий загальний порядок виправлення помилок у первинних документах, установлений законодавчо.

Проте на практиці підприємства можуть зробити інші дії. Так, якщо звітний період не закінчено, орендодавець може оформити новий акт із правильними даними і направити його орендареві для підписання та відображення в обліку. Бажано це зробити із супровідним листом, де зазначити причину заміни акта.

А якщо помилка була допущена в сумі орендної плати і потягла за собою зміну не тільки акта, але й інших документів, наприклад податкової накладної? Тоді орендодавець може оформити акт коригування, уточнивши суму орендної плати. А також необхідно виписати розрахунок коригування до первісно виписаної податкової накладної та нову податкову накладну з правильними даними. Звичайно, і розрахунок коригування, і нова податкова накладна повинні бути зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних.

А якщо помилку виявили наступного року, і ця помилка вплинула на підсумок фінрезультату і на суму податку на прибуток? Таку помилку в бухгалтерському обліку підприємства повинні виправити, керуючись П(С)БО 6, а в податковому обліку – уточнивши декларацію з податку на прибуток.

Заповнення документів

Наведемо зразки заповнення акта приймання-передачі майна та акта виконаних робіт (наданих послуг).

!                На цей реквізит документа звертають особливу увагу перевіряючі.

1               Датою складання акта є дата його підписання.

!                 На цей реквізит документа звертають особливу увагу перевіряючі.

1                Дати складання і підписання акта виконаних робіт можуть не збігатися: акт складається орендодавцем і направляється орендареві, орендар підписує його, зазначаючи дату свого підпису. Відображати доходи і витрати орендареві та орендодавцеві слід у тому періоді, до якого такий акт належить (у цьому випадку – в серпні).

2                Згідно з Листом № 15182 слід зазначити вартість оренди за період.