Как оформить и оплатить выполнение обязанностей временно отсутствующего работника?

Летом работники идут в отпуска, а их обязанности в это время выполняют другие работники. Как оформить и оплатить их труд за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников?

Во время отпускного периода может быть несколько вариантов оформления и оплаты труда работников, которые исполняют обязанности отсутствующих.

Первый вариант – это выполнение обязанностей отсутствующего работника с освобождением от своих обязанностей. В таком случае оформляют временное заместительство, то есть выполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, если это обусловлено производственной необходимостью (п. 1 разъяснение Госкомтруда Совета Министров СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», далее – Разъяснение № 30/39).

Подробнее о временном заместительстве рассказало Минсоцполитики в письме от 21.07.11 г. № 590/13/84-11 (далее – Письмо № 590), где уточняется, что временным заместительством является выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, если это связано с распорядительными функциями, работником, который работает на том же предприятии, в учреждении, организации.

Временное выполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по учреждению.

Работник, который замещает временно отсутствующего работника, на период заместительства освобождается от выполнения обязанностей, обусловленных трудовым договором по основному месту работы.

Замещающему работнику выплачивается разница между фактическим окладом и должностным окладом замещаемого работника.

Штатным заместителям, помощникам отсутствующих работников (в случае отсутствия должности заместителя) разница в окладах не выплачивается.

Кроме того, согласно разъяснению Минсоцполитики в Письме № 590, работнику в таком случае:

• начисляют премию на условиях и в размерах, установленных по должности замещаемого работника. В то же время премию начисляют и на должностной оклад работника, замещающего отсутствующего начальника, и на разницу в окладах;
• устанавливают доплаты и надбавки, которые были назначены работнику, временно исполняющему обязанности по более ответственной должности, в том размере, в котором они выплачивались до назначения на временное заместительство.

Второй вариант – это выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы путем замены другого работника, отсутствующего в связи с отпуском (болезнью, командировкой и по другим причинам) (п. 1 Инструкции относительно применения постановления Совета Министров СССР от 04.12.81 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ВЦСПС от 14.05.82 г. № 53-ВЛ). То есть в таком случае не предусматривается освобождение от основной работы.

Работникам, которые выполняют на том же предприятии, в учреждении, организации обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, осуществляется доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ). Размеры доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются на условиях, предусмотренных в коллективном договоре (ч. 2 ст. 105 КЗоТ). Размер доплаты прямо зависит от объема исполняемых обязанностей (работ).

В коллективном договоре может быть определен порядок установления доплаты и возможный диапазон, а конкретный размер доплаты указывают в приказе о ее назначении в зависимости от объема выполняемых работ (обязанностей).