Як оформити та оплатити виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника?

Улітку працівники йдуть у відпустки, а їх обов’язки в цей час виконують інші працівники. Як оформити та оплатити їх працю за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників?

Під час відпусткового періоду може бути декілька варіантів оформлення та оплати праці працівників, які виконують обов’язки відсутніх.

Перший варіант – це виконання обов’язків відсутнього працівника зі звільненням від своїх обов’язків. У такому разі оформлюють тимчасове замісництво, тобто виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це обумовлено виробничою потребою (п. 1 роз’яснення Держкомпраці Ради Міністрів СРСР, Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 р. № 30/39 «Про порядок оплати тимчасового заступництва», далі – Роз’яснення № 30/39).

Більш докладно про тимчасове замісництво розповіло Мінсоцполітики в листі від 21.07.11 р. № 590/13/84-11 (далі – Лист № 590), де уточнюється, що тимчасовим замісництвом є виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це пов’язано з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому самому підприємстві, в установі, організації.

Тимчасове виконання обов’язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по установі.

Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, на період замісництва звільняється від виконання обов’язків, обумовлених трудовим договором за основним місцем роботи.

Працівникові, який заміщує, виплачується різниця між фактичним окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує.

Штатним заступникам, помічникам відсутніх працівників (у разі відсутності посади заступника) різниця в окладах не виплачується.

Крім того, за роз’ясненням Мінсоцполітики в Листі № 590, працівнику в такому разі:

• нараховують премію на умовах і в розмірах, установлених за посадою працівника, якого заміщують. Водночас премію нараховують і на посадовий оклад працівника, який заміщує відсутнього начальника, і на різницю в окладах;
• установлюють доплати та надбавки, що були призначені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, у тому розмірі, у якому вони виплачувалися до призначення на тимчасове замісництво.

Другий варіант – це виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи шляхом заміни іншого працівника, відсутнього у зв’язку з відпусткою (хворобою, відрядженням й іншими причинами) (п. 1 Інструкції щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 04.12.81 р. № 1145 «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» Держкомпраці СРСР, Мінфіну СРСР, ВЦРПС від 14.05.82 р. № 53-ВЛ). Тобто в такому разі не передбачається звільнення від основної роботи.

Працівникам, які виконують на тому самому підприємстві, в установі, організації обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, здійснюється доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП). Розміри доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі (ч. 2 ст. 105 КЗпП). Розмір доплати прямо залежить від обсягу виконуваних обов’язків (робіт).

У колективному договорі може бути визначено порядок установлення доплати та можливий діапазон, а конкретний розмір доплати зазначають у наказі про її призначення залежно від обсягу виконуваних робіт (обов’язків).